Methoden und Tools für Selbstorganisation und Zeitmanagement

Getting Things Done® und die Pomodoro®-Technik haben sich als gute Methoden durchgesetzt, um digitale Arbeit zu strukturieren, zu planen und abzuarbeiten. Inzwischen gibt es auch eine Vielzahl von Tools, die die Methoden digital unterstützen und wirklich hilfreich sind. 

Digitale Arbeit kann sehr vielseitig und detailreich sein. Man ist häufig in verschiedenen Projekte involviert, hat mit vielen Menschen zu tun, bedient mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig und ist vielen Ablenkungen ausgesetzt. Bewahrt man nicht ein gutes Maß an Selbstdisziplin und Konzentration aufs Wesentliche, ist die Gefahr groß sich zu verzetteln und viel mehr zu arbeiten als eigentlich nötig. 

To-Do-Listen sind schön und gut, aber …
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Kein Wunder also, dass im Laufe der letzten Jahrzehnte zahlreiche Methoden und Tools entwickelt wurden, mit deren Hilfe das eigene Arbeitspensum besser geordnet und systematisch organisiert werden kann. In den letzten zehn Jahren haben sich besonders zwei Verfahren durchgesetzt, die methodische Basis für die populärsten Tools für Selbstorganisation und Zeitmanagement liefern: Getting Things Done und die Pomodoro-Technik.

Getting Things Done®

Getting Things Done (GTD) ist eine Methode, die vom Produktivitätsguru David Allen entwickelt und 2001 im gleichnamigen Buch vorgestellt wurde (deutscher Titel: „Wie ich Dinge geregelt kriege„). Das Prinzip dahinter: Wenn man seine Arbeit gut organisiert und alle Aufgaben schriftlich festgehalten und in die passenden Listen eingetragen hat, kann man sein Tagespensum einfach abarbeiten, ist generell konzentrierter und hat den Kopf frei, um kreativ zu denken. 

Im Mittelpunkt der GTD-Methode steht das systematische Sammeln, Sortieren und Priorisieren von Aufgaben in fünf Schritten, um sie anschließend in verschiedene Listen abzulegen, wo sie dann sie abgearbeitet werden können. Solche Listen können einfache To-Do-Listen für den Alltag sein, projektbezogene To-Do-Listen oder Listen für Aufgaben und Projekte, die erst zu einem späteren Zeitpunkt genauer spezifiziert werden können. 

Die fünf Schritte der GTD-Methode sind:
Erfassen: In diesem Schritt werden alle Aufgaben gesammelt.
Klären: Hier werden grundlegende Fragen beantwortet wie: „Kann ich diese Aufgabe erledigen?“, „Wie lange würde es dauern?“, „Muss noch jemand anderes involviert sein?“ oder „Kann ich die Aufgabe delegieren?“
Organisieren: Hier werden die Aktivitäten definiert, die für die Erledigung der Aufgabe nötig sind (Anrufe, Termine, Arbeit am Schreibtisch, etc.) und in die entsprechenden Aktionslisten und Kalender eingetragen.
Reflektieren: Eine regelmäßige Durchsicht und Überprüfung aller Listen, ob sie aktuell und bereinigt sind.
Erledigen: Die Aufgaben werden gemäß ihrer Priorität und zeitlicher Verteilung abgearbeitet. 

Die Getting Things Done-Methode hat inzwischen die Weiterentwicklung vieler beliebter Programme wie Outlook, Lotus Notes, OneNote oder Evernote beeinflusst. David Allen bietet über seine Website Anleitungen, um die Methode innerhalb dieser Tools zu implementieren. Auch in der Projektmanagement-Plattform Trello ist die Methode inzwischen abgebildet, mehr Informationen dazu gibt es in diesem Blog-Beitrag. 

Hier eine kleine Auswahl der populärsten Anwendungen auf Basis von Getting Things Done. Die ersten zwei, Wunderlist und Things 3, kommen aus Deutschland. 

  • So sieht der Wunderlist-Client für Windows aus. (Foto: Wunderlist)
    So sieht der Wunderlist-Client für Windows aus. (Foto: Wunderlist)

    Wunderlist – kostenlos in der Basisversion, Software für Windows, Mac, iOS und Android, Browser-Erweiterungen für Chrome und Safari, Pro-Version für 4,49 Euro/Monat. 

