Digitale Zusammenarbeit – Welche Tools eignen sich für welchen Zweck?

Collaboration-Tools, Social Intranet, Social Enterprise Networks – wer soll sich da noch auskennen? Lassen Sie sich vom Bullshit-Bingo der digitalen Kommunikation nicht verwirren. Artikulieren Sie lieber Ihr Anliegen und probieren Sie kostenlose Tools aus.

Wenn neue Technologien den Markt fluten, aber niemand so recht weiß, wie man die Produktgattungen eigentlich auseinander halten soll, schlägt die Stunde der Marketing-Menschen. Sie erfinden kryptische Begrifflichkeiten, die niemandem weiterhelfen. Diese Art Bullshit Bingo (laut Wikipedia „eine humoristische Variante des klassischen Bingo-Spiels“) ist derzeit beim Thema digitale Zusammenarbeit besonders verwirrend und aus Sicht der Anwender überhaupt nicht lustig.

Das Collaboration-Bullshit-Bingo hat einen Grund: Alles hängt mit allem zusammen.

Denn während immer mehr Anbieter mit Lösungen wie Slack, Microsoft Teams, Cisco Webex Teams, Trello, Zoom oder Google G Suite so genannte Collaboration-Lösungen, Enterprise Social Networks und Social Intranets auf den Markt werfen, wollen kleine Betriebe und große Konzerne gleichermaßen nur eines: die digitalen Technologien nutzen, um ihre Kommunikation und ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren.

Das eigene Anliegen artikulieren

Je nachdem, welches Problem genau die Unternehmen angehen wollen, brauchen sie Lösungen, die
– die Kommunikation innerhalb des Betriebs optimieren,
– die Zusammenarbeit an Projekten produktiver gestalten,
– den allgemeinen Informationsfluss innerhalb des Betriebs verbessern,
– die Einbindung externer Partner erleichtern,
– oder alles zusammen.

Spätestens hier wird langsam klar, warum die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit so viele Namen hat: alles hängt mit allem zusammen. Die Anbieter digitaler Kommunikationsmittel haben die Verknüpfungen erkannt und versuchen, auf ihren Plattformen die gesamte Kommunikationskette abzubilden. Das Resultat sind komplexe und vielschichtige Lösungen, mit denen mehrere Herausforderungen gebündelt angegangen werden können – vorausgesetzt, man hat als Anwenderunternehmen das eigene Anliegen richtig artikuliert und die Möglichkeiten einer Lösung sind verstanden worden.

Effektive interne Kommunikation

Ausgangsbasis bei den meisten Unternehmen ist die Erkenntnis, dass E-Mail nicht für jeden Zweck das ideale Kommunikationsmittel ist – obwohl sie nach wie vor das meistgenutzte Kommunikationsmittel im beruflichen Umfeld ist. Sie deckt die gesamte Kommunikationskette der geschäftlichen Korrespondenz ab, von der schnellen Abstimmung unter Kollegen über die externe Kommunikation mit Geschäftspartnern bis hin zum Datenaustausch. Doch ihr fehlt es an Effizienz, Unmittelbarkeit und Echtzeit, denn die E-Mail hat nach wie vor den Charakter von Korrespondenz – sie hat schließlich irgendwann in grauer Vorzeit den Brief- bzw. Fax-Wechsel ersetzt.

Für die Beschleunigung der internen Kommunikation haben sich Chat-Tools bewährt. Sie kommen ohne den Formalismus der Anrede/Signatur der E-Mail aus und simulieren bzw. ersetzen die kurze Nachfrage beim Kollegen nebenan. Chat-Tools verkörpern sozusagen den kurzen Dienstweg.

Gerade kleine Unternehmen, die mit dem internen Workflow unzufrieden sind, kommen mit den Gratis-Optionen von Tools wie Slack, Microsoft Teams, Skype, Zoom oder Google Hangouts recht schnell auf die Füße. Der Zusatznutzen besteht darin, dass sich damit verteilt arbeitende einzelne Personen oder Gruppen in Chats zusammenschließen können, fast so, als säßen sie gemeinsam am Tisch. Screen-Sharing und Videotelefonie (zum Beispiel bei Skype, Zoom und Google Hangouts) sorgen dafür, dass man sich wenn nötig auch sehen oder den Inhalt seines Bildschirms teilen kann.

