Microsoft bringt Künstliche Intelligenz in Office 365

Auf seiner Hausmesse Ignite hat Microsoft Einblicke darüber gegeben, auf welche Neuheiten sich Office-Nutzer im nächsten Jahr freuen können. Die größte: Die digitale Assistentin Cortana hält Einzug in Office und hilft uns, den Arbeitsalltag zu organisieren.

Um es vorwegzunehmen: Künstliche Intelligenz in Microsoft Office 365 soll nicht nerven wie seinerzeit Karl Klammer, Microsofts animierte Büroklammer, die sich von keiner Macht der Welt davon abhalten ließ, dem genervten Office-Nutzer ihre Tipps anzudrehen. Vielmehr hat der Marktführer auf seiner Hausmesse Ignite in Florida eine Reihe sinnvoller Ergänzungen vorgestellt, die – wenn sie denn gut funktionieren – eine wertvolle Hilfe bei der Nutzung von Office 365 sein können

Der PowerPoint Designer erkennt grob das Thema einer neuen Präsentation und liefert Vorschläge für deren Gestaltung. (Bild: Microsoft)
Der PowerPoint Designer erkennt grob das Thema einer neuen Präsentation und liefert Vorschläge für deren Gestaltung. (Bild: Microsoft)

Cortana, lies mir bitte meine Mails vor

Die Integration der digitalen Assistentin Cortana (auch mit männlicher Stimme verfügbar) soll die Arbeit mit Office natürlicher machen. Statt seine Arbeit an den Möglichkeiten seiner Software anzupassen, soll sich der Nutzer nach den eigenen Bedürfnissen richten und Cortana werde ihm zur Seite stehen, so das Versprechen. Auch soll der Nutzer die absolute Hoheit über die Daten haben, die er bei seiner Arbeit mit seiner digitalen Assistentin teilt, jegliche Arbeit mit Office 365 sei datenschutzkonform.

Als erstes wird Cortana in die mobile Outlook-App integriert. Mit der Funktion Play My Emails kann sich der Nutzer seine E-Mails vorlesen und Einträge bzw. Änderungen in seinen Terminkalender vornehmen lassen, während er beispielsweise Auto fährt. Microsoft betont, dass es hier nicht um eine bloße Abspielfunktion handelt, sondern um einen Dialog mit der Assistentin. Cortana setzt die E-Mails beispielsweise auch in einer logischen Reihenfolge nach Threads zusammen, informiert über Termineinladungen und möglichen Terminkonflikten und bereinigt diese auf Wunsch des Nutzers. Die Funktion ist zuerst in der mobilen Outlook-App fürs iPhone in den USA verfügbar, die Android-Version ist für Januar 2020 geplant.

Eine ähnliche Rolle soll die digitale Assistentin in der PC-Version von Outlook spielen. Die „Scheduler“-Funktion beispielsweise hilft, Termine automatisch zu organisieren. Dazu wird Cortana mit auf die Teilnehmerliste genommen, wenn eine Einladung herausgeschickt werden soll. Eine Anmerkung wie „Finde Zeit für uns“ in der Einladung zusammen mit Angaben über den ungefähren Termin, die Dauer des Meetings und den Standort versteht die Assistentin als Auftrag, einen für alle passenden Termin zu finden und einen Raum zu buchen. Dadurch entfällt die häufig aufwändige Abstimmung, denn Cortana kann 24 Stunden am Tag auf Änderungswünsche der einzelnen Teilnehmer reagieren, ganz egal um welche Uhrzeit sie sich dazu äußern.

Intelligente Hilfe beim Präsentieren

In einer sogenannten „Briefing E-Mail“ fasst die Assistentin Termine und Aufgaben für den Tag zusammen und trägt Zeiten für deren Erledigung in den Kalender ein. Als Anhänge sind in der Briefing E-Mail die Dokumente dabei, die für den Tag wichtig sind. Diese Funktion soll Anfang 2020 Beta-Testern in den USA zur Verfügung stehen, der Scheduler ist bereits in der Erprobung und soll Anfang 2020 live gehen.

Bereits jetzt für Office Insider las Testversion verfügbar sind Datenabfragen in natürlicher Sprache für Excel.  Auf diese Weise können Auswertungen und Diagramme ohne die Eingabe von Formeln automatisch erstellt werden. Ebenfalls in der Erprobung ist seit einiger Zeit Presenter Coach, ein KI-basiertes Trainingswerkzeug für PowerPoint. Wie der Name schon sagt dient das Tool dazu, die eigenen Vortragsfähigkeiten zu verbessern, indem es während der Präsentation mithört und Tipps zu Sprachgeschwindigkeit, Wortwahl einblendet oder den übermäßigen Gebrauch von Füllwörtern anmerkt.

Kriegt der Nutzer auch genug Schlaf?

Datenabfragen lassen in Excel dank Künstlicher Intelligenz in natürlicher Sprache formulieren. (Bild: Microsoft)
Datenabfragen lassen in Excel dank Künstlicher Intelligenz in natürlicher Sprache formulieren. (Bild: Microsoft)

Mit KI aufgewertet wird auch MyAnalytics, ein Analyseprogramm für die eigene Arbeitsweise, das bei Office 365 im Hintergrund läuft. Das Tool beobachtet den Nutzer bei der Arbeit und analysiert seine Arbeitsmuster in den vier Kernbereichen Fokus, Wohlbefinden, Netzwerk und Zusammenarbeit. Die Ergebnisse sind in einem persönlichen Dashboard und wöchentlichen E-Mail-Übersichten einsehbar, auf die nur der Nutzer selbst Zugriff hat. Nun soll MyAnalytics in Outlook eingebunden werden, um Tipps für die Strukturierung des Arbeitsalltags zu liefern und darauf aufzupassen, dass keine schlechten Gewohnheiten einreißen, wie beispielsweise das nächtliche Abarbeiten von E-Mails.

Mit Project Cortex kommt der erste neue Service seit der Vorstellung von Microsoft Teams in Office 365. Das Tool verwendet KI, um ein Wissensnetzwerk zu erstellen, das die Daten im Unternehmen analysiert und automatisch in verschiedene Themen kategorisiert, zum Beispiel „Projekte“ oder „Kunden“. Das passiert, indem Project Cortex Inhalte die in verschiedenen Dokumenten und Formaten verstreuten Inhalte in eine interaktive Wissensdatenbank einbringt, um dort Dokumente zu analysieren und mit Metadaten zu versehen. Ziel der Übung ist, relevantes Wissen aus den verschiedenen Bereichen den Mitarbeitern in Form von Themenkarten oder Themenseiten zur Verfügung zu stellen, und zwar in den Anwendungen, die sie täglich verwenden. Damit soll das im Unternehmen lagernde Wissen zugänglicher und einfacher nutzbar werden.

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