Welche Rolle spielt Papier in der digitalen Arbeitswelt?

Papier gehört nach wie vor zu unserem Arbeitsalltag und wird uns wohl noch eine ganze Weile begleiten, trotz der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Nur wird sein Einsatz zunehmend digitaler.  

Die Abgesänge auf papierabhängige Geschäftsprozesse gab es schon lange vor dem Lockdown, doch mit dem Abschied von alten Gewohnheiten tut man sich bekanntlich schwer. Nun hat Corona die analogen Prozesse plötzlich sehr alt aussehen lassen und die Geschäftswelt zieht erste Konsequenzen: Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom wollen fast neun von zehn Geschäftsführern und Vorständen in Deutschland die Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Vor zwei Jahren war es nicht einmal die Hälfte.

Ob Kommunikation, Genehmigungsabläufe oder Dokumentation: Seit Corona steht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ganz oben auf der Prioritätsliste der Unternehmen und Anbieter von Collaboration-Tools, E-Signaturverfahren und Dokumentenmanagement-Systemen haben Hochkonjunktur.

Papier verschwindet nicht so schnell

„Ein hervorzuhebendes Beispiel in Deutschland sind Rechnungen, die inzwischen meist digital eingereicht, bearbeitet und beglichen werden“, sagt Peter Fuhrmann, Regional Vice President Sales beim bei Conga, einem Spezialisten für elektronische Dokumente. Diese Umstellung sei durch das E-Rechnungsgesetz von 2016 beschleunigt worden – und der Staat geht dabei mit gutem Beispiel voran: Ab November 2020 dürfen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen nicht mehr auf Papier stellen.

So schnell verschwinden wird Papier aus dem Unternehmensalltag dennoch nicht. Die Marktforscher von IDC schätzen, dass Unternehmen noch im Jahr 2022 drei Trilliarden Seiten bedrucken werden. Papier ist nach wie vor ein wichtiges Arbeitsmittel, und das wird sich so schnell nicht ändern. Laut einer Studie von HP beispielsweise sind mehr als zwei Drittel der Unternehmen noch immer von papierbasierten Prozessen abhängig und gesetzliche Regelungen verpflichten Organisationen weltweit zur Aufbewahrung und Vorlage von Dokumenten in Papierform. Außerdem betrachten vier von fünf Arbeitende den Drucker immer noch als wichtigen Teil ihrer Arbeitsumgebung.

Das Geschäft mit Papier boomt noch

Der Druck zum Wechsel auf digitale Formate hat sich in den letzten sechs Monaten erhöht, doch die Umstellung wird langsam vonstatten gehen. „Der Hauptgrund dürften langjährige Gewohnheiten sein“, sagt Peter Fuhrmann. Jüngere Generationen seien mit digitaler Technologie aufgewachsen und hätten ein anderes Verhältnis zu Papier als Ältere. Die müsse man langsam und mithilfe regelmäßiger Schulungen ans Digitale heranführen. „Ein einziger Kurs und das Aufzeigen von Vorteilen reichen nicht aus, um etablierte Gewohnheiten zu ändern“, sagt Fuhrmann. Erst wenn sich die Vorteile in der Arbeit des Mitarbeitenden widerspiegeln, steige die Motivation – und genau das passiere mit der aktuellen Homeoffice-Situation.

Doch bis die Vision vom papierlosen Büro Wirklichkeit wird, werden Firmen wie Iron Mountain noch viel zu tun haben. Das 1951 gegründete Unternehmen hat sich auf die Archivierung von Papierdokumenten spezialisiert und ist nach wie vor hochprofitabel. Zu seinen mehr als 200.000 Kunden weltweit gehören Großunternehmen wie beispielsweise die Paracelsus-Kliniken, für die Iron Mountain auf 14 Kilometern Regalfläche hochsicher aufbewahrt, darunter 800.000 Patientenakten. Zu den derzeit 14 Lagerstandorten von Iron Mountain in Deutschland soll bald ein weiterer hinzukommen. 

