Wie hybride Arbeit den Bedarf an Büroräumen verändert

Die Flexibilisierung des Arbeitsorts zwischen Büro, Homeoffice und unterwegs stellt auch Anbieter von Büroräumen vor neue Herausforderungen. Kundenorientierung, Kreativität und Flexibilität sind bei ihnen ebenso angesagt wie bei ihren Kunden.

„Büroarbeit, so wie wir sie mal kannten, ist eigentlich schon vorbei“, sagt Stefanie Lürken, Sales Vide President für den deutschsprachigen Raum bei IWG, im Markt besser bekannt unter dem Markennamen Regus. Der langjährige Marktführer unter den Office-as-a-Service-Anbietern musste sich im letzten Jahrzehnt mit aggressiven Konkurrenten wie WeWork auseinandersetzen, die die Coworking-Welle entscheidend prägen konnten. Mit „Spaces“ präsentierte IWG vor einigen Jahren erfolgreich ein eigenes Coworking-Konzept und mischt seitdem auch in dieser Szene aktiv mit. 

Auch wenn Coworking laut Lürken nur etwa ein Viertel der von IWG angebotenen Büroflächen ausmacht, das Geschäft hat sich geändert – nicht erst seit Corona. Laut einer Studie, die IWG im Frühjahr 2019 herausgab, waren die Auswirkungen der Flexibilisierung der Arbeit bereits damals deutlich zu spüren. Das hybride Arbeitsmodell, das heute in aller Munde ist, also die Verteilung der Arbeitszeit zwischen Büro, Homeoffice und unterwegs, zeichnete sich als nächster Entwicklungsschritt ab.

Braucht es einen festen Arbeitsplatz?

Die Umfrage unter 15.000 Führungskräften weltweit brachte zu Tage, dass die 62 Prozent der befragten Unternehmen Regelungen zum Thema flexible Arbeit hatten, wobei Deutschland mit 80 Prozent den Spitzenplatz belegte. Die Motivation hierfür war ebenso eindeutig: 85 Prozent der befragten Unternehmen bestätigten, dass die Flexibilisierung ein Plus an Produktivität nach sich zog. 

Flexibilität ist denn auch für Stefanie Lürken das Gebot der Stunde, wenn sie heute Kundenwünsche erfüllen will. So etwas wie Lösungen „von der Stange“ gibt es mittlerweile selten. „Früher haben wir Kunden empfangen und ihnen unser Portfolio gezeigt, heute gehen wir zuerst in de Dialog und hören uns genau an, was sie brauchen“, sagt Lürken. „Muss es überhaupt ein fester Arbeitsplatz im Büro für alle Mitarbeitenden sein oder reicht einigen erstmal einfach eine Membership Card?“ Letztere erlaubt ihren Haltern, die Coworking-Spaces der Regus-Filialen weltweit zu nutzen.

Die Personalabteilung mischt heute stärker mit

Gespräche mit Kunden laufen heute grundsätzlich anders. „Büroraum ist inzwischen ein Consulting-Thema geworden“, sagt Lürken. „Wir nehmen uns mit einigen Unternehmen auch sehr viel Zeit, weil sie selbst gerade dabei sind für sich herauszufinden, wie sie ihre Arbeit organisieren wollen.“ Auch die Zusammensetzung der Ansprechpartner habe sich sich in den letzten Jahren gewandelt. In den Meetings seien heute häufig auch Personalverantwortliche anwesend.

Unternehmen wollten dabei ihren Mitarbeitenden meistens drei verschiedene Optionen anbieten: Homeoffice, Arbeit in der Zentrale (oft nur für Meetings) und schließlich Orte, wo sie sich mit Kollegen treffen und produktiv zusammenarbeiten können. Letztere müssten auch nicht immer in der Firmenzentrale mitten in der Stadt, sondern eher in der Nähe des Wohnorts der Mitarbeitenden liegen. „Wir gehen inzwischen soweit, zu diesem Zweck neue Flächen anzumieten und bieten auch diese Option für Kunden an“, sagt Stefanie Lürken. 

Kleinere Städte profitieren vom Trend

Das hat zur Folge, dass die Zahl der Standorte bei Regus permanent wächst. Da die Zusammenarbeit im Team wichtiger wird als die Anwesenheit aller Mitarbeitenden in der Firmenzentrale, entwickeln immer mehr Firmen eine räumlich dezentrale Struktur. Stefanie Lürken kennt Kunden, die ihre Standorte abteilungsweise einrichten – Geschäftsleitung und Verkauf an einer repräsentativen Adresse in der Innenstadt, Marketing und IT abseits der Stadtmitte, die Produktion womöglich in einer Kleinstadt in der Nähe. 

Diese Vorgehensweise löst für so manches Unternehmen auch das leidige Fachkräfteproblem, weil es dadurch die unattraktive Lage seines Stammbetriebs (irgendwo in der Provinz abseits der hippen Ballungsräume) ausgleichen kann. „Ich rechne auch damit, dass Randgebiete und kleinere Städte von diesem Trend profitieren werden“, sagt Lürken. 

Angst davor, dass der Homeoffice-Trend das Geschäft von Unternehmen wie IWG schaden könnte, hat sie keine. Eher rechnet sie mit dem Gegenteil. „Arbeitsraum transformiert sich immer mehr von einem Immobilien- zu einem Servicegeschäft, weswegen es auch immer häufiger die Dienste von Firmen wie IWG braucht“, sagt Lürken. „Ich rechne damit, dass es auf eine Koexistenz mit den Immobilienfirmen und einer engeren Zusammenarbeit mit Büroausstattern hinausläuft.“