Social Intranet: Wie Mitarbeiter den digitalen Wandel vorantreiben

Social Intranet vereint vieles, was die Digitalisierung am Arbeitsplatz attraktiv macht: sinkende Kosten dank beschleunigter Prozesse und höherer Produktivität, geteiltes Wissen und nicht zuletzt eine gemeinsam gelebte Unternehmenskultur. 

Die meisten kennen das Intranet ihrer Firma lediglich als Mitteilungszentrale ihres Unternehmens. Hier finden sich Kantinenpläne, Geburtstagserinnerungen und Antragsformulare. Entschließen sich Unternehmen, ihr digitales schwarzes Brett in eine Wissensplattform mit Kommunikationskanälen und Team-Boards umzubauen, entsteht ein Social Intranet – ein internes soziales Netz, das den Informationsaustausch fördern und neue Wege für die Zusammenarbeit schaffen kann. Der Einsatz eines solchen Social Intranet steigert zudem die Produktivität der Mitarbeiter, heißt es in mehreren Studien. Die Marktforscher von McKinsey kamen bereits 2012 zu diesem Ergebnis.

Das Intranet wäre eine vergeudete Ressource, könnte man dort nur die Gerüchte der letzten Firmenfeier nachlesen.

Für den Begriff des Social Internet gibt es keine unmittelbare und abschließende Definition. Die einen bauen (zunächst) die Funktionalität der Zusammenarbeit aus, andere möchten daraus eine zentrale Arbeitsplattform machen, inklusive Tools, Datenbanken, Dokumentenmanagement und optimiert für Mobilgeräte. Es ist aber auch völlig in Ordnung, ein Firmennetz anders zu gestalten als Produkte, die es von der Stange gibt, weil jedes Unternehmen andere Bausteine für effiziente und produktive Arbeit benötigt.

Wichtigstes Kernelement für ein soziales Intranet ist die Tatsache, dass sich hier vom einfachen Mitarbeiter über den Abteilungsleiter bis hin zum CEO alle Konzernbeteiligten tummeln können, und zwar aktiv. Das heißt, hier werden nicht nur Beiträge gelesen, sondern auch kommentiert und selbst geschrieben. Mitarbeiter können Gruppen bilden, sich austauschen, voneinander lernen und miteinander chatten. „Social“ wird es durch die Mitarbeiter-Community, die mit der Plattform arbeitet und sie zum Leben erweckt.

Für den digitalen Wandel, der derzeit so viele Unternehmen beschäftigt, könnte das Social Intranet ein Treiber und Türöffner sein und es wäre eine vergeudete Ressource, würde man es lediglich für den Austausch von Gerüchten zur letzten Firmenfeier benutzen.

Das kann ein Social Intranet leisten

Wissensmanagement. Das Sammeln und Verbreiten von Know-how und Information gehört zu den wichtigsten Funktionen eines Social Intranet – jedoch nur, wenn man es nicht eindimensional versteht.

Neben der Technik sind Menschen und Prozesse die wichtigsten Faktoren. Laut einer Studie der Kommunikationsberater Hering Schuppener verfügen aber nur 20 Prozent der befragten Unternehmen über eine Wissensmanagements-Strategie. Letztere ist allerdings die Basis für Fragen, wie sie Dirk Röhnborn, geschäftsführender Gesellschafter der communardo Software GmbH, in der Studie stellt:  „Wo im Unternehmen entsteht Wissen?“ und „Wie kann man es aufgreifen und festhalten?“ Es muss also einerseits Menschen geben, die das Wissen von Kollegen oder Abteilungen aufstöbern, und andererseits solche, die es nutzen möchten. Da ist sie dann wieder, die viel beschriebene und so schwer zu definierende Unternehmenskultur, die in diesem Zusammenhang bedeutet, „Kollegen zu befähigen, sich selbst an diesem Wissensfluss zu beteiligen“, wie es in der Studie heißt.

Lernplattform. Passend zum Thema Wissensmanagement ist der Ansatz, das Social Intranet als Lernplattform zu verstehen. Digitale Lerninhalte für neue Mitarbeiter oder solche, die mit neuen Maschinen oder Technologien arbeiten sollen, werden immer beliebter. Vor allem jüngere Mitarbeiter ziehen ein Online-Video einer 30-seitigen Anleitung vor. Aber auch die kann über das Social Intranet etwa zum Download zur Verfügng gestellt werden. Auf ein vielfältiges Angebot kommt es an, will man Mitarbeiter unterschiedlicher Bedürfnisse abholen.

Der Autobauer Porsche zum Beispiel nutzt sein Intranet jetzt verstärkt, um die Digitalisierung „zu entmystifizieren“. Kurze Lernvideos, Online-Workshops, Grundlagen- und Aufbauqualifizierung sollen Denk- und Handlungsbarrieren einreißen und den Mitarbeitern die Angst vor dem digitalen Wandel nehmen. Die Community hilft sich dabei gegenseitig.

Je interaktiver, persönlicher und relevanter die Plattform, um so mehr wird sie genutzt

Teamprojekte. Das Social Intranet kann Tools wie Microsofts Sharepoint oder Collaboration Tools wie Cisco Webex Teams integrieren, die sich zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten eignen und allen Teammitgliedern projektrelevante Informationen zur Verfügung stellen. Zusätzliche Chatfunktionen ermöglichen Diskussionen, die das Projekt schnell voranbringen. Laut der Hering-Schuppener-Studie wird eine Plattform stärker genutzt, je mehr sie zum Dialog einlädt und je aktueller, persönlicher, relevanter und interaktiver sie ist.

Mitarbeiterbefragungen. Umfragen unter den Beschäftigten, zum Beispiel darüber, wie sie das Social Intranet finden oder welche Collaboration-Tools in Zukunft gemeinsam genutzt werden sollen, lassen sich über das Social Intranet aufsetzen. Regelmäßige Evaluationen können Befindlichkeiten der Mitarbeiter zu Tage fördern und sind hilfreich, um das Ohr an den Puls des Unternehmens zu legen. Gerade wenn es darum geht, die Firmenkultur umzukrempeln und überhaupt Wandel zu forcieren, sollte öfter nachgefragt werden, wie die Stimmung ist.

Kommunikation. Das Social Intranet lebt von der Community. Wer nichts sagt, der kriegt auch keine Antwort. Es kommt darauf an, wie das Firmen-Intranet genutzt wird. Zum Beispiel können Diskussionsforen zu nicht unmittelbar arbeitsbezogenen Themen wie Neuigkeiten vom Werksgelände oder aktuelle Themen wie die Fußball-WM Mitarbeiter auf die Plattform locken.

Das Social Intranet soll aber zuvorderst  als Arbeitsplattform dienen, auf der beispielsweise Projektgruppen kommunizieren und die Firmengemeinschaft gelebt wird. Gut kommt laut Hering Schuppener an, wenn die Management-Ebene mitmischt und sich mit Beiträgen oder Kommentaren beteiligt. Das bricht das Silo-Denken und Hierarchien auf und kann ein ganz neues Gemeinschaftsgefühl auslösen.

Der lange Weg zum sozialen Firmennetz

Aus der Sicht der Mitarbeiter geht es beim Social Intranet um Vertrauen, Relevanz und Respekt – Aspekte, die durch Digitalisierungsprojekte wieder mehr in Unternehmen gefordert werden. So waren sich die Befragten der Hering-Schuppener-Studie einig: Neben einer hohen Relevanz des Themas für eine bestimmte Mitarbeitergruppe sorgt vor allem die Begleitung durch einen Community Manager dafür, dass eine virtuelle Arbeits- oder Diskussionsgruppe relevant und lebendig bleibt. Der (im besten Fall dafür ausgebildete) Community Manager kümmert sich um die Einstellung neuer Inhalte und setzt Dialogimpulse, verwaltet Mitgliederanfragen und kontrolliert die Einhaltung von Umgangsregeln („Netiquette“).

Diejenigen, die sich mit dem sozialen Intranet bereits beschäftigen, wissen um die Möglichkeiten der Plattform. Sie wollen vorwiegend den Informationsaustausch verbessern (90,9 Prozent), eine leichtere Zusammenarbeit ermöglichen (84,9 Prozent), Hierarchie- und abteilungsübergreifende Kommunikation herbeiführen (81,8 Prozent), Wissen zusammentragen und generieren (81,8 Prozent) und moderne Arbeitsbedingungen schaffen (72,7 Prozent), so eine weitere Social Intranet Studie zum Thema, diesmal von der School for Communication und Management (SCM) aus Berlin sowie des Dienstleisters United Planet.

Ein Dilemma: Das Social Intranet ist Treiber und Getriebener der Digitalisierung

Andere tun sich mit dem Beginn noch schwer. Mehr als die Hälfte der Befragten hält die eigene Unternehmenskultur „noch nicht reif für ein Social Intranet“. Dies ist der häufigste Grund neben „Noch keine passende Lösung gefunden“ und „Es funktioniert auch ohne sehr gut“ mit jeweils knapp 27 Prozent. Das Dilemma tritt hier offen zu Tage, denn das Social Intranet kann ein Treiber für die Digitalisierung im Unternehmen sein. Gleichzeitig ist es selbst Teil des digitalen Wandels, der so viele, vor allem auch unternehmenskulturelle, Veränderungen verlangt. Praktische Hilfe für die interne digitale Kommunikation gibt es auch bei den Anbietern einschlägiger Produkte, wie zum Beispiel bei Beekeeper.

Für Hering Schuppener hängt ebenfalls alles von der Unternehmenskultur ab. Der Erfolg eines Social Intranet setze einerseits eine Unternehmenskultur voraus, die durch offene Kommunikation und eine engagierte Haltung der Mitarbeiter geprägt sei. Zumindest beeinflusse dies positiv, wie bereit Mitarbeiter seien, die neue Plattform zu akzeptieren und zu nutzen. Andererseits könne das Social Intranet zu einem wichtigen Baustein des Kulturwandels werden und auch die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben und unterstützen.

Die Studie von SCM und United Planet basiert auf einer Befragung von 110 Kommunikationsexperten im Frühjahr 2018 zur Verbreitung und Nutzung von Social Intranets im deutschsprachigen Raum.

Der Umfrage von Hering Schuppener liegen 20 Interviews mit Kommunikationsverantwortlichen von DAX-, MDAX- sowie nicht börsennotierten mittelständischen Unternehmen über einen Zeitraum von August 2016 bis März 2017 zugrunde, darunter Airbus, Allianz, Deutsche Post, HochTief, ING DiBa, Lufthansa, Merck, Puma und ThyssenKrupp.