Mit virtuellen Assistenten gegen die Meeting-Monotonie
Eigentlich soll ein Meeting informieren und schnell zu gemeinsamen Entscheidungen führen. Viele Treffen dieser Art erreichen aber genau das Gegenteil. Die Marktforscher von Gartner sehen in virtuellen Assistenten eine Möglichkeit, diese Monotonie und Wirkungslosigkeit zu durchbrechen.
Immer wieder die gleichen Treffen in den gleichen Räumen mit einem Beamer, der vom Laptop nicht erkannt wird, eine zähe Gesprächsrunde und ein halbgares Endergebnis, das ohne einen benannten Verantwortlichen ohne Wirkung im Tagesgeschäft bleibt. So laufen viele Meetings ab. Das liegt mitunter daran, dass die Zeit vor und nach der Gesprächsrunde meist wenig bis gar nichts mit dem Meeting zu tun hat.
„Unsere Kunden erzählen uns, dass diejenigen Teams, die ’synchronisiert‘ sind, bei einem Team-Treffen gleich in medias res gehen“, schreibt Gartner Research Driector Adam Preset in einem Blogbeitrag. „Es gibt keine verschwendete Zeit. Diese Teams können von der ersten Minute an komplexe Themen diskutieren und kritische Entscheidungen treffen.“
Der Informationsprozess ist asynchron
Den Grund dafür sieht Preset darin, dass diese Treffen unter anderen Voraussetzungen stattfinden. Normalerweise gibt es zwischen den Meetings und den anderen Collaboration-Tools keine Verbindung. Das aber führt laut Gartner dazu, dass sich die klassischen Frustrationsmuster einstellen und wertvolle Arbeitszeit einfach verschwendet wird.
Technologie allein reicht jedoch nicht aus. Zunächst müssten andere Faktoren stimmen: Anlass, Vorbereitung, Standards und natürlich auch entsprechende Verhaltensregeln sollten auf die Bedürfnisse des Treffens abgestimmt sein.
Preset empfiehlt zudem die Meetings abzuschaffen, in denen es nur darum geht, alle auf den gleichen Stand zu bringen. Es gebe andere Wege das zu erreichen, und das am besten kontinuierlich und vor allem asynchron.
Hier könnten moderne Technologien wie Workstream Collaboration die Phasen vor, während und nach dem Meeting zu begleiten. Workstream Collaboration Tools wie Slack, Cisco Spark oder Skype for Business bringen Echtzeit-Kommunikation in den digitalen Arbeitsplatz zusammen, um so die Produktivität der Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz zu steigern. Dadurch verliert das Meeting etwas von seiner Rolle als isoliertes Ereignis und fungiert dann eher als Meilenstein oder Kontrollpunkt für eine fortlaufende Arbeit.
Die Phasen vor, während und nach dem Meeting verbinden
Doch eben diese virtuellen Meeting-Assistenten sind derzeit noch in der frühen Phase und deswegen noch nicht sehr verbreitet. Gartner geht dennoch davon aus, dass bis 2020 in 60 Prozent der Meetings mit mehr als drei Teilnehmern digitale Assistenten zum Einsatz kommen werden, und zwar in jeder der drei Phasen.
Vor einem Meeting könnte ein solcher Assistent festlegen, wann ein Treffen nötig ist, etwa um einen Prozess neu zu justieren. Auch die Frage, welche Mitarbeiter an einem solchen Treffen teilnehmen sollten, würde das Tool dann mitentscheiden. Bei der Planung hilft eine Automatisierung, die Kalendereinträge der potentiellen Teilnehmer nach möglichen Zeitfenstern analysiert.
Während des Meetings kann eine mit künstlicher Intelligenz ausgestattete Spracherkennung die Unterhaltung in Text umwandeln, begleitendes Material hinzusteuern, Entscheidungen festhalten und an die betreffenden Personen weiterleiten.
Nach dem Meeting kann der Inhalt nicht nur verschriftlicht, sondern auch indexiert werden und so zu einer wiederverwendbaren und vor allem strukturierten Information umgewandelt werden. Diese virtuellen Assistenten könnten dann auch Follow-Ups ansetzen oder Erinnerungen an Teilnehmer oder anderweitig Betroffene weiterleiten.
Die entsprechenden Technologien und Produkte sind noch in einer frühen Ausbaustufe, betont Preset, doch ihr Nutzen sei schwer von der Hand zu weisen. Deswegen rät er Unternehmen, bei der Evaluierung neuer Formen von Meetings diese Assistenten mit einzubeziehen. Anwender sollten in kleineren Pilotprojekten oder Arbeitsgruppen diese Technologien erproben.