Projektbezogene Zusammenarbeit

Eine einfache und effiziente Lösung für die projektbasierte Kommunikation und Zusammenarbeit ist Trello. Die webbasierte Projekt-Collaboration-Plattform, ebenfalls kostenlos in der Basisversion, organisiert die Teilaufgaben innerhalb eines Projekts nach ihrem Status (z.B. „Geplant“, „In Arbeit“, „Im Test“, „Erledigt“, etc.). Jede Aufgabe wird in einer multifunktionalen Karte aufgeführt und erläutert, in der auch Dokumente, To-Do-Listen, Termine, etc. gespeichert werden können und damit für das gesamte Projekt-Team verfügbar sind. 

Trello hat diese Karten zwar auch mit einer adressierbaren Kommentarfunktion ausgestattet, die ist aber eigentlich dafür da, sich im Kontext der jeweiligen Aufgabe abzustimmen und die Teammitglieder auf dem neuesten Stand zu halten. Auf straffe Deadlines und sich schnell ändernde Kundenwünsche kann man hier rasch reagieren und die Teams müssen sich damit nicht gegenseitig in einer Rundmail über neue Aufgaben informieren.

Um die erwähnte Erweiterung der Kommunikationskette mit richtigem Chat umzusetzen, lässt sich Trello in reinrassige Chat-Apps wie zum Beispiel Slack integrieren. Letztere ist übrigens als Chat-App gestartet und bietet mittlerweile Integrationen mit über 1.500 anderen Anwendungen. Die kostenlose Version bietet zehn solcher Integrationen. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter nicht nur aktiv mit Informationen und Wissen gegenseitig unterstützen („Social“!), sondern auch dank Datenaustausch effizienter zusammenarbeiten („Collaboration!“).

Unternehmensweite Informationsplattformen

Mittelgroße und große Unternehmen bevorzugen größere Plattformen, die mehrere Anwendungen zugleich integrieren. Es sind meist geschlossene Systeme wie beispielsweise Microsoft Yammer, das ein komplettes firmeneigenes soziales Netzwerk abbildet (also eine Art firmeneigenes Facebook) und eng mit den anderen Microsoft-Anwendungen wie Office oder Sharepoint verknüpft ist. Sie bauen auf diese Weise ein Social Intranet oder Enterprise Social Network oder eine Social-Collaboration-Plattform auf. Diese hat den Vorteil, einerseits Chat und Projektmanagement zur Verfügung zu stellen, aber auch als Wissensmanagement– und Community-Plattform zu fungieren und so die Arbeit der Beschäftigten zu zentralisieren. Der Austausch ist schnell, effizient und enthält Informationen, die mit E-Mail-Verteiler nicht immer die Richtigen erreichen.

Einen Eindruck davon, wie es sich mit einer solchen vielschichtigen Plattform arbeiten lässt, kann man mit der kostenlosen Version von Bitrix24 verschaffen. Außer dem Social Intranet mit Chat, persönlichen und Gruppenkalender, Dokumentenspeicher und die Anbindung anderer Online-Speicher wie Dropbox bietet die Plattform auch integrierte Apps fürs Projektmanagement, Kundenmanagement (CRM), Lead-Management und mehr. 

Die Schwachstelle aller Systeme: Die Kommunikation nach außen

Die Tools für große und kleine Unternehmen sind grundsätzlich so konzipiert, dass externe Partner integriert werden können, um so die Zusammenarbeit nach außen auszuweiten. Doch letztere kommt hier oft noch an ihre Grenzen. Vor allem bei den großen geschlossenen Systemen mit ihren sozialen, vernetzten und offenen Komponenten schieben Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsaspekte dem externen Austausch einen Riegel vor.

Hat sich ein Unternehmen etwa für Microsoft Skype for Business (das Teil von Microsoft Teams werden soll) entschieden, das Partner-Unternehmen Skype aber blockiert, ist die Idee des schnellen Austauschs erst einmal dahin. Microsoft will dieses Problem lösen, indem es nicht nur sein Office aufgebohrt, sondern auch plant, die Business-Plattform LinkedIn in Microsoft Teams zu integrieren. Künftig soll es möglich sein, gemeinsam mit LinkedIn-Kontakten Dateien in der Web-Version von Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten.

Das Fraunhofer Institut für Experimentelles Software Engineering (IESE) ist das Problem der fehlenden Standard-Schnittstellen auf einer höheren Ebene angegangen. Mit dem Projekt „Digitale Teams“ entwickeln die Forscher ein Ökosystem für Collaboration-Lösungen. Sie wollen das Problem der Insellösungen, die die Tools oftmals sind, auflösen und Komponenten intelligent verknüpfen. So will man die Kommunikation und Zusammenarbeit ohne Medienbrüche hinbekommen.