In sechs Schritten zur erfolgreichen Einführung von Collaboration-Tools

Digitale Zusammenarbeit ist keine rein technische Disziplin und die Einführung von Collaboration-Tools erst recht nicht. Auch sollte man sich von dem Gedanken verabschieden, dass die Belegschaft einfach zu nutzen hat – auch wenn sie nicht ihren Bedürfnissen entsprechen. 

Alle sind sich einig: Collaboration ist der Schlüssel zu einem digitalen Unternehmen. Laut einer Umfrage von Wainhouse Research Zum Thema Videokonferenzen für Endnutzer in 2017 ist die Intensität der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz in den letzten 10 Jahren um 50 Prozent gestiegen. 97 Prozent der Unternehmen glauben, dass eine technologiegestützte Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ihnen echte Vorteile im Wettbewerb liefern kann. Dieser Trend ist kaum überraschend wenn man bedenkt, dass Büromitarbeiter fast 97 Prozent ihrer Zeit in Meetings, Messaging oder am Telefon verbringen.

Collaboration-Projekte sprengen gerne Budget und Zeitrahmen – weil sie nicht gut vorbereitet und zu Ende gedacht sind.

Dennoch haben viele Unternehmen immer noch Schwierigkeiten bei der erfolgreichen Umsetzung von Collaboration-Projekten. Zusammen mit der University of Oxford hat McKinsey Research herausgefunden, dass große IT-Projekte mit Budgets von mehr als 15 Millionen Dollar ihr Budget durchschnittlich um 45 Prozent sprengen und  ihren Zeitrahmen um 7 Prozent. Auch liefern sie um 56 Prozent weniger Leistung als erwartet. Eine separate Studie von Forrester aus dem Jahr 2018, die in Forbes veröffentlicht wurde, ergab, dass 35 Prozent der Unternehmensprojekte ihre ursprünglichen Geschäftsziele nicht erfüllen. 

Was also läuft falsch? Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Collaboration-Projekte auch den Erwartungen und Unternehmenszielen entsprechen? Hierbei spielen natürlich viele Faktoren eine Rolle. Vor allem müssen die Unternehmen sich in erster Linie auf ihre Benutzer konzentrieren und sehen, wo der Bedarf ist, damit die erwartete Zusammenarbeit sich tatsächlich einstellt. Häufig ist der Grund, dass dies nicht oder nicht ausreichend geschieht, das Ergebnis einer Strategie, die Lücken aufweist und an unwichtigen Stellen zu viele Ressourcen schluckt.

Collaboration-Tools kommen in verschiedenen Branchen ganz unterschiedlich an

Vernetzte Zusammenarbeit ist nie einfach und die Umsetzung ist immer von Branche zu Branche sehr unterschiedlich. Im Finanzdienstleistungssektor beispielsweise nutzen Unternehmen Collaboration-Tools, um Filialen über verkaufsfördernde Aktionen zu informieren, Mitarbeiter aus der Ferne zu schulen, oder sich allmorgendlich auszutauschen. Sie nutzen sogar Video-Chat, um vermögenden Kunden aus der Ferne die persönliche Betreuung zu ermöglichen.

Die Nutzungsszenarien in der Industrie hingegen sind komplett anders. Hier werden Collaboration-Tools genutzt, um den Entwicklungsprozess in einem verteilten Forschungs und Entwicklungs-Ökosystem zu beschleunigen und sich mit Zulieferern und Partnern weltweit abzustimmen.

Collaboration-Tools haben sich nach dem Nutzer zu richten, nicht umgekehrt.

In der Film-, Fernseh- und Musikindustrie erhält die Collaboration eine wiederum andere Bedeutung. Das Produkt sind digitale Inhalte – entsprechend müssen Unternehmen, die zusammenarbeiten, hochauflösende Video- und Audiodateien mit großen Datenvolumina austauschen. Die Erwartungen an die Benutzerfreundlichkeit sind viel höher und entsprechend benötigen diese Unternehmen Collaboration-Dienste, um Ton und Bild in Studioqualität zu unterstützen.

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Der erste Schritt: Die Anwender fragen!

Es gibt mittlerweile zahlreiche Collaboration-Möglichkeiten und -Tools. Zu recht, denn nicht jeder will sich auf die gleiche Weise vernetzen. Obwohl laut Wainhouse Research 84 Prozent der Mitarbeiter in Büros ein Smartphone oder Tablett besitzen, nutzen nur 15 Prozent es gerne für Videokonferenzen. 14 Prozent neigen dazu, ein spezielles Videokonferenzsystem zu verwenden, aber der größte Teil (39 Prozent) vernetzt sich am liebsten über ihren Desktop- oder Laptop-Computer.

