Projektmanager müssen sich neu erfinden – wegen Künstlicher Intelligenz

Bis 2030 werden Systeme auf der Basis von Künstlicher Intelligenz sehr viele klassische Aufgaben im Projektmanagement übernommen haben, sagt Gartner in einer neuen Studie. Welche Tätigkeiten sind das und vor allem: was machen dann die Projektmanager?

In allen Unternehmensbereichen machen sich Systeme auf der Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) breit. Im Projektmanagement ist das nicht anders. Gerade dort hängt derzeit der Erfolg eines Projektes von der Übersicht, Planung, Analyse und der richtigen Prognose des Projektmanagers ab. Viele dieser Aufgaben werden innerhalb der nächsten zehn bis zwölf Jahre aber lernende Systeme übernehmen, sagen die Analysten von Gartner in einer neuen Studie ( „How AI Will Reinvent Program and Portfolio Management.“). Die Rede ist von 80 Prozent. Laut Gartner sind es vor allem Tätigkeiten wie das Sammeln von Daten, deren Tracking und sowie die Auswertung der gewonnenen Informationen.

Traditionelle Managementaufgaben also, die dem Projekt eine Richtung geben und zum Erfolg führen sollen. Mit immer mehr Daten, die ein Unternehmen (und der Projektkunde) produziert, wird der Job des Projektmanagers nicht einfacher. Im Gegenteil. Zwar werden einerseits Projekte kalkulierbarer, wenn mehr Daten Aufschlüsse über die nächsten Schritte geben. Andererseits ist die Fülle an Informationen durch die Projektmanager viel schwieriger zu überblicken. Die Folge: Projekte dauern länger und könnten besser laufen, wenn alle Informationen richtig zusammengeführt und ausgewertet würden. Hier kommt KI ins Spiel.

Was macht KI im Projektmanagement?

Einfach gesagt kann KI heute schon alltägliche Projektroutinen übernehmen. Für Projektmanager ist das erst einmal positiv. Denn er oder sie kann sich auf die Analyse stürzen. Allerdings macht auch hier KI keinen schlechten Job – und sie wird besser. Projektmanagement-Software gibt es zuhauf und die Lösungen werden smarter, auch weil neue Anbieter auf den Plan treten, die etablierte, traditionelle Softwarelösungen wie die von Microsoft, Oracle oder SAP nicht weiterentwickeln, sondern gezielt auf KI, Algorithmen und Machine Learning ausrichten. Bald werden alle Systeme in der Lage sein, bisher unentdeckte Einsichten auszugraben, die Entscheidungen beeinflussen. In nicht allzu ferner Zukunft ist es dann das KI-System selbst, das diese Entscheidungen und Prognosen auf der Basis von Algorithmen und Machine Learning trifft oder zumindest so überzeugend ist, dass sich der Projektmanager darauf verlassen kann. Zum Beispiel:

Daten interpretieren und Aufgaben priorisieren: Gerade in Projektteams kann es schwierig werden, Aufgaben richtig zu gewichten. KI setzt hier datenbasierte Prioritäten und kann zusätzlich die Aufgaben beispielsweise auf verschiedene Teammitglieder verteilen, die nicht ausgelastet sind. Das KI-System erkennt Engpässe frühzeitig und kann den Projektmanager beim Gegensteuern unterstützen.

Projektplanung flexibilisieren: Viel Zeit geht damit verloren, Projekte sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Die Planung rechtzeitig neu zu justieren, um den Abschluss und Erfolg nicht zu verzögern, können KI-Systeme übernehmen.

Mehr Effizienz bei der Analyse und treffendere Prognosen: Noch treffen hauptsächlich die Projektmanager die Entscheidungen, wenngleich sie zunehmend auf von KI vorsortierte und analysierte Informationen für ihre Prognosen nutzen. Mit noch größeren Datensätzen ist der Mensch aber überfordert und tut sich mit der Wahl der richtigen Schritte schwer. Einsichten, die nur das KI-System aufgespürt hat, beeinflussen immer häufiger die Entscheidungen.

Was bleibt für Projektmanager?

Mit dieser Zukunftsaussicht, dass disuptive Technologien den Berufsalltag massiv verändern, müssen sich Projektmanager auseinandersetzen und darauf reagieren. Zwar droht das Berufsbild in seiner traditionellen Ausrichtung zu verschwinden, wirklich arbeitslos müssen die Fachkräfte dennoch nicht werden. Allerdings sollten sie ein paar Kriterien und Fähigkeiten für sich sicherstellen. Denn auch ihr Arbeitgeber wird genauer hinsehen. Laut einer Studie (PDF) des Project Management Instituts (PMI) wurden 2018 zwölf Prozent des Projektbudgets aufgrund von schwacher Performance verschleudert.

Unternehmen schauen auf Projektmanager. Die haben zuletzt zu viel Geld verbrannt.

Das PMI zählt Skills auf wie Daten-Management- und Prediction-Expertise, ein innovatives Mindset, Sicherheits- und Compliance-Knowhow sowie Führungsqualitäten in einem kollaborativen Umfeld zu den Kenntnissen der Zukunft. Übersetzt heißt das:

Neugierde bewahren:
Künftige Projektmanager dürfen sich nicht auf ihrer Erfahrung ausruhen. Sie müssen gewillt sein, sich weiterzubilden, um bei den disruptiven Technologien am Ball zu bleiben und agil zu denken. „Der Wandel zwingt das Berufsbild zur Evolution“, sagt PMI-CEO Mark A. Langley in der Studie. Der Einsatz neuer Techniken nämlich kann sie auf neue Ideen bringen, sowohl in der Herangehensweise als auch für das Projekt selbst, mit effizienterem und bestenfalls erfolgreicherem Output.

Wandel mitgestalten:
Der Wandel ist die neue Normalität. Wenn Projektmanager erkennen, dass sich nicht nur Technologie, sondern auch die Organisation der Arbeitsweise ihrer eigenen und die ihrer Teams, wandelt, können sie die Veränderungen als Chance wahrnehmen. People Management und das Management von Menschen und Maschinen im gleichen Umfeld dürften Fähigkeiten sein, die es sich anzueignen gilt. In Zukunft wird es wichtiger sein, dem Projektteam mehr den Rücken freizuhalten, Vertrauen zu schaffen und Entscheidungen des Kollektivs bei Budgetplanung oder Personalabteilung zu rechtfertigen als sich selbst als letzte Instanz zu inszenieren.