Mit Papier digital arbeiten

Das Geschäft von Iron Mountain hat jedoch längst eine digitale Komponente bekommen. „Das fängt bei der einfachen Digitalisierung von Dokumenten an, und zwar ab Posteingang“, erklärt Ralf Kettnaker, Business Consultant bei Iron Mountain. „Hinzu kommt die Klassifizierung in verschiedene Dokumentklassen und die Dienstleistung reicht bis hin zur Auflösung kompletter Archive. Wir holen dabei die Archive mit gesicherten Fahrzeugen ab, digitalisieren die Dokumente und stellen sie im vom Kunden gewünschten Format für das jeweilige Enterprise Content Management System digital zur Verfügung.“

Unternehmen arbeiten digital und lassen Dienstleister den Papierkram erledigen.

Das Rundum-sorglos-Paket geht bei Iron Mountain bis hin zum Aufsetzen und Betrieb eines kompletten digitalen Content Management Systems im Auftrag des Kunden. Auf diese Weise wird die Dienstleistung in die Geschäftsprozesse des Auftraggebers integriert. „Wir haben beispielsweise für einen unserer Kunden alle Vollstreckungsbescheide digitalisiert und die jeweiligen Sachbearbeiter können über einen Cloud-Zugang darauf zugreifen“, erklärt Kettnaker. „Sie können uns aber auch das Originaldokument heraussuchen lassen, falls es beispielsweise bei Gericht vorgelegt werden muss. Damit werden digitale und physische Welt in einem Workflow miteinander verknüpft. Das bedeutet, dass der Kunde komplett digital arbeiten kann, während wir den physischen Teil übernehmen.“

Nahtlose Workflows trotz Medienbruch

Analoge Medien wie Papier in digitale Abläufe einzubinden ist auch das Motto großer Druckerhersteller. Abgesehen davon, dass Papier in vielen Fällen das bessere Arbeitsmittel ist als Bildschirm und Tastatur, beginnen und/oder enden viele Arbeitsprozesse und Workflows immer noch mit Papier, oder es wird zwischendrin Papier genutzt. Die Frage, die dabei HP & Co. antreibt: Wie können digitale Workflows so gestaltet werden, dass Vorgänge wie Drucken oder Scannen sich nahtlos einfügen, ohne einen Medienbruch darzustellen?

Man sollte Drucker nicht auf ihr Druckwerk reduzieren.

Die Antwort besteht darin, Drucker in einer digitalen Arbeitsumgebung nicht auf ihr Druckwerk zu reduzieren und einfach nur als Ein- und Ausgabegeräte zu sehen. Multifunktionsdrucker, wie sie im Unternehmensumfeld verwendet werden, können einiges mehr. Vor allem können sie Software – und damit haben sie die Möglichkeit, über Workflow-Schnittstellen in digitale Arbeitsprozesse eingebunden zu werden. HP beispielsweise hat inzwischen 35 solcher branchenorientierter Workflow-Lösungen in seine Unternehmensdrucker integriert. Über seine Open Extensibility Platform (OXP) soll die Integration mit Lösungen weiterer Anbieter, die in Sachen Dokumentenmanagement unterwegs sind, weiter ausgebaut werden.  

Fazit

Das Medium Papier wird auch in den nächsten Jahren seine Rolle in der Arbeitswelt spielen, auch wenn letztere zunehmend digitalisiert wird. Das wird allein schon aus dem Grund der Fall sein, dass Menschen nach wie vor ein analoge, materielle Wesen sind, die gerne mit „Real-World“-Mitteln wie Papier arbeiten. Von nun an geht es eher darum, einen intelligenteren Umgang mit diesem Medium zu finden, der das meiste aus seinem Nutzpotenzial macht und zugleich seine negativsten Nebenwirkungen, nämlich Ressourcenverbrauch und Müll, so gut wie möglich einschränkt.