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter fragen, was ihnen lieber ist: mit einer App auf ihrem Smartphone oder Tablet, in einem getrennten Raum oder von ihrem Schreibtisch aus zu kommunizieren. Führungskräfte benötigen möglicherweise Privatsphäre und eine voll ausgestattete Videokonferenz-Anlage, aber andere Mitarbeiter fänden diese vielleicht unangenehm oder unnötig. Es ist wichtig, die Größe der Arbeitsgruppen zu kennen, die sich entweder in informellen Räumen oder in formalen Konferenzräumen treffen, und ob sie Funktionen wie digitale Whiteboards nutzen wollen.

Collaboration-Tools können die Arbeitsweise verändern – und Reisekosten sparen.

Die Ergebnisse dieser Art von Befragung im Vorfeld können durchaus überraschend ausfallen. Das Tiefbauunternehmen Gammon, einer unserer Kunden, installierte auf allen seinen Baustellen ein neues Firmennetzwerk, das moderne Collaboration-Techniken unterstützen konnte. Anstatt alle paar Monate Projekt-Reviews vor Ort zu machen, begannen die Mitarbeiter, ihre wöchentlichen Meetings per Videokonferenz durchzuführen.

„Die Mitarbeiter waren begeistert, dass wir unsere Projektstandorte per Video vernetzt haben“, sagte A.P. Kamath, Group Head of IT. „Es hat unsere Arbeitsweise verändert. Es ermöglicht unseren Mitarbeitern eine deutlich effektivere und einfache Kommunikation untereinander.“ Ein angenehmer Nebeneffekt bestand darin, dass die Reisekosten für das Unternehmen um ganze 30 Prozent gesenkt werden konnten.

Der Weg zum erfolgreichen Collaboration-Projekt

Basierend auf der langjährigen Erfahrung bei der Implementierung aller Arten von Collaboration-Services haben wir bei Tata Communications eine sechsstufige Methodik entwickelt, mit der unsere Kunden ihre Collaboration-Projekte deutlich leichter umsetzen können.

Schritt 1: Die Collaboration-Strategie auf der Grundlage der Benutzererfahrung festlegen – Gehen Sie sicher, dass Sie wissen, was die Ziele ihrer Collaboration-Pläne sind. Formulieren Sie eine Collaboration-Strategie, die mit ihren Zielen übereinstimmt.

Schritt 2: Bewerten, entwickeln und einsetzen – Sprechen Sie mit den Endnutzern über ihre Tätigkeiten und entwickeln Sie individuelle Anwendungsfälle für verschiedene Branchen, Berufsfunktionen und demografische Gruppen.

Schritt 3: Die richtige Technologie und den richtigen Anbieter wählen – Entscheiden Sie sich für eine Technologieplattform, die den bereits definierten Anwendungsfällen und Erwartungen an die Benutzerfreundlichkeit entspricht. Wählen Sie dann einen Dienstleister, der die neue Technologie in das bestehende System integrieren kann.

Schritt 4: Den Plan abschließen – Stellen Sie sicher, dass Sie die Kennzahlen festgelegt haben, wie Sie den Erfolg des Projekts und den Return on Investment messen wollen.

Schritt 5: Beta-Test – Testen Sie Ihre Nutzungsszenarien, entwickeln Sie einen Trainings- und Einführungsplan und prüfen Sie Ihre Systeme auf Funktionalität und Sicherheit gründlich durch.

Schritt 6: Einführung – Fangen Sie an, die Tools bei der Belegschaft auszurollen. Informieren Sie die Mitarbeiter über den neuen Service, zeigen Sie ihnen, was er kann, und ermutigen Sie sie, ihn zu nutzen.

Starke Partner machen die Collaboration-Plattform zum Erfolg

Collaboration ist viel mehr als nur den Kauf einer Technologie oder die Inanspruchnahme eines Cloud-Dienstes. Aus diesem Grund wenden sich viele Unternehmen an einen Anbieter von digitalen Infrastruktur-Diensten, um sicherzustellen, dass ihre Kooperationsstrategie erfolgreich ist.

Die richtigen Experten können dabei helfen, eine korrekte Abstimmung zwischen Geschäftsvision und Collaboration-Strategie zu erreichen, die Erwartungen der Benutzer zu verstehen und Anwendungsfälle zu definieren. Sie sind auch in der Lage, neue Technologien effizient in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren und alle anderen Elemente wie Cloud, Netzwerk und Sicherheit bereitzustellen, von denen die Collaboration abhängt.

Entscheidend ist, dass die Adoption so gesteuert wird, dass Ihre Mitarbeiter die von Ihnen bereitgestellten Dienste tatsächlich nutzen und Sie Ihr Investitionsziel erreichen. Erst dann können Collaboration-Lösungen ihr volles Potenzial entfalten – und Ihnen und Ihrem Unternehmen endlich erlauben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.


Über den Autor

Paul McMillan ist Digital Workplace Lead bei Tata Communications.

 

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