Zeitverschwendung Meeting: So lässt sich der Langeweile-Effekt verhindern

Wenn Teamarbeit die innovative Arbeitsweise sein soll, kommt man an Besprechungen nicht vorbei. Die Treffen haben aber einen ganz miesen Ruf. Zeit für eine Generalüberholung der Meeting-Kultur.

Die jüngste Studie zum Thema kommt zum Ergebnis: 16,5 Stunden Meetings pro Monat und Mitarbeiter – 8 von 10 Befragten bringen die Meetings nichts, sie seien am Arbeitsplatz produktiver. Über die Hälfte versieht Meetings mit den Attributen „ergebnislos“ und „langweilig“. Selbst wenn man konstatiert, dass Beschäftigte natürlich irgendwie das Gefühl haben mehr wegzuschaffen, wenn sie ihr Tagesgeschäft am Schreibtisch abarbeiten und dadurch der Stapel kleiner wird. Sie sollten aber auch darüber nachdenken, ob dieser Stapel sich möglicherweise effektiver und nachhaltiger reduzieren ließe, wenn sich Kollegen untereinander gut abgesprochen haben.

Gute Meeting-Bedingungen

• Meeting-taugliches Thema
• Passende Räumlichkeiten
• Auswahl der richtigen Teilnehmer
• Informationen zum Meeting-Grund
• Klar definiertes Zeitfenster

Womit wir beim Meeting wären. Das hat keinen guten Ruf. In der aktuellen Studie des Technologieunternehmens Sharp bemängeln die Befragten etwa ungeeignete Besprechungsräume, die unterschiedliche Meeting-Formate nicht unterstützen, und eine zu starre Form. Hinzukommt mangelnde Vorbereitung der Meeting-Leitung, sofern es sie denn überhaupt gibt. Es fehlt also bereits an den äußeren Voraussetzungen. Diese lassen sich aber als erstes verbessern.

Vorbereitung ist immer ein Erfolgsfaktor

Rund ein Drittel der Befragten in der Sharp-Studie müssen nach wie vor auf Flipcharts zurückgreifen – in Zeiten digitaler Arbeitsweisen, Dokumente und Daten ist das ein echtes Problem, das sich mit interaktiven, vernetzten Whiteboards lösen ließe. Der größte Knackpunkt ist aber die Vorbereitung. Larifari-Treffen sind der Grund, warum während eines Meeting die Teilnehmer lieber E-Mails checken, auf Instagram herumturnen und am Ende sagen: Das hat nichts gebracht.

Wer ein Meeting ansetzt (nachdem die Entscheidung gefallen ist, dass die Situation nicht per Chat oder E-Mail gelöst werden kann), sollte auch die Leitung übernehmen. Das beginnt mit der Auswahl eines passenden Raums. Stehtische für kurze Zusammenkünfte, Video-Equipment wenn externe Kollegen zugeschaltet werden sollen, Beamer, Bildschirm, Whiteboard für die Visualisierung digitaler Dokumente und unbedingt eine konkrete Agenda – ein eingegrenztes Thema, das innerhalb einer vereinbarten Meeting-Zeit abgewickelt werden kann. All das ist heute eigentlich kein riesiger Aufwand.

Im Anschluss gilt es, die richtigen Teilnehmer auszuwählen, also diejenigen, die das Projekt wirklich mit Know-how bereichern können. Das sind in der Regel wenige. Ein 10-Leute-Meeting ist wie „Zu viele Köche…“. Die Teilnehmer sollten zudem verbindlich eingeladen und ihre Teilnahme mit einem konkreten Auftrag versehen werden. Vielleicht gibt es etwas zu berichten oder die Kreativität beziehungsweise die Expertise der Person sind gefragt. Voraussetzung dafür ist, dass alle Teilnehmer im Vorfeld über das Thema informiert und, wenn nötig, mit Informationsmaterial ausgestattet werden, das ihnen bei der Vorbereitung hilft – was im Übrigen nur dann funktioniert, wenn sie sich auch dafür Zeit nehmen.

Agile Meetings liegen im Trend

Was banal klingt, bedeutet für die Meeting-Leitung Arbeit – Zeit, die er oder sie sich jedoch unbedingt nehmen sollten, um Meetings einen Sinn zu geben. Zum Meeting gehören aber immer zwei Seiten, und nur gemeinsam kann das Treffen ein Erfolg werden. In der jüngeren Zeit haben sich agile Prinzipien für die Durchführung der Meetings empfohlen, die eine Art projektbegleitende Meeting-Abfolge „vorgeben“ und konkrete Ziele verfolgen. Spätestens jetzt sind auch die Teilnehmer verstärkt aufgerufen, aus zeitraubenden Besprechungen den nötigen Twist für den weiteren Verlauf herauszukitzeln.

Die Teilnehmer müssen selbst aus zeitraubenden Besprechungen den nötigen Twist für den weiteren Verlauf herauskitzeln.

Die agile und weit verbreitete Methode Scrum beispielsweise agiert in Sprints, deren Dauer sich derzeit auf etwa ein bis zwei Wochen einpendelt. Ziel ist es, ein Projekt in regelmäßigen Etappen zu analysieren. Meetings können demnach täglich angesetzt werden, am immer gleichen Ort, zur immer gleichen Zeit, Dauer: nicht länger als 15 Minuten. Inhaltlich handelt es sich dabei hauptsächlich um Feedback-Runden, die alle Teilnehmer auf den neuesten Stand bringen. In Anbetracht der kurzen Dauer sollte hier keine Langeweile aufkommen. Auf die Sprints folgen Review- und Retrospektive-Meetings, die dafür da sind, auf verschiedene Aspekte zurückzublicken und dabei auch die Arbeitsweise zu hinterfragen. Mitmachen ist hier nicht nur erwünscht, sondern Vorausaussetzung dafür, ob das Meeting und das Projekt Erfolg hat. Wer sich hier langweilt ist, selbst schuld.

Unter agil lässt sich auch Mobilität subsumieren. Seit ein paar Jahren finden Meetings nicht mehr nur in geschlossenen Räumen statt. Die Idee der Walking Meetings hat berühmte Anhänger wie den Apple-Gründer Steve Jobs. Studien zum Thema bescheinigen dem Format nicht nur kreative, motivierende Treffen, sondern auch einen Gesundheitseffekt, der so manchen überzeugt, am Meeting aktiv teilzunehmen.

Eine gute Meeting-Kultur kennt keine Langeweile

Gerade bei der Teamarbeit, die derzeit nicