Wie Künstliche Intelligenz verbal kommuniziertes Wissen nutzbar macht

Die KI-Plattform des Berliner Startups Tucan.ai aggregiert unternehmensweit vorhandenes Wissen und erweitert die so erstellte Wissensbasis mit jeder Besprechung, die sie protokolliert.

Jahr für Jahr wachsen die digital gespeicherten Daten auf unvorstellbare Mengen an. In 2023 sollen es weltweit 126 Zettabyte werden – 123 Billionen Terabyte. Den meisten Speicherplatz belegen Multimedia-Dateien wie Videos, Tonaufnahmen und Bilder. In fast allen Daten steckt irgendeine Form von Wissen, doch in der aktuellen Form ist es kaum verwertbar. Im Verhältnis zur Gesamtdatenmenge ist die Menge an Inhalten, die Wissen über ein bestimmtes Thema in konzentrierter Form beinhalten, relativ gering. 

Ein Großteil des für Unternehmen relevanten Wissens ist in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert

Seit jeher zerbrechen sich Informatiker die Köpfe darüber, wie aus gespeicherten Daten verwertbare Informationen und Wissen extrahiert werden können. Denn die Extraktion von Wissen aus unstrukturierten Daten wie Textdateien, E-Mails oder Besprechungsaufzeichnungen ist mühsam und aufwändig, zumindest wenn es auf traditionelle Weise passiert, nämlich über menschliche Arbeit. Hinzu kommt, dass ein Großteil des Wissens, das für Unternehmen relevant ist, nicht auf Datenträgern, sondern in den Köpfen ihrer Mitarbeiter gespeichert ist und nur verbal weitergegeben wird. 

Automatisch protokollierte Besprechungen

Künstliche Intelligenz hat dieser Aufgabe eine neue Perspektive gegeben – und vielen Startups eine neue Chance. Eines davon ist das Berliner Unternehmen Tucan.ai. Unterstützt durch Geldgeber und Pilotkunden wie Telefónica, die Investitionsbank Berlin, Axel Springer und Porsche brachte Tucan.ai vor einiger Zeit seine gleichnamige KI-Plattform auf den Markt, die verbal kommuniziertes Wissen digital verfügbar und durchsuchbar macht.

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Die als erstes realisierte Komponente der Tucan.ai-Plattform war eine Software, die Besprechungen protokolliert und zusammenfasst. Sie erkennt die unterschiedlichen Sprecher, transkribiert das Gespräch, fasst es zusammen und gib die zugrundeliegende Agenda wieder. Erkannt werden von der Software, dank eines gezielten Trainings der KI-Algorithmen, auch organisationsspezifische Fachausdrücke, Dialekte und individuelle Spracheigenschaften. 

Auch das Interview mit Lukas Rintelen wurde über Tucan.ai aufgezeichnet und die Transkription war um einiges besser die gängiger Videokonferenz-Produkte. Die daraufhin vom System verfasste Inhaltsangabe und die Zusammenfassung in Stichpunkten gab den Inhalt des Gesprächs korrekt wieder.
Auch das Interview mit Lukas Rintelen wurde über Tucan.ai aufgezeichnet und die Transkription war um einiges besser die gängiger Videokonferenz-Produkte. Die daraufhin vom System verfasste Inhaltsangabe und die Zusammenfassung in Stichpunkten gab den Inhalt des Gesprächs korrekt wieder.

Als Trainingsdaten kommen aus dem Datenbestand des jeweiligen Unternehmens. Dazu gehören fachspezifische Informationen über die eingesetzten Technologien, Geschäftsprozesse und Produkte sowie Gesprächsaufzeichnungen. Im Fall eines Kunden aus der Marktforschung zum Beispiel waren es Aufzeichnungen von Telefoninterviews und Fokusgruppen-Gespräche sowie schriftlich beantwortete Fragebögen.

Unternehmenssilos einreißen

Tucan.ai baut auf diese Weise ein Wissensarchiv auf, in dem auch interne und externe Datenbanken integriert werden können. Ist das System im Regelbetrieb, wird es durch die Protokollierung von Besprechungen und Videokonferenzen weiterhin kontinuierlich mit Wissen „gefüttert“. So steht relativ bald sowohl das von der Tucan.ai-Plattform aufgezeichnete, verbal kommunizierte Wissen in Schriftform zur Verfügung, als auch jenes, das in den Datensilos der verschiedenen Abteilungen gespeichert war. 

"Eigentlich verlagern wir nur den Speicherort: Vom individuellen Gehirn in die kollektive Datenbank", sagt Lukas Rintelen, CEO von Tucan.ai
„Eigentlich verlagern wir nur den Speicherort: Vom individuellen Gehirn in die kollektive Datenbank“, sagt Lukas Rintelen, CEO von Tucan.ai

Die Mitarbeiter können nun nach Informationen aus bestimmten Meetings suchen, aber auch besprechungsübergreifend recherchieren und dabei Informationsquellen wie das unternehmenseigene Content Management System oder das CRM-System nutzen. Sie geben ihre Frage ein und erhalten eine ausführliche Antwort, die das gesamte Wissen der Organisation einbezieht. 

„Unternehmensinterne Silos brechen dadurch auf und es zeichnen sich Entwicklungen ab, die vorher unsichtbar waren“, sagt CEO Lukas Rintelen, der gemeinsam mit Florian Polak und Michael Schramm Tucan.ai gründete. „Eigentlich verlagern wir nur den Speicherort: Vom individuellen Gehirn in die kollektive Datenbank. Auf diese Weise kann Wissen innerhalb einer Organisation skaliert werden.“

Datensicherheit als Fundament

In jedem Unternehmen gibt es allerdings auch viele Arten von Informationen, die nicht für jedermanns Augen sind. Um dies sicherzustellen, ist Tucan.ai mit einem granularen Zugriffsrechtesystem ausgestattet, das unternehmensspezifisch nach Tätigkeiten, Rollen oder einzelnen Personen zugeschnitten werden kann. 

Für einen großen Konzern hat Tucan.ai die Software beispielsweise so konfiguriert, dass nach einem Gespräch nur die Executive Summary zur Verfügung steht. Ein Transkript steht organisationsintern nicht zur Verfügung. Für Enterprise-Kunden aus der Marktforschung, die zum Teil mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, hat das Startup ein Codierungs-Werkzeug implementiert, das die organisationsinternen Datensicherheitsrichtlinien präzise abbildet.

Diese Eigenschaft sowie die Tatsache, dass die Daten im Unternehmen selbst oder in einem deutschen Rechenzentrum DSGVO-konform gehostet werden können, macht Tucan.ai sowohl für Großunternehmen als auch für Behörden interessant. „Unsere Server stehen in Frankfurt, sodass Kundendaten in Deutschland bleiben. Wenn es unsere Kund:innen verlangen, installieren wir Tucan.ai zudem on-premise. Auf diesem Weg verlassen die Daten nicht einmal das eigene Unternehmen“, sagt CTO Michael Schramm.

Laut Lukas Rintelen nutzen Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor die Plattform aufgrund ihrer Datenschutzvorkehrungen und ihrer Individualisierbarkeit. Zudem wurde das Startup Anfang Juni in das von PUBLIC Deutschland initiierte Startup-Programm GovStart aufgenommen. 

Unabhängige Studien über die durch den Einsatz der Tucan.ai-Plattform erzielten Vorteile für Unternehmen, gibt es laut Rintelen noch nicht. Der Werbeslogan „Verzehnfachen Sie Ihren Firmen-Output ohne mehr Arbeit!“, basiere jedoch auf einer echten Aussage, nämlich des oben erwähnten Kunden aus der Marktforschung.

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