  • Things 3 – Software für Mac, iPhone und iPad, Preise zwischen 10,99 und 54,99 Euro. 
  • OmniFocus 3 – Software für Mac, iPhone und iPad, Preise ab 39,99 Euro.
  • Todoist – kostenlos in der Basisversion, Software für Windows, Mac, iOS und Android, kostenpflichtige Pro- und Premium-Versionen (3 Euro/Monat bzw. 5 Euro/Monat).
  • Remember the Milk – Die ideale App für Leute, die gerne über alle möglichen Kanäle an ihre Aufgaben erinnert werden, darunter Mail, WhatsApp, Twitter, Skype. Software für Windows, Mac, Linux, iOS, Apple Watch,  Android, Blackberry 10, Browser-Erweiterung für Chrome. Kostenlos in der Basisversion, die Pro-Version kostet 39,99 US-Dollar im Jahr. 

Pomodoro®-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde von Francesco Cirillo in der Achtzigerjahren entwickelt, als er noch in Italien studierte. Er fand für sich heraus, dass wenn er seine Arbeit in etwa halbstündige Konzentrationsphasen mit jeweils fünf Minuten Pause dazwischen aufteilt, er wesentlich effektiver für seine Prüfungen lernen konnte und nicht mehr so leicht abzulenken war. Ihren Namen verdankt die Methode einem Küchenwecker in Form einer Tomate, den Cirillo damals nutzte. 

Ihren Namen verdankt die Pomodoro-Technik einem Küchenwecker.
Ihren Namen verdankt die Pomodoro-Technik einem Küchenwecker.

Die Methode wurde später von Cirillo weiterentwickelt und ausgefeilt. Die Konzentrationsphasen sind nun 25 Minuten lang und werden von einer fünfminütigen Pause gefolgt. Ein solcher Zyklus ist ein „Pomodoro“. Nach vier Pomodori ist eine Pause von 15-30 Minuten fällig. Wichtig ist dabei, dass man sich während der Pomodori tatsächlich auf die zuvor geplante Arbeit konzentriert und keine Ablenkungen zulässt.

Die Pomodoro-Technik hat in den letzten Jahren eine Reihe digitaler Tools hervorgebracht, von der einfachen Wecker-App über ausgefeilte Zeiterfassungsanwendungen bis hin zu Programmen, die die Pomodoro-Technik in andere Tools integrieren oder Pomodoro mit Getting Things Done kombinieren. Als Ergänzung zu Getting Things Done ist die Pomodoro-Technik ohnehin ideal. Hier eine kleine Auswahl von Produkten, die jeweils eine besondere Note in ihrem Ansatz mitbringen. 

  • Pomotodo kombiniert Pomodoro mit Getting Things Done, ist verfügbar im Web und bietet Software für Windows, Mac, iOS, Android sowie eine Erweiterung für Chrome. Kostenlose Basisversion, Pro-Version für 3,90 US-Dollar im Monat. 
  • PomoDoneApp zeichnet sich dadurch aus, dass die App sich in andere Produktivitätsanwendungen wie Outlook Tasks, Evernote, Jira, Trello, Wunderlist, Todoist, Slack und andere integrieren lässt und damit vom Nutzer nicht noch eine Anwendung extra betrieben werden muss. Es gibt eine kostenlose Basisversion und Pläne zwischen 2 Euro monatlich für drei Integration bis zu 25 Euro monatlich für ein Team mit fünf Personen und zusätzlichen Team-Features. Die Software gibt es fürs Web sowie für Windows, Mac, iOS und Android. 
  • KanbanFlow bildet agile Kanban-Boards ab und erfasst die Arbeitszeit nach der Pomodoro-Technik. (Foto: KanbanFlow)
    KanbanFlow bildet agile Kanban-Boards ab und erfasst die Arbeitszeit nach der Pomodoro-Technik. (Foto: KanbanFlow)

    KanbanFlow ist eine reine Web-Anwendung, die zugleich ein agiles Kanban-Board abbildet. Mobil lässt sich die Anwendung als mobile Browser-Version nutzen. Die kostenpflichtige Pro-Version (5 Euro im Monat) bietet umfangreiche Zeiterfassungs- und Analyse-Features sowie zahlreiche Integrationen.

  • Focus Booster dürfte besonders für Selbständige interessant sein, die an mehreren Projekten arbeiten und deswegen eine genaue und aussagekräftige Zeiterfassung und Statistiken brauchen. Focus Booster gibt es im Web sowie in Form von Software für Windows, Mac, iOS und Android. Die kostenlose Version eignet sich aufgrund der begrenzten Pomodoro-Sitzungen lediglich dafür, sich einen Eindruck zu verschaffen. Die zwei Pro-Lizenzen kosten jeweils 2,99 bzw. 4,99 US-Dollar im Monat.

Getting Things Done® und GTD® sind Markenzeichen der David Allen Company.

Pomodoro® ist ein Markenzeichen der Cirillo Consulting GmbH.

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