Neugestaltung von digitalen Arbeitsplätzen: Nie ohne meine Nutzer!

Wer für den digitalen Arbeitsplatz in seinem Unternehmen zuständig ist und dabei glaubt, das sei eine rein technische Aufgabe, der irrt. Die Aufgabe ist nur dann wirklich lösbar, wenn dem Nutzer mindestens gleich viel Aufmerksamkeit geschenkt wird wie der technischen Ausstattung. 

„Das Geheimnis der digitalen Transformation ist weder die Hardware noch die Software, sondern der Mensch“, sagte Gartner-Analyst Hanns Koehler-Kruener auf der Gartner CIO & IT Executive Summit letzte Woche in München. Er erinnerte die anwesenden CIOs und IT-Manager daran, dass auch deren Erfolg letztendlich von den Kollegen außerhalb der IT abhängt: „Wenn wir unsere Kunden fragen, woran es bei der Transformation klemmt, liegen die Antworten immer nah beieinander: ‚Fachkräfte, Personal, Kultur, Fähigkeiten‘. Und was wir trotzdem immer wieder vergessen ist, dass wir Mitarbeiter brauchen, die diese Reise mit uns mitmachen.“

„Office 365 einzuführen macht noch keinen digitalen Arbeitsplatz aus.“

Den Arbeitsplatz der Zukunft zu gestalten dürfte eine der anspruchsvollsten Aufgaben der IT in den nächsten Jahren sein, zugleich aber eine, bei der IT-ler über den eigenen Tellerrand hinausschauen müssen. „Initiativen zur Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes sollten nicht als reine IT-Projekte behandelt werden“, empfiehlt die Gartner-Analystin Carol Rozwell. „Wenn solche Projekte nur als eine Serie technischer Rollouts ausgeführt werden, fallen Faktoren wie das Engagement der Mitarbeiter und die damit verbundene Firmenkultur hinten raus. Ohne diese ist aber der Erfolg von Workplace-Projekten nicht denkbar.“

Die Mitarbeiter sind technisch stärker gefordert

Einer Gartner-Studie zufolge ist der Faktor Mensch sowohl der größte Treiber als auch das größte Hindernis der Digitalisierung. In fast jedem zweiten Unternehmen steht die eigene Firmenkultur im Weg, in fast jedem vierten mangelt es an Fachkräften, bei 13 Prozent der Firmen sind es die fehlenden Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Daraus resultierend und noch schwerwiegender ist die Tatsache, dass laut Studie nur 13 Prozent der Belegschaft in den befragten Unternehmen wirklich engagiert ist, der Rest läuft nur einfach so mit.  

Viele dieser Hindernisse hängen mit der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes der Mitarbeiter zusammen. Denn die Arbeit selbst ändert sich, sie wird digitaler und erfordert von den Mitarbeitern viel mehr technisches Know-how. Die mit dem digitalen Arbeitsplatz verbundenen technischen Anforderungen sind laut Gartner zwischen 2014 und 2017 um 60 Prozent gestiegen. 

Die Haltung ändern!

Koehler-Kruener empfiehlt IT-Leitern deswegen, den Arbeitsplatz der Zukunft als Teil ihres Transformationskonzepts zu betrachten. „Office 365 einzuführen macht noch keinen digitalen Arbeitsplatz aus. Vielmehr sollte der Arbeitsplatz die Mitarbeiter dazu befähigen, neue Technologien, die ein Unternehmen im Rahmen seiner Transformation einführt, freiwillig und gerne zu nutzen. Erst dann haben sie eine Chance, die Mitarbeiter auf die Reise mitzunehmen.“

Dazu müsse sich allerdings zuerst die Haltung der IT gegenüber ihren Nutzern ändern, glaubt Carol Rozwell. Die Verantwortlichen von Workplace-Projekten müssten einsehen, dass sie bei dieser Aufgabe die Mitarbeiter nicht mehr als eine Art träge Masse sehen dürfen, die sich Veränderungen grundsätzlich widersetzt. Vielmehr sollten sie den weiteren Weg gemeinsam mit ihnen entwickeln. 

Eine besondere Rolle bei der Entwicklung neuer Arbeitsweisen spielen dabei die Fachbereichsleiter. „Das sind die Leute, die den Business-Nutzen definieren, das gewünschte Ergebnis von Arbeitsprozessen bestimmen und die Metriken benennen, nach welchen Erfolg bemessen wird“, sagt Rozwell. „Ohne die Abteilungsleiter miteinzubeziehen wird es nicht möglich sein, die Bandbreite der nötigen Veränderungen zu erfassen.“ 

Interdisziplinäre Teams

Gartner hat beobachtet, dass Unternehmen, die in ihrer digitalen Transformation weit fortgeschritten sind, einen Verantwortlichen für die Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes benannt haben. Diese würden ihre Aufmerksamkeit von der reinen Technik hin zu nutzerorientierten Konzepten richten. Teil ihrer Aufgabe sei auch, interdisziplinäre Teams mit Mitarbeitern aus allen betroffenen Abteilungen zusammenzustellen, um gemeinsam mit ihnen die Arbeitsweisen und Arbeitsplätze der Zukunft zu erarbeiten. Außer der IT und den Mitarbeitern der Fachbereiche würden häufig auch die Personalabteilung und die für die Räumlichkeiten verantwortlichen Manager solchen Teams angehören. 

Hanns Koehler-Kruener empfiehlt zum Schluss den IT-Leitern zu berücksichtigen, dass die Mitarbeiter in der nächsten Zeit sehr viel dazulernen und darauf achten werden müssen, wie genau sie am besten lernen können. Gartner hat bei seinen Umfragen ermittelt, dass 60 Prozent der Mitarbeiter am meisten über die Dialog mit anderen Kollegen lernen und dass sie erwarten, überwiegend außerhalb von Schulungskursen zu lernen und vor allem zum Zeitpunkt, an dem die benötigten Kenntnisse von ihnen gefordert sind – und nicht sechs Monate davor oder danach.