Zeitfresser Inbox: Wie Sie dem E-Mail-Chaos Herr werden können

Es gibt kaum einen schlimmeren Produktivitätskiller als eine volle Inbox. Man läuft permanent Gefahr, mehr Zeit mit Mails als mit der eigentlichen Arbeit zu verbringen. Damit die E-Mail-Flut beherrschbar bleibt, sollte man die Kommunikation strukturieren. Die Möglichkeiten sind da.

Die E-Mail ist in der digitalen Business-Welt nach wie vor das meistgenutzte Kommunikationsmittel, für viele entwickelt es sich allerdings zur Plage. Die Bearbeitung von E-Mails kostet viel Zeit, die angesichts des wachsenden Leistungsdrucks auf Kosten der produktiven Arbeit geht. Eine Studie (PDF) des Center for Creative Leadership zeigt auf, dass Manager mit einem Firmen-Smartphone im Schnitt 13,5 Stunden am Tag auf Stand-by sind, um elektronische Nachrichten zu bearbeiten.

Das Postfach ist eine einzige Ansammlung von Micro-Meetings

Zeit für klare Gedanken oder für Regeneration ist da keine mehr. Daimler und die Telekom haben bereits vor Jahren die gesundheitlichen Risiken erkannt und mit der Regelung reagiert, dass nach einer gewissen Uhrzeit keine Mails mehr an die Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auch bei anderen großen Unternehmen ist das inzwischen üblich. 

„E-Mails sind im Grunde genommen kleine Meetings, in die man den ganzen Tag über hineingezogen wird“, sagt der US-Investor M.G. Siegler, ein bekennender Hasser dieses Mediums. Sein Argument: Wer die Nachrichten in seiner Inbox überprüft, steht schon mit einem Fuß in einem Mikro-Meeting und ist ab diesem Moment fremdbestimmt. Denn mit jeder neuen Mail lenken andere unsere Aufmerksamkeit auf sich, übermitteln eine neue Zeile für unsere To-Do-Liste und bringen damit unsere Tagesplanung durcheinander. Um mit der E-Mail-Flut besser zurechtzukommen, reichen ein paar einfache Regeln:

Definieren Sie klare Zeiten für die Bearbeitung von Mails!

Planen Sie Ihren Tag. Prüfen Sie, was Sie an diesem Tag erreichen wollen und priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Das bedeutet auch: früh morgens und spät abends sollten keine E-Mails bearbeitet werden. Das führt abends zu ausufernden Arbeitszeiten und morgens wirft es von Anfang an Ihre Planung über den Haufen. Tools wie BatchedInbox, ein Zusatz für Gmail, leisten Unterstützung und sorgen dafür, dass Nachrichten nur in vom Nutzer voreingestellten Intervallen abgeliefert und er sonst in Ruhe gelassen wird.

Fassen Sie sich kurz und drücken Sie sich präzise aus

Bleiben wir bei dem Bild des Mikro-Meetings: Stellen Sie sich ein anberaumtes Treffen vor, von dem nicht klar ist, wen es alles betrifft und worum es eigentlich geht. Niemand würde solch einer Einladung folgen, oder man müsste während des Treffens zunächst einmal Zeit aufbringen, um das Thema herauszuarbeiten.

Der Hinweis TL;DR – „Too Long; Didn’t Read“ sollte einem zu denken geben

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mails gelesen werden, sollten diese möglichst präzise formuliert sein, und das gilt an erster Stelle für die Betreffzeile. Eine unklare Aussage in der Betreffzeile suggeriert dem Empfänger, dass er sich dafür Zeit nehmen muss, sich damit zu beschäftigen – was jeder erstmal gerne von sich schiebt. Sind Nachrichten zu lang, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese nicht bis zum Ende durchgelesen werden. Im Internet-Slang heißt das TL;DR (Too Long; Didn’t Read).

„Hatte Klaus dich da nicht auf CC gesetzt?“

Mails sind zwar kleine virtuelle Treffen zwischen Personen, doch sie sind als Ersatz für echte Meetings nur bedingt geeignet. Ellenlange Diskussions-Threads, bei denen man auf CC gesetzt ist, verursachen bestenfalls einen hohen zeitlichen Aufwand beim Adressaten, der zunächst aus dem Dialog anderer auf die Relevanz für ihn schließen muss. Im schlechtesten Fall rutschen diese Informationen aufgrund von TL;DR oder SEP (somebody else’s problem) einfach durch. 

Sind mehrere Abstimmungsschleifen oder längere Diskussionen nötig, sollte das Problem wohl eher nicht per Mail diskutiert werden. Hierfür eigenen sich Collaboration-Tools wie Cisco Webex Teams oder Microsoft Teams deutlich besser.

Sparsamkeit

Mails bewirken einen Bumerang-Effekt: Je mehr Mails Sie verschicken, desto mehr werden Sie zurückbekommen. Daher: gehen Sie mit guten Beispiel voran und seien Sie bei Mails in jeder Hinsicht sparsam!

Fordern Sie diese Sparsamkeit auch bei Ihren Kollegen ein. Selbst das Lesen einer kleinen Nachricht mit dem Inhalt „Vielen Dank“ bindet Aufmerksamkeit und kostet Zeit, auch wenn die Geste gut gemeint ist. Wollen Sie beispielsweise nur eine Information verschicken, können Sie den Hinweis anfügen: „Sie müssen nicht auf diese Nachricht antworten“ oder „Nachricht Ende“. Im englischen Sprachgebrauch haben sich dafür zwei Begriffe etabliert: NNTR (No Need to Respond) und EOM (End of Message).

Ordnung und Archivierung

Das leergeräumte E-Mail-Postfach am Ende eines erfolgreichen Arbeitstages bleibt für die meisten eine unerreichbare Utopie. Eine aufgeräumte Inbox ist jedoch nicht ganz so utopisch. Unabhängig von der Ordnerstruktur für die Mail, die Sie archivieren möchten, können Sie einige wenige Order für Mails in Ihrer Inbox einrichten, die die eingehenden Mail priorisieren, etwa: „Sofort bearbeiten“, „Später lesen“ oder „To Do“.

Bei der Organisation Ihres Postfaches können Sie auch auf Software-Lösungen zurückgreifen. Outlook etwa bietet die Möglichkeit, über Regeln eingehende Mails direkt in bestimmte Ordner zu verschieben. Gmail kontert die Mail-Flut mit der Aufteilung der Inbox, so dass Nachrichten aus sozialen Netzwerken, Werbung oder Newsletter unter jeweils eigenen Reitern angezeigt werden. Somit sind Nachrichten bereits vorsortiert und ein großer Teil des täglichen Informationsballastes abgewendet.

Für die private Mailbox gibt es auch Tools wie etwa Mailstrom, das Nachrichten Kategorien zuteilt oder Sanebox, das automatisch die wichtigsten Mails hervorhebt.

IBM versucht seit 2014 mit der Outlook-Alternative Verse dem Informations-Wildwuchs im Postfach zu Herr zu werden und die Kommunikation bzw. Wissensverwaltung im Postfach möglichst effektiv zu gestalten. Verse zeigt beispielsweise an, welche Nachrichten besonders wichtig sind, wem man Informationen „schuldet“ oder auf welche Informationen man selbst wartet. Nachrichten können zudem mit konkreten Handlungsanweisungen erweitert werden.

Fazit

E-Mail wird auch die nächsten Jahre über das präferierte Mittel für asynchrone Kommunikation bleiben, vor allem mit Ansprechpartnern außerhalb des eigenen Unternehmens. Wer in Echtzeit kommunizieren will oder der CC-Hölle entkommen will, sollte sich bald nach Collaboration-Tools wie beispielsweise die oben genannten Lösungen umsehen.

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