vOffice und ELLY: Zusammenarbeit jenseits der großen Plattformen

Es muss nicht immer die Cloud-Plattform eines US-Anbieters sein, wenn es um digitale Zusammenarbeit und Kommunikation geht. Auch deutsche Anbieter haben interessante und DSGVO-kompatible Lösungen zu bieten.  

Dank Corona haben Videokonferenz- und Collaboration-Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams einen enormen Boom erlebt, doch nicht jedes Unternehmen will oder darf seine Kommunikation über einen US-Anbieter abwickeln. Zum einen unterstehen diese letztlich dem US-Gesetzgeber und seinen Sicherheitsgesetzen, zum anderen hat der Europäische Gerichtshof  diesen Sommer das Datenaustausch-Abkommen zwischen EU und USA zum gekippt und damit rechtliche Fragen aufgeworfen. 

Besonders Unternehmen aus dem Finanz- und Rechtswesen unterliegen hierzulande strengen Datenschutzbestimmungen. So ist es kaum verwunderlich, dass aus diesem Umfeld alternative Lösungen angeboten werden, die auf die strenge Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bedacht sind. Zwei davon möchten wir ihnen vorstellen. 

vOffice

vOffice des Berliner Kanzleisoftware-Herstellers RA-Micro ist eine Videokonferenz-Lösung für die interne und externe Unternehmenskommunikation und -organisation. Zentrales Merkmal von vOffice ist, dass die Kommunikation Peer-to-Peer erfolgt, also direkt zwischen den Geräten der beteiligten Gesprächspartner, ohne eine zentrale Plattform wie Zoom oder Webex. Die Kommunikation ist dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt und wird, DSGVO-konform, über eine Infrastruktur mit Servern innerhalb der EU geleitet. Zur Ausstattung von vOffice gehört:

• Videotelefonie und Videokonferenzen mit maximal fünf Teilnehmern inkl. Präsentation mit Bildschirmfreigabe. 
• Videocall-Management mit Timer und Terminplaner.
• Warteraum für eingeladene Besucher, individuell gestaltbar.
• Ein interaktives Organigramm (nach Abteilungen) mit dem Verfügbarkeitsstatus der vOffice-Nutzer (online, beschäftigt, im Gespräch oder außer Haus) sowie den Standort (Büro oder Homeoffice).
• Chat und direkter Datei-Transfer zwischen den Teilnehmern (ohne Zwischenspeicherung auf Servern).
• Ein Info-Board („Schwarzes Brett“) für Aushänge mit Unternehmensinformationen. 

Teilnehmer von Videocalls (auch externe) können dabei während des Gesprächs hinzugefügt werden. Eine Aufzeichnungsfunktion ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht vorgesehen. vOffice ist nach einem kurzen Registrierungsprozess auf dieser Seite sofort nutzbar. Über den Admin-Account lassen sich die Rechte der einzelnen Nutzer sowie das Sicherheitsniveau einstellen. Beispielsweise besteht die Möglichkeit einer Benutzeranmeldung über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. 

vOffice braucht auf dem Desktop keine eigene Software, es kann mit allen gängigen Browsern genutzt werden. Für mobile Geräte steht jeweils eine App für iOS und Android bereit. Die Nutzungsgebühr liegt bei 1 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Für alle in Deutschland zugelassenen Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater ist vOffice kostenlos. Unternehmen aus der EU können vOffice 30 Tage kostenlos testen.

ELLY Server

Eine komplette Private Cloud mit vielen Open-Source-Anwendungen bietet das Münchner Startup Uniki mit seinem ELLY Server. Er vereint vollumfängliche Unternehmenssoftware für die Zusammenarbeit über die Cloud – unter Einhaltung der DSGVO-Vorschriften. Da der Server ohne externe Hilfe nach einer kurzen Einrichtungsprozedur einsatzbereit ist und ohne Wartung auskommt, dürfte er besonders für Kleinunternehmen und Kanzleien interessant sein. 

Der ELLY Server macht es auch den Arbeitenden im Homeoffice besonders einfach, indem er ohne eine VPN-Verbindung auskommt. Stattdessen können die Mitarbeiter verschlüsselt über eine eigene Webadresse auf den Server im Unternehmen zugreifen. Das System stellt eine Reihe von Cloud-Anwendungen für die digitale Zusammenarbeit bereit und verschlüsselt dabei automatisch die Nutzerdaten. Jegliche Informationen bleiben auch für den Hersteller verborgen.

Die erwähnten Anwendungen lassen sich über die Admin-Oberfläche recht einfach einrichten. Es handelt sich dabei um Open-Source-Produkte und deswegen fallen keine zusätzlichen Lizenz- oder Nutzungsgebühren an. Mit Seafile beispielsweise können Dateien verwaltet, synchronisiert und geteilt werden. Kopano ist eine kostenlose Alternative zu Exchange und Outlook für die E-Mail-Kommunikation. Für Videokonferenzen und Chat wurde RocketChat integriert. 

Darüber hinaus steht mit Wekan ein Tool zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit im Team und fürs Projektmanagement zur Verfügung. Auch eine Möglichkeit zum Aufbau eines unternehmenseigenen Social Intranet ist vorgesehen. Zudem ermöglicht ELLY auch die Installation von ERP- und CRM- Systemen sowie vielen anderen Software-Lösungen auf Open-Source-Basis.

Über die Benutzerverwaltung können Zugänge und Zugriffsrechte eingerichtet werden – ganz im Sinne der Datenschutzgrundverordnung. Zur besseren Datensicherheit und für den Fall, dass eine Festplatte ausfällt, werden die gespeicherten Daten innerhalb des Systems gespiegelt. Eine integrierte Backup-Software unterstützt die Datensicherung auf externen Speichermedien oder der Cloud.

Den ELLY Server gibt es in drei Konfigurationen, je nach Unternehmensgröße, ab 1.699,- Euro bei Conrad Electronics oder Amazon zu kaufen. Außerdem steht er zur Miete ab 39,- Euro im Monat über den ELLY Shop zur Verfügung.