Vier Gründe für Projektmanager, digitale Teamwork Tools zu nutzen

Projektmanager planen Aufgaben, steuern und koordinieren Teams, setzen Prioritäten und reagieren auf Ereignisse. Dabei ist gute Kommunikation (fast) alles, um Zeitpläne ein- und Teammitglieder auf dem aktuellen Stand zu halten. Digitale Teamwork Tools leisten einen entscheidenden Beitrag, Projekte erfolgreich abzuschließen.

Immer mehr Menschen arbeiten aus verschiedenen Standorten an verschiedenen Projekten – aus dem Home-Office, in Zweigniederlassungen, als externe Experten oder in einem lose geknüpften virtuellen Team. Laut einer Umfrage der London Business School steigt die Zahl der Remote-Arbeiter bis 2020 auf 50 Prozent aller Erwerbstätigen. Gleichzeitig besagt eine Studie des Project Management Institute (PMI), dass 56 Prozent des Gesamtbudgets von Projekten wegen ineffizienter Kommunikation gefährdet sind.

Die folgenden vier Gründe verdeutlichen, wie Projektmanager dieses Spannungsverhältnis mit Hilfe von Teamwork Tools lösen können:

1. Alle Informationen gebündelt in einem Bereich

Projektmanager müssen das Team verbunden und im Zeitplan halten. Da aber die Mitglieder oft nicht nur an einem einzigen Projekt arbeiten, müssen Sie zusätzlich Informationen zu anderen Projekten aufnehmen, bewerten und einordnen. Hinzu kommt das alltägliche digitale Grundrauschen.

Teamwork Tools wie Cisco Webex Teams erstellen für jedes Projekt – oder für einzelne Arbeitspakete – einen eigens dafür vorgesehenen Bereich und fügen nur die Mitarbeiter hinzu, die damit zu tun haben. So wissen alle Beteiligten, dass hier alle relevanten Informationen und Updates zentral verfügbar sind. Und auch, wo die Kommunikation stattfindet: Die Message-Funktion ersetzt die E-Mails, die Meeting-Funktion das Besprechungszimmer, der gemeinsame Dokumentenspeicher die über alle möglichen Rechner verteilte Dateiablage.

Sämtliche am Projekt beteiligten Teammitglieder müssen nicht erst in ellenlangen E-Mail-Verläufen nach Informationen suchen, sich persönlich zusammenfinden oder Telefongespräche führen. Durch ein Kommunikationsforum speziell fürs Team sparen Projektmanager Zeit, Ressourcen und lenken die Konzentration auf das Wichtigste: den Fortschritt ihres Projekts.

2. Produktive Sitzungen statt langweiligen Meetings

Zusammenarbeit ist mehr als miteinander zu reden. Und geben wir es ruhig zu: Die meisten Meetings sind ineffizient. Während Projektbeteiligter A noch seinen Fortschritt glorifiziert, geht Projektbeteiligter B im Kopf bereits seine Einkaufsliste durch. Bei virtuellen Teams verstärkt sich dieser Effekt noch und meist ist es viel zu umständlich oder unmöglich, alle Beteiligten kurzfristig für ein persönliches Meeting zu versammeln.

Gemeinsam arbeiten – auch wenn nicht alle „da“ sind

Mit Teamwork Tools wie Cisco Webex Teams minimieren Sie den Aufwand und machen jedes Meeting zu einer produktiven Sitzung: Schnell sind alle Beteiligten eingeladen und per HD-Videokonferenz mit den wichtigsten Infos auf den aktuellsten Stand gebracht. Und wenn nötig, arbeiten Sie gemeinsam per Whiteboard an einer digitalen Flipchart oder nutzen die Screensharing-Funktion, um gemeinsam mit anderen Team-Mitgliedern über Dokumente und GANTT-Diagramme zu beraten.

3. Einfache Integration in bestehende PM-Software

Klassische Projektmanagement-Tools bieten mächtige Funktionen, um Arbeitspakete und Ressourcen zu planen, Meilensteine zu definieren und Deadlines festzulegen. Allerdings kommt echte Kommunikation oft zu kurz – entweder weil die verwendete Projektmanagement-Plattform die Kommunikation unter den Team-Mitgliedern nicht hinreichend unterstützt, oder weil es heißt: Weniger Zeit für Kommunikation ist mehr Zeit für Produktivität. Dadurch können sich allerdings Fehler und Missverständnisse ergeben, die das gesamte Projekt zurückwerfen.

Kommunikation und Planung für alle zugänglich machen – nicht nur im eigenen Büro.

Teamwork Tools schließen diese Lücke und bringen die Kommunikation genau dorthin, wo sie hingehört: In die Projektmanagement-Plattform. Durch offene Programmierschnittstellen (APIs) lassen sich alle wesentlichen Funktionen in andere Anwendungen integrieren. Unterhaltungen und Abstimmungen des Teams sind am selben Ort sichtbar, alle Dokumente an ihrem Platz und die spontane Abstimmung per Videoanruf ist auch nur einen Mausklick entfernt.

Mehr noch: Durch die Integration von Teamwork-Tools ins Projektmanagement und die Verwendung von Bots lassen sich Aufgaben automatisieren, sodass sie nur einmal durchgeführt werden müssen. Das macht Abläufe einfacher und Geschäftsprozesse schneller. Cisco Webex Teams bietet eine ganze Reihe solcher Integrationen „out of the box“, beispielsweise für Tools wie Jira, Asana oder Trello.

4. Nützliche und intuitive Tools werden von allen genutzt

Damit die für ein Projekt eingesetzten Teamwork Tools den gewünschten Effekt erzielen, müssen sie von allen beteiligten Personen genutzt werden. Ist das Projektteam mit einem Kommunikationskanal gut vertraut, setzt es ihn auch vorbehaltlos ein. Das verringert Widerstände und steigert die Produktivität. Im Vordergrund steht eine einfache und intuitive Bedienung – je weniger Zeit und Mühe die Teammitglieder für die Nutzung investieren müssen, desto höher ist die Akzeptanz.

Hier spielen Tools wie Cisco Webex Teams ihre Stärken aus: Weil sie auf den unterschiedlichsten Desktops und mobilen Geräten nutzbar sind. Weil sie ohne Installation und Cloud-basiert über den Browser auch auf fremden PCs laufen. Und weil sie sich intuitiv bedienen lassen, bieten sie Teams beste Voraussetzungen für eine intensive Nutzung.

In Kooperation mit Cisco Systems bietet Business User die Möglichkeit, kostenlos und zeitlich unbegrenzt Webex Teams zu nutzen. Starten Sie Ihr Projekt und laden Sie nach Ihrer Registrierung die Kollegen ein! Natürlich für Ihr ganzes Team unverbindlich und ohne Kosten.

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