Wie sich hybride Arbeit besser organisieren lässt
Büroräumlichkeiten haben angesichts der Flexibilisierung der Arbeit einen schweren Stand: Sie müssen einerseits genügend Arbeitsplätze bieten, andererseits von den Kosten her im Rahmen bleiben. Workplace-Management-Tools können hier helfen.
Zwei von drei Arbeitenden möchten in Vollzeit remote arbeiten, 32 Prozent wünschen sich ein hybrides Arbeitsumfeld. Das zeigte FlexJobs in einer im August 2022 durchgeführten Studie. Es ist somit kein Geheimnis, dass hybride Arbeit gekommen ist, um zu bleiben. Die Schwierigkeit hierbei: Unternehmen wissen häufig nicht genau, wie viele Mitarbeitende tatsächlich ins Büro kommen. Daher verfügen sie über große Büroflächen, welche unvermeidlich zu hohen Kosten führen. Wie schafft man es also gleichzeitig, Büroflächen optimal zu nutzen und das Büro so zu gestalten, dass sich Mitarbeitende wohlfühlen und produktiv sind? Hier sind fünf hilfreiche Tipps.
1Koordinative Unterstützung durch Workplace-Management-Tools
Eine Arbeitsplatz-Management-Software hilft Unternehmen, hybride Arbeit möglichst effizient und effektiv zu gestalten. Mit einer solchen App können Mitarbeitende schnell und einfach angeben, an welchen Tagen sie im Büro oder im Home-Office arbeiten wollen. Zudem können sie in wenigen Klicks einen Schreibtisch, Meeting-Raum oder Parkplatz buchen. Im digitalen Tool sehen sie zusätzlich die Buchungen ihrer Kolleg:innen in Echtzeit. Das erleichtert nicht nur die individuelle Wochenplanung, sondern auch die Koordination gemeinsamer Office-Tage oder persönlicher Meetings. Und das Beste daran? Wenn Unternehmen koordinierte Hybride Arbeit nutzen, steigert dies nachweislich die Zufriedenheit der Belegschaft um 20 Prozent und ihre Produktivität sogar um bis zu 40 Prozent.
2Büronutzung optimieren und Kosten senken
Mit Hilfe der Analyse-Funktion in Workplace-Management-Tools erhalten Verantwortliche Einblicke in die Ressourcennutzung des Unternehmens und in die Wochenpläne ihrer Belegschaft. Anhand der Buchungsdaten können Workplace Manager:innen ableiten, wann welche Büroflächen wie stark ausgelastet sind. In Kombination mit automatisch erstellten Analysen aus dem Tool lässt sich folgern, ob bestimmte Bereiche umgestaltet werden sollten – beispielsweise von Einzelarbeitsplätzen zu Meeting-Räumen. Desweiteren erfahren Verantwortliche, ob sich Flächen reduzieren und Ressourcen einsparen lassen. Das führt zu einer erheblichen Senkung der Bürokosten von bis zu 30 Prozent.
3Auf Desk Sharing setzen
Reduzieren Unternehmen ihre Büroflächen, geht damit häufig auch die Einführung von Desk Sharing einher. Bei dieser Büroform hat nicht jedes Teammitglied einen fixen Arbeitsplatz, sondern man sucht sich jeden Tag aufs Neue aus, wo man sitzen möchte. Ohne richtige Tools oder ausreichende Planung wird das schnell chaotisch. Eine Workplace-Management-App vereinfacht diesen Prozess: Der Koordinationsaufwand beschränkt sich auf zwei Klicks pro Tag, um einen Schreibtisch zu buchen. Außerdem kann das ganze Unternehmen von den Vorteilen von Desk Sharing profitieren. Wenn es keine fixen Schreibtische gibt und daher immer unterschiedliche Kolleg:innen nebeneinandersitzen, kommt man mit mehr Mitarbeitenden ins Gespräch. Das führt zu einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag, erhöht den Informationsfluss und verbessert die Zusammenarbeit – eine Win-Win-Situation für Arbeitende und Arbeitgeber.
4Die richtigen Hilfsmittel erleichtern die Zusammenarbeit
Neben Arbeitsplatz-Management-Lösungen gibt es eine Reihe anderer Tools, die dabei helfen, das Büro attraktiver zu machen. Dazu gehören Kommunikationstools, die Mitarbeitende dabei unterstützen, (a)synchron zu kommunizieren oder hybride Meetings abzuhalten. Sind alle wesentlichen Unternehmensdaten in der Cloud gesichert, haben Arbeitende jederzeit Zugriff auf die nötigen Dokumente. Das macht den Arbeitsprozess effizienter und schneller. Auch Projektmanagement-Tools erleichtern die Zusammenarbeit: Haben einzelne Mitarbeitende einen zu hohen Workload, wird das für ihre Kolleg:innen mit Hilfe der Tools transparent. Sie können dann einspringen und sich gegenseitig entlasten. Dies erleichtert auch die Rückkehr ins Büro, da langwierige Abstimmungsprozesse face-to-face obsolet werden. Dadurch können Mitarbeitende die Tage im Büro besser nutzen, da sie mehr Zeit haben, produktiv zusammenzuarbeiten oder auch kreative Projekte gemeinsam anzugehen.
5Den passenden Führungsstil finden
Obwohl die Verwendung verschiedener digitaler Tools sich häufig stark auf die Attraktivität von Büros auswirkt, sollte man keinesfalls wichtige Soft Skills vernachlässigen, von transparenter Kommunikation bis zu guter Führung. Den passenden Führungsstil zu finden ist in jedem Unternehmen wichtig, insbesondere aber in solchen, in denen Mitarbeitende nicht immer vor Ort im Büro arbeiten. Bei dieser hybriden Arbeitsform ist es für Führungskräfte häufig schwierig nachzuvollziehen, wann und wie viel die Belegschaft arbeitet. Dadurch kommt es schnell zu Mikromanagement, einem Führungsstil, bei dem Vorgesetzte jeden Arbeitsschritt bis ins kleinste Detail überprüfen. Das führt auf Seiten der Arbeitenden oft zu Stress, Demotivation oder sogar Kündigungen. Um diese negativen Folgen zu vermeiden, sollten Manager:innen einen Führungsstil annehmen, bei dem die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Mittelpunkt stehen. Nur so bleiben Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig.
Erfolgreich dank zufriedener Belegschaft
Zu wissen, wer wann von wo aus arbeitet, hat sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte positive Auswirkungen. Während Arbeitende aufgrund der erhöhten Flexibilität zufriedener und produktiver sind, können Unternehmen von Effizienz und Planungssicherheit profitieren. Die koordinierte hybride Arbeit wird daher immer beliebter und macht aus zunächst gezwungenermaßen verlassenen Büros wieder attraktive Arbeitsplätze und einen Ort der Kollaboration. Damit die Rückkehr ins Büro so reibungslos wie möglich abläuft und koordinierte hybride Arbeit erleichtert wird, sollten Führungskräfte auf verschiedene Tools und Methoden vertrauen. In Kombination mit einem personenzentrierten Führungsstil beschreiten Unternehmen damit den Weg in die Zukunft der Arbeitswelt.
