Wie die Arbeit von dezentralen Teams funktionieren kann

Die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern eines Teams, die nicht jeden Tag im selben Büro arbeiten, ist nicht gerade trivial. „Der Teufel steckt im Detail“, sagt Vincent Kok, Engineering Manager bei Trello, und hat einige Tipps für das dezentrale Teamwork parat.

Ob wir es wollen oder nicht, wir werden aus vielen guten Gründen mit dem Gedanken anfreunden müssen, dass das Wort „Büro“ in absehbarer Zeit nicht dasselbe bedeuten wird wie bisher. Digitale Arbeit gibt uns die Möglichkeit, räumlich unabhängig zu arbeiten, und wenn die Voraussetzungen dafür vom Arbeitgeber richtig gesetzt werden, wird sie viele Vorteile für alle Beteiligten bringen. Das Fraunhofer IESE hat dieses Jahr hierzu sogar ein Pilotprojekt gestartet mit dem Ziel, die Arbeit im Homeoffice so selbstverständlich zu machen wie die tägliche Fahrt ins Büro. 

Die Zeit der dezentralen Arbeit hat begonnen.

Bei Trello, dem Arbeitgeber von Vincent Kok, macht der Anteil der Arbeitnehmer, die hauptsächlich außerhalb der eigenen Büroräume arbeiten, inzwischen 60 Prozent aus. Trello ist Hersteller der gleichnamigen Plattform für agile Zusammenarbeit und hat seinen Hauptsitz in New York. Trello wurde vor zwei Jahren von Atlassian übernommen, einen ähnlich positionierten Anbieter mit Sitz im australischen Sydney. Vincent Kok selbst sitzt in New York und Holland und ist als Engineering Manager auch für Europa zuständig.  

Wir sind bereits soweit

„Für die meisten hat die Ära der dezentralen Arbeit bereits begonnen“, sagt Kok. Sei es, weil immer mehr Firmen Homeoffice-Regelungen einführen, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Niederlassungen derselben Firma oder mit externen Partnern intensiviert wird, oder einfach, weil Mitarbeiter die Möglichkeit wahrnehmen, von unterwegs aus zu arbeiten. 

„Etwa 84 Prozent unserer Bewerber wollen ‚remote‘ arbeiten“, sagt Vincent Kok. Was sie auf den Geschmack gebracht hat, sind die vielen Vorteile, die für beide Parteien dadurch möglich werden. Für die Arbeitnehmer ist es die persönliche Flexibilität, die Nähe zur Familie und die Vermeidung eines Pendler-Daseins. Arbeitgeber profitieren von der höheren Produktivität, die nachgewiesener Maßen mit dem Homeoffice einhergeht, wenn die Mitarbeiter die Arbeit leichter nach ihrem Gusto einrichten und Ablenkungen ausblenden können. Zudem kommt das Unternehmen auf diese Weise einfacher an Spezialisten heran, die sich nicht räumlich verändern wollen. 

Gleiche Voraussetzungen für alle

„Damit es mit der Zusammenarbeit klappt, sollten für alle Beteiligten dieselben Voraussetzungen geschaffen werden“, betont Kok, und das beginnt bei den Basics. Dazu gehören eine schnelle Internet-Verbindung, die auch Videokonferenzen problemlos handhaben kann, sowie eine gut eingerichtete Arbeitsumgebung mit Schreibtisch und ebenso guter Kamera, Mikrofon und Beleuchtung. Hinzu kommen feste Kernarbeitszeiten, an denen alle Team-Mitglieder erreichbar sind. 

Chat-Tools ersetzen im Tagesgeschäft das persönliche Gespräch.

Die zweite Voraussetzung sind die richtigen Werkzeuge, über die eine Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit möglich ist. „Chat-Tools ersetzen im Tagesgeschäft das persönliche Gespräch“, sagt Kok. Für richtige Live-Gespräche sollte am besten die Möglichkeit von Video-Telefonie und Videokonferenzen gegeben sein. Sie ist zugleich Voraussetzung für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Plänen, die über entsprechende Plattformen gegeben sein sollte. Ist das der Fall, wird der eigene Computer zum Ersatz für die Büroumgebung. 

Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit sollte bei dezentralen Teams mit den richtigen Tools möglich gemacht werden. (Bild: Trello)
Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit sollte bei dezentralen Teams mit den richtigen Tools möglich gemacht werden. (Bild: Trello)

Auf die richtige Haltung kommt es an

Dezentrale Arbeit setzt allerdings auch eine Kultur voraus, die den neuen Arbeitsbedingungen gerecht wird. Laut Vincent Kok basiert diese auf drei Säulen: Vertrauen, Verbundenheit und Empathie. Für den Aufbau von gegenseitigem Vertrauen haben sich bei Trello vier verschiedene Maßnahmen bewährt.
→ Die erste besteht in der Auswahl der richtigen Leute. Wenn ein Team-Mitglied ein grundsätzliches Problem mit der dezentralen Arbeit hat, landet er/sie schnell im Abseits.
→ Die Fokussierung auf das Ergebnis statt auf Präsenz und ziellose Aktivität bringt das gesamte Team weiter und sollte auch für jeden Einzelnen im Mittelpunkt stehen.
→ Eine gute Team-Leitung und richtiges Management ist für dezentrale Teams genauso wichtig wie für Teams, die im selben Büro zusammensitzen. Deswegen sollten auch übergeordnete Manager für die Team-Mitglieder sichtbar und auf demselben Weg erreichbar sein.
Transparenz in der Kommunikation macht Entscheidungen innerhalb des Teams und an übergeordneter Stelle mit Team-Mitgliedern nachvollziehbar und liefert den Kontext für das erwartete Ergebnis. 

Persönliche Treffen machen immer noch Sinn, müssen aber nicht täglich sein.

Verbundenheit und Empathie werden mit einer ganzen Reihe von Maßnahmen erreicht.
→ Zu Beginn steht das „Onboarding„, also eine richtige Einführung neuer Mitglieder in das Team und den Gepflogenheiten der gemeinsamen Arbeit.
Regelmäßige Gruppengespräche und Abstimmungen sorgen für Transparenz und klare Ansagen. Agile Teams stimmen sich in der Regel täglich als Gruppe ab.
Echte Zusammenkünfte, an denen nicht nur gearbeitet oder nur über die Arbeit gesprochen wird, schaffen persönliche Beziehungen und fördern die gegenseitige Hilfsbereitschaft und den Teamgeist. 

Zu guten Letzt empfiehlt Vincent Kok, die Leitlinien und Grundsätze eines Unternehmens für dezentrale Teams besonders hervorzuheben und präsent zu machen. Transparenz, Teamwork und Kundenorientierung wären zum Beispiel Prinzipien, für die sich jedes Unternehmen – und damit auch jedes Team – erwärmen können sollte. 

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