Einführung von Collaboration-Tools: Unternehmen müssen besser werden

Besserer Zusammenhalt, mehr Wissensaustausch, effizienteres Arbeiten, motivierte Beschäftigte – sogenannte Collaboration-Tools haben viele positive Eigenschaften. Doch gerade bei der Einführung dieser Zusammenarbeitslösungen beziehen Betriebe ihre Beschäftigten zu selten mit ein.

Bei der Umsetzung einer Socia-Collaboration-Initiative werde zu wenig kommuniziert, bemängeln Beschäftigte. (Quelle: Deutsche Social Collaboration-Studie 2019)

Fast zwei Drittel (65,4 Prozent) der Befragten der 4. Deutschen Social-Collaboration-Studie sind mit der Implementierung moderner Kommunikationstechnologien bei ihrem Arbeitgeber unzufrieden. Ihr Vorwurf: Die konkreten Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter seien nicht ausreichend berücksichtigt worden und die Mitarbeiter hätten zu wenig Zeit gehabt, sich mit den Tools auseinanderzusetzen. Firmen hätten zudem bei der Umsetzung mehr Wert darauf gelegt, dass die Unternehmensleitung die Social-Collaboration-Tools „explizit befürwortet und unterstützt“. Gerade wenn es um die Umsetzung neuer Technologien für optimalere Zusammenarbeit geht, verpassen Unternehmen also genau das: das Miteinander.

Dabei wird unentwegt darauf hingewiesen, wie sensibel und wichtig der Change-Management-Prozess ist, zu dem auch die Einführung neuer Collaboration-Lösungen wie Trello, Slack, Siemens´ Circuit oder die Avaya Cloud zählt. Die Überrumpelungstaktik bringt keinen Erfolg, darüber ist man sich in der Expertenwelt einig. Ohne Erläuterungen fehlt vor allem den Arbeitenden beim Veränderungsprozess die Orientierung. Laut der Studie, die die TU Darmstadt zusammen mit der Unternehmensberatung Campana Schott jährlich seit 2016 durchführt, ist Change Management insbesondere dann erfolgreich, wenn alle Maßnahmen gemeinsam abgestimmt mit einem ganzheitlichen Ansatz durchgeführt werden.

Dies gelte insbesondere für die „Firstline-Worker“, die im direkten Kundenkontakt, in der Produktion oder Fertigung tätig seien. Dort bestehe enormer Nachholbedarf, allein schon dadurch, dass man sie als weitere Berufsgruppe neben den „Information Workern“ sehe, die vorwiegend im Büro tätig seien. Anträge stellen, Teams koordinieren und untereinander kommunizieren, bei solchen Prozesse würden die Firstliner gerne vergessen.

Wo Unternehmen Abläufe optimieren müssen

Die Einführung von Collaboration-Tools müsse langfristig angelegt und sinnvoll in die bestehende Organisation eingegliedert werden. Zeitlich spricht die Studie von 1 bis 2 Jahren bei mittelständischen Betrieben und 2 bis 4 Jahren bei Konzernen. Die Studie subsumiert mitunter das, was die Befragten bemängeln: Zwar müssen nicht ausnahmslos alle Beschäftigte am Prozess beteiligt werden. Es gehe aber darum, die Bedürfnisse aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in für den Arbeitsalltag relevanten Use Cases zu definieren und zu berücksichtigen.

Die digitale Unternehmenskultur hat viele Facetten und ein riesiges Potenzial für Betrieb und Beschäftigte. (Quelle: Deutsche Social Collaboration-Studie 2019)

Es ist verständlich, wenn Unternehmensleitungen mit dem digitalen Wandel den Druck verspüren, schnell handeln zu müssen. Doch gerade wenn es um Tools geht, die die Belegschaft näher zusammenbringen sollen, sollten sie sich Zeit nehmen und Beschäftigte mit einbeziehen. Der Konsumgüterhersteller Henkel etwa macht das gerade bei der digitalen Transformation im Allgmeinen: Mit der globalen Fortbildungsinitiative „Digital Upskilling“ bringt der Konzern 53.000 Beschäftigte auf den neuesten Stand – wohlorganisiert, auch wenn das Tempo der Digitalisierung insgesamt eine Herausforderung sei. Auch bei Porsche krempelt man für die Digitalisierung die gesamte Firmenkultur um und holt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter explizit ab. Für die Umsetzung einer Collaboration-Initiative, einem Teilbereich der digitalen Veränderung im Betrieb, sollte nichts anderes gelten.

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Problematisch für die Anbindung der Firstline Worker ist die derzeit geringe Möglichkeit, mit privaten Geräten auf die Social-Collaboration-Tools des Unternehmens zuzugreifen. Nur 22,9 Prozent könnten das private Smartphone oder Tablet nutzen, um sich auszutauschen, und nur etwas mehr als 27 Prozent hätten die Möglichkeit, mit dem privaten PC die Kommunikationstools zu bedienen. Die Bereitschaft der Firstline Worker jedenfalls, ihre privaten Geräte auch beruflich zu nutzen, sei sehr hoch (70 Prozent).

Collaboration-Tools tun das was sie sollen: Zusammenarbeit auf allen Ebenen fördern

Der Aufwand, alle miteinzubeziehen kann sich lohnen. „Je besser die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt wurden, desto höher sind die Zufriedenheit und Arbeitseffizienz der Befragten“, lautet ein Fazit der Collaboration-Studie. Die vernetzte und digitale Zusammenarbeit im Unternehmen jedenfalls schafft laut den Autoren einen vielfältigen Mehrwert, der sich mit den Zielen vieler Collaboration-Initiativen deckt.

Digital zusammenrücken ist der am deutlichsten spürbare Effekt einer Social-Collaboration-Initiative. (Quelle: Deutsche Social Collaboration-Studie 2019)

Etwa 43 Prozent der Befragten bestätigten eine Veränderung der Unternehmenskultur, die je digitaler desto besser werde. Nahezu jeder zweite Befragte (48,7 Prozent) sagte, dass er eine Zunahme der Zusammenarbeit in Teams und Abteilungen wahrnehme. Im Zusammenhang mit der Innovationskraft im Unternehmen sahen über drei Viertel der Befragten Vorteile im Einsatz eines so genannten Enterprise Social Intranet (ESN). 75,3 Prozent nutzen das ESN intensiv und gaben an, dass dadurch Innovationen innerhalb einer Fachabteilung gefördert werden. 75,4 Prozent gaben zudem an, dass auch abteilungsübergreifend gelte.

Collaboration-Tools steigern die Motivation der einzelnen Mitarbeiter, so die Studienautoren.

Für die Studienautoren sind Collaboration-Tools enorm wichtig, um die Motivation der einzelnen Mitarbeiter zu steigern. Sie sehen darin die Grundlage, sich besser kennenzulernen, voneinander zu lernen und enger zusammenarbeiten zu können. Motivationsstudien zeigen immer wieder, dass daraus eine Innovationskraft entstehen kann, die sich auf die Beschäftigten überträgt und sie anspornt, gern gute Arbeit zu leisten. Am Ende profitiert davon auch das Unternehmen.

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