To-Do-Listen sind schön und gut, aber …

… das Leben eines "Erledigers" ist nicht gerade prickelnd

Kreativität ist in der digitalisierten Arbeitswelt besonders gefragt, doch der digitale Alltag zwingt uns immer mehr dazu, einfach nur Aufgaben abzuarbeiten. Um Freiräume für kreatives Denken zu schaffen, müssen wir uns einiger Hindernisse bewusst werden und sie aus dem Weg räumen. 

Machen wir mal einen Reality-Check: Wann haben Sie zuletzt eine richtig gute Idee gehabt? „Wann“, nicht im Sinne von ‚wie lange ist es her‘, sondern: bei welcher Gelegenheit? War es während eines Zeitpunkts, zu dem Ihr Hirn bereits von Ihrem Kalender oder Ihrer To-Do-Liste verplant war? Wahrscheinlich nicht. Wahrscheinlich ist Ihnen die Idee eher beim Autofahren, beim Spazierengehen oder unter der Dusche zugeflogen. Und genau das ist das Problem.

Digitale Arbeit hat die tückische Eigenschaft, auszufransen.

Ideen und Kreativität sind die am häufigsten genannten Attribute, wenn es um die Digitalisierung der Arbeit geht. Sie werden zunehmend zu Maßeinheiten, mit der unsere Leistung gemessen wird. Gleichzeitig leben wir in einer Zeit, in der wir so viel und intensiv arbeiten wie selten seit der Einführung von Regelarbeitszeiten und dabei immer mehr unser Hirn einsetzen müssen. Wir müssen uns ständig mit neuen Dingen beschäftigen, uns ständig neues Wissen aneignen und neue Methoden kennenlernen. Und als wären Zeitmangel und das hohe mentale Arbeitspensum nicht schon hinderlich genug, gibt es einen weiteren Faktor, der kreativem Denken im Weg steht: die Digitalisierung selbst. 

Digitale Arbeit und ihre Fallen

Digitale Arbeit hat die tückische Eigenschaft auszufransen. Wir neigen dazu, gewollt oder ungewollt, immer erreichbar zu sein. Es braucht nichts weiter als einen Blick aufs Display unseres Smartphones, um uns mal wieder mit der Arbeit zu beschäftigen, egal wo wir gerade sind. Und auch während der Arbeitszeit reißen uns Benachrichtigungen und E-Mails ständig aus der Tätigkeit heraus, die wir uns Minuten zuvor vorgenommen hatten, innerhalb der nächsten zwei Stunden konzentriert zu erledigen. 

Um damit klarzukommen und den Überblick zu behalten, sind in den letzten Jahrzehnten viele Methoden und Tools zur Selbstorganisation und Zeitmanagement entwickelt worden. Ohne sie ist inzwischen digitale Arbeit kaum noch denkbar, doch auch sie haben einen unangenehmen Nebeneffekt: To-Do-Listen werden schnell voll und mit der Zeit immer länger. Alle Sortierung und Priorisierung der Aufgaben scheint bei vielen nicht sehr zu helfen – je gründlicher sie mit ihren Tools arbeiten, desto voller und länger werden mit der Zeit ihre Listen und sie selbst fristen das Dasein eines „Erledigers“. Auch der Klick auf die „Erledigt“-Checkbox befriedigt auf Dauer nicht mehr, wenn man tagein, tagaus immer nur Aufgaben abarbeitet.

Hirnverstopfung

Wirklich befriedigend ist Arbeit erst dann, wenn wir uns mit unseren Ideen selbst einbringen können, an deren Verwirklichung mitwirken und auf das Resultat stolz sein dürfen. Witzigerweise ist es auch genau das, was von einem digitalen „Knowledge Worker“ verlangt wird. Nur braucht Kreativität Freiräume, um sich zu entfalten, nicht nur im Sinne von freier Zeit. Genauso wenig wie sich interessante Ideen nicht in einem vollgeschmierten Zettel artikulieren lassen, sondern eher auf auf einem leeren Blatt Papier, ebenso muss unser Hirn erst von all dem Ballast leergeräumt werden, mit dem es vom Tagesgeschäft belegt ist, um einen neuen Gedanken zu fassen. 

Kreativ zu denken ist eine normale Funktion unseres Hirns – wenn es nicht gerade mit mentalem Unrat belegt ist.

Die israelischen Neurowissenschaftler Moshe Bar und Shira Baror haben vor einigen Jahren die Auswirkungen der sogenannten „mentalen Überladung“ untersucht und sind zum Ergebnis gekommen, dass unsere Fähigkeit zu originellem und kreativem Denken deutlich eingeschränkt wird, je mehr unser Hirn durch herumstreunende Gedanken, zwanghaftem Grübeln und anderen Formen von mentalen Unrat belegt ist. Erst wenn das alles verarbeitet ist und das Hirn einer frisch aufgeräumte Wohnung gleicht, wird es kreativ. Mehr noch: Kreativ zu denken ist laut Moshe Bar die normale Funktion unseres Hirns, wenn ihm freier Lauf gegönnt wird. 

Woher nehmen?

