Mitarbeiter brauchen mehr Zeit, um produktiv zu sein

Wann sind Mitarbeiter eigentlich produktiv? Und wenn sie es nicht sind, wie lässt sich das ändern? Unternehmen haben dafür einen großen Beitrag zu leisten. Aber auch jeder Einzelne sollte sich die Zeit nehmen, produktiv zu sein.

Produktiv ist heute als Mitarbeiter, wer den Firmenerfolg mitgestaltet.

Sätze wie diese sind gerade überall zu lesen und zu hören: „Digitale Technologien nehmen Arbeitenden lästige Aufgaben ab, damit diese produktiver sein können“, „Homeoffice steigert die Produktivität“ oder „Glückliche Mitarbeiter sind produktiver“. Es scheint also für Arbeitgeber ganz einfach, eine produktive Belegschaft zu beschäftigen: Digitalisiere dein Unternehmen, lass die Kollegen von daheim arbeiten und mache sie glücklich. Die Praxis lehrt allerdings, dass das verdammt schwer ist. Vor allem müssen Beschäftigte ihr Glück selbst in die Hand nehmen.

Die Definition des „produktiven Mitarbeiters“ hat sich verändert

Produktiv sind Mitarbeiter vereinfacht gesagt dann, wenn sie ihre Arbeit anpacken und fertigstellen. „Zur Wertschöpfung tragen Ihre Mitarbeiter bei, wenn sie zur richtigen Zeit am richtigen (Arbeits-)Platz produktiv eingesetzt sind“, formuliert das RKW Kompetenzzentrum der Deutschen Wirtschaft. Das Unternehmen stellt ihnen alles dafür Notwendige zur Verfügung: den Arbeitsplatz, die Materialien und heute auch digitale Technologien wie etwa Collaboration-Tools oder KI-Systeme.

Produktivität nach Vorschrift ist out.

Die Mitarbeiter sollten aber auch leistungsfähig und dazu bereit sein, so das RKW, und nennt hierzu Maßnahmen wie die Anstellung der richtigen Leute sowie eine saubere und sichere Arbeitsplatzumgebung. Allerdings stammt der Maßnahmenkatalog aus 2012. Heute kommen weitere Faktoren dazu.

Zur Produktivität heute zählt das Einbringen und Mitgestalten unternehmensfördernder Ideen durch die Beschäftigten. Denn dabei können nicht nur neue Geschäftsfelder entstehen. Wenn Mitarbeiter Dinge tun können, die sie selbst entwickelt haben und in denen sie einen Sinn für sich und das Unternehmen sehen, sind sie zufriedener, motivierter und produktiver. Starre Hierarchien, Kontrollen oder falsches Management halten sie vielerorts davon ab. Gerade einmal jeder fünfte Arbeitnehmer sagt: „Die Führung, die ich bei der Arbeit erlebe, motiviert mich, hervorragende Arbeit zu leisten“, heißt es im Gallup Engagement Index 2018.

Für Arbeitende ist das ein unbefriedigender Zustand. Die Folgen sind Frust, Unzufriedenheit, innerliche Kündigung und Dienst nach Vorschrift. Dabei wäre Bereitschaft, mehr zu tun als Dienst nach Vorschrift – oder besser… Produktivität nach Vorschrift –, durchaus da. „Begeisterung treibt an, Neues auszuprobieren und Chancen zu nutzen. Das mobilisiert nicht nur die eigenen Kräfte, sondern motiviert auch andere“,  sagt Nic Marks, Gründer von Happiness Works und Experte zum Thema Glück am Arbeitsplatz, in einer Studie zum Thema „Glückliches Arbeiten“.

Slow down – Produktivität ist nicht das gleiche wie mehr arbeiten

Vor allem passt es so garnicht zu der Forderung moderner Unternehmen, mehr Eigeninitiative zu zeigen und mitzugestalten. Wie sollen Beschäftigte kreativ sein, wenn ihnen die Freiheit fehlt, eigene Aufgaben zu überdenken oder Ideen zu formulieren, die sie selbst und den Betrieb weiterbringen?

Vielleicht sitzen Kollegen deshalb gern im Homeoffice oder drängen auf flexible Arbeitszeitgestaltung, weil sie sich dort der Kontrolle des Managements entziehen und sich Freiräume schaffen können, nicht nur Dinge richtig zu tun, sondern auch die richtigen Dinge zu tun. Niemand schaut ihnen auf die Finger. Keiner kontrolliert, ob er aus dem Fenster geschaut hat oder sie um den Block gelaufen ist. Es geht womöglich um mehr als weggefallene Anfahrtswege oder die Möglichkeit, zwischen Meeting und Pflichtenheft die Kinder aus der Kita zu holen.

Im Homeoffice überwacht niemand das „produktive Nichtstun“.

Wer ellenlange To-Do-Liste stur abarbeitet mag schneller fertig sein. Besser werden Ergebnisse dadurch wohl nicht, betonen Forscher immer wieder und raten zum „Slow down“ – mach langsam. „Leerlauf-Zeit scheint Kreativität und Problemlösung zu vereinfachen“, sagt etwa Jonathan Schooler, Professor für Psychologie Gedächtniswissenschaft an der University of California. „Den Gedanken freien Lauf und aha-Effekte zuzulassen fördert die Produktivität“, so Schooler und bringt ein bekanntes Beispiel aus dem Alltag: Wenn einem partout ein Wort nicht einfällt und man an etwas anderes denkt, taucht der gesuchte Begriff plötzlich auf. Bereits eine Pause von 5 bis 15 Minuten könne helfen, Gedanken zu sortieren und Probleme zu erfassen, raten Forscher. Die „bessere“ Entscheidung führe zu größerem Erfolg – und gibt der Produktivität Sinn.

Was können Unternehmen tun?

Dieser Leerlauf geht im Arbeitsalltag meistens unter. Mitarbeiter fühlen sich kontrolliert oder eifern Kollegen nach, die auch um 22 Uhr noch im Büro sitzen (und am Ende doch nicht weiter sind als die Auszeitnehmer).

Unternehmen müssen ihren Beschäftigten diesbezüglich in Zukunft entgegenkommen. Faktoren wie Vertrauen, Wertschätzung oder Nicht-Kontrolle gehören zur wichtigen Schnittmenge für das Arbeitsverhältnis der Zukunft. Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter wenig kontrollieren, steigern die Zufriedenheit und die Arbeitsproduktivität im Unternehmen, heißt es in einer Studie des arbeitgebernahen Instituts der deutschen Wirtschaft (IW). „Manche Unternehmen haben nach wie vor Angst, durch Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten die Kontrolle zu verlieren. Unsere Studie zeigt jedoch, dass es dafür keinen Grund gibt. Vertrauen zahlt sich aus“, sagt IW-Autor Dominik Enste.

Es geht somit um die Zuversicht, dass Arbeitende ihren Job erfüllen, ohne dass ihnen jemand sagen muss, wie genau. Arbeitgeber sollten nicht jeden Arbeitsschritt vorgeben, sondern nur das gewünschte Ergebnis. Zielerreichung ja, aber dem Mitarbeiter überlassen wie. Auch sollten sie die Sache mit der Unternehmenskultur sehr ernst nehmen. Es darf keine Floskel bleiben, einen Kulturwandel einzuleiten, der dazu führt, dass Mitarbeiter tatsächlich am Geschäftserfolg mitarbeiten.

Noch nie zuvor hat man sich wohl so viele Gedanken über die Produktivität gemacht, nicht als Arbeitgeber und auch nicht als Arbeitnehmer. So viel Zeit muss heute sein.