Warum die Einführung des Digital Workplace so schleppend verläuft

Eine neue Studie von IDC zeigt, dass nicht einmal ein Drittel der Unternehmen in Europa den Übergang zu einem richtigen digitalen Arbeitsplatz vollzogen haben. Doch was genau gehört eigentlich zum Digital Workplace dazu und was ist an seiner Umsetzung so schwierig? 

Man kann den Unternehmen in Europa kaum vorwerfen, dass sie sich nicht mit den neuen Technologien rund um den digitalen Arbeitsplatz beschäftigen. Auch die Studie von IDC im Auftrag von Dell und VMware bestätigt, dass „viele Unternehmen bereits individuelle Elemente des Digital Workplace eingeführt“ haben. Woran es aber bei den meisten noch hapert, sei ein ganzheitlicher, integrierter Ansatz für den Arbeitsplatz der Zukunft. Letzteren verfolgen lediglich 29 Prozent von ihnen. 

Was diese Firmen vom Rest unterscheidet, ist laut IDC zum Beispiel der Einsatz intelligenter Technologien, um Routineaufgaben zu automatisieren und den Mitarbeitern zu ermöglichen, ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Mehr als die Hälfte dieser Firmen haben etwa intelligente digitale Assistenten im Einsatz und bei fast einem Viertel von ihnen wird in irgendeiner Form Künstliche Intelligenz für die Steuerung von Abläufen verwendet, oder deren Einsatz ist in Planung. Bei mehr als der Hälfte (54 Prozent) kommen Dinge wie Cloud-basierte Plattformen, mobile Sicherheitssoftware (49 Prozent) und der mobile Zugriff auf Tools (39 Prozent) hinzu. 

Die Technik ist nur ein Teil der Aufgabe

Was diese Unternehmen außerdem unterscheidet ist das Verständnis dafür, dass der Arbeitsplatz der Zukunft nicht nur eine Frage der Technik ist, sondern der Gestaltung der Arbeit an sich – und da gehört die Belegschaft mit auf die Rechnung. Die Befragten in fast der Hälfte dieser Firmen sehen beispielsweise die Neugestaltung ihrer Büroräume als integralen Bestandteil ihrer Future-of-Work-Strategie und 56 Prozent sagen, dass sie durch flexible Arbeitsmodelle die Zufriedenheit der Arbeitnehmer steigern wollen. Außerdem nutzt die Hälfte dieser Firmen Trainingsprogramme, um die digitalen Qualifikationen ihrer Belegschaft auf den neuesten Stand zu bringen.

Rein technisch gesehen (und auf den Arbeitsplatz aus Sicht der Arbeitenden bezogen) gehören zum digitalen Arbeitsplatz vor allem die Standort- und Plattformunabhängigkeit, damit die Mitarbeiter*innen von überall aus und mit einem Gerät ihrer Wahl (natürlich im Rahmen einer Auswahl an Geräten) arbeiten können. Außerdem muss gewährleistet sein, dass der so gewährte Zugriff auf Firmendaten und -anwendungen zu jeder Zeit sicher ist. Das sind allerdings nur die Grundvoraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz. 

Der Löwenanteil der Arbeit bei der Transformation des Arbeitsplatzes geht in die Vernetzung der Geschäftsanwendungen, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die Bereitstellung neuer digitaler Plattformen für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Möglich werden dadurch zum einen die Automatisierung der Geschäftsprozesse, zum anderen der barrierefreie Zugriff auf alle Informationen, die für eine bestimmte Aufgabe oder Projekt für die Mitarbeiter*innen relevant sind. 

Schnellere Abläufe, produktivere Belegschaft

Das macht Geschäftsprozesse schneller (weil automatisierbar) und die Belegschaft produktiver, vor allem wenn auch ihre Kommunikation dabei offener und direkter wird. Endlos lange E-Mail-Wechsel mit -zig Beteiligten sind in diesem Kontext eher ineffizient. Collaboration Tools hingegen, die Kommunikation und Projektdaten an einer Stelle aggregieren und für alle zugänglich bereit halten, sind weitaus besser geeignet. Wenn darüber auch eine direktere Kommunikation über Chat oder Video möglich ist, wie das beispielsweise mit Webex Teams, Unify Circuit oder Avaya Cloud der Fall ist, umso besser. 

Damit sollten zumindest drei Dinge klar sein:

1. Wenn vom Digital Workplace die Rede ist, ist etwas mehr gemeint als die bloße Ausstattung der Mitarbeiter mit anderen Endgeräten und anderer Software.
2. Die Belegschaft hat sehr viel zu lernen und sollte bei der Transformation ihrer Arbeitsweise von Anfang an mit einbezogen werden, damit sie den Prozess mitgestalten kann. Erst sann wird sie sich auch dafür erwärmen können, die Veränderungen mitzutragen.
3. Das alles kostet eine Menge Arbeit und auch eine Stange Geld. Deswegen kann das alles weder von einer sonst auch gut beschäftigten IT-Mannschaft geleistet noch von einem betriebsorientierten IT-Budget finanziert werden.

Auch letzteres haben die Unternehmen verstanden, die in Sachen Digital Workplace vorausreiten. Europaweit verfügt deshalb rund ein Viertel von ihnen über ein dediziertes Transformationsbudget. In Deutschland sind es laut Studie nur 11 Prozent. Allerdings scheint es hierzulande eher üblich zu sein, im Zuge der Digitalisierung das IT-Budget selbst heraufzusetzen. Laut IDC wird bei 38 Prozent der deutschen Firmen die Transformation generell über das IT-Budget finanziert. Wie auch immer die Ausgaben verortet sind, IDC empfiehlt, diese auf jeden Fall zum Teil der allgemeinen Geschäftspläne zu machen. 

Knackpunkt Generationenkonflikt

Das wird auch nötig sein, denn häufig muss recht viel neue Hardware und Software angeschafft werden. Nach Meinung von 30 der Befragten beeinträchtigen veraltete IT-Systeme die Integration neuer Technologien. „Da das Sicherheitsrisiko durch veraltete Lösungen steigt, sollten Unternehmen diesbezüglich keine Investitionen scheuen“, sagt IDC. Auf der technisch-organisatorischen Seite sehen mehr als ein Drittel der befragten Firmen Datenschutz und Governance als Herausforderungen für Innovationen am Arbeitsplatz. 

Der wohl schwierigste Teil der Transformation scheint auf der personellen Seite zu liegen, das bestätigt auch die IDC-Studie. Als besonderen Knackpunkt streichen die Autoren den Generationenkonflikt heraus, den die Digitalisierung häufig auslöst. Die Belegschaften in Deutschland setzen sich aus 40 Prozent Generation X (geboren 1965-1980), 33 Prozent Generation Y (geboren 1980-2000) und 4 Prozent Generation Z (geboren nach 2000) zusammen. IDC stellte bei 29 Prozent der Befragten intergenerationale Konflikte fest, die sich negativ auf die Akzeptanz des Digital Workplace auswirken. Die Autoren empfehlen Unternehmen, sich mit den Ursachen für solche Probleme zu beschäftigen – etwa Angst vor dem Unbekannten oder Angst um den eigenen Job – und diese gezielt anzugehen.