Doch wie lässt sich diese Erkenntnis mit unserem vollgestopften digitalen Alltag in Einklang bringen? „Gönnen Sie sich eine digitale Diät, riet der Gartner-Analyst Mark Raskino auf der letzten CIO Summit in München einem Publikum aus hochrangigen IT-Managern. „Sie können keine klaren und tiefen Gedanken fassen, wenn Sie ständig unterbrochen werden. Jedes Mal, wenn Sie umschalten und Ihre Aufmerksamkeit auf eine neue Sache richten, verbraucht Ihr Hirn kostbare Energie, die Ihnen am Ende des Tages fehlt. Das ist OK wenn Sie einfach nur Dinge abarbeiten würden, aber das ist nicht, was von Ihnen verlangt wird. Erwartet werden vielmehr Konzepte für die Zukunft Ihres Unternehmens. Solche multidimensionalen Gedankengänge brauchen Ruhe. Gehen Sie lieber wandern, gönnen Sie sich ein Bad. Das sollten Sie besser in Ihrer Woche, ihrem Monat, Ihrem Jahr einplanen, sonst klappt es nicht.“

„Sie können keine klaren und tiefen Gedanken fassen, wenn Sie ständig unterbrochen werden.“

Diese Art von Freiraum hat sich der Schöpfer von Mosaic, des ersten Web-Browsers, und jetziger Großinvestor Marc Andreessen zum Prinzip seines Arbeitsalltags gemacht und in diesem Blogbeitrag festgehalten. Natürlich hat nicht jeder, der einen normalen Arbeitsvertrag mit einer festgelegten Tätigkeit unterschrieben hat, die Möglichkeit, sich seinen Arbeitstag wie ein Silicon-Valley-Mogul frei Schnauze selbst zu strukturieren. Doch zumindest kann man sich von einigen Ideen aus Andreessens Philosophie inspirieren lassen. Ein Mitarbeiter des Software-Anbieters Atlassian (Jira, Confluence, Trello) hat sich sogar die Mühe gemacht, Andreessens Methode für die Projektplattform Trello zu adaptieren. 

Kein fester Zeitplan, kein Mail-Terror

Andreessens Grundprinzip ist, sich nach Möglichkeit nur mit dem zu beschäftigen, was er persönlich wichtig oder spannend findet, und alles andere liegen zu lassen. So gut es geht versucht er, ohne festen Zeitplan und mit möglichst wenigen langfristig festgelegten Terminen auszukommen. Terminanfragen werden selten mit einer Zusage für ein Treffen zur vorgeschlagenen Uhrzeit quittiert. Stattdessen schlägt er seinem Gegenüber vor, lieber am vorgeschlagenen Tag nochmal anzurufen und zu fragen, ob er tatsächlich Zeit hat. Oder er findet ein Thema so wichtig, dass er vorschlägt, sich sofort zu treffen. 

Drei bis fünf wichtige Dinge am Tag gebacken kriegen, mehr braucht es nicht.

Das E-Mail-Programm wird nur zweimal am Tag aufgerufen, Benachrichtigungen müssen die restliche Zeit draußen bleiben. Wenn es wieder heruntergefahren wird, ist die Inbox leer. Die E-Mails sind beantwortet und erledigt oder in einem der auf das jeweilige Projekt bezogenen Unterordner verschoben, die in einem Ordner namens „Action“ untergebracht sind, sofern es sich um laufende Projekte handelt. Darüber hinaus gibt es nur drei weitere Ordner: „Pending“, „Review“ und „Vault“ (Laufend, Überprüfung und Ablage). Der erste ist eine Art Wiedervorlage mit Dingen, die ein Follow-up erfordern. Der zweite enthält Themen, mit welchen man sich in einer ruhigen Minute intensiver beschäftigen sollte. Und in der Ablage kommt alles rein, was erledigt oder nicht weiter interessant ist. 

Die To-Do-Liste gibt es trotzdem

Um eine To-Do-Liste kommt auch eine Größe wie Marc Andreessen nicht herum. Genau genommen führt er sogar drei davon – eine nach Zeitplan geordnete To-Do-Liste, eine „Beobachten“-Liste und eine „Später“-Liste. Die zwei letzteren funktionieren ähnlich wie die entsprechenden Ordner im Postfach. 

Die Besonderheit am System Andreessen ist jedoch die Nutzung von Karteikarten. Andreessen schreibt am Ende eines Arbeitstages auf einer Karteikarte drei bis fünf Dinge, die er am nächsten Tag erledigen möchte. Bevor er das tut, schaut er sich natürlich die Karte des jeweiligen abgelaufenen Tages an, streicht das erledigte aus und schaut sich auch die Rückseite an. Dort hat er nämlich im Laufe des Tages all das festgehalten, was nicht auf der Vorderseite stand und dennoch erledigt wurde. Andreessen nennt das seine „Anti-To-Do-Liste“ und die ist sozusagen das i-Tüpfelchen auf einem produktiven Tag. All diese Einträge plus die erledigten Dinge auf den Vorderseite auszustreichen sorgen am Ende des Tages für den besonderen Kick, bevor er die Karte zerreißt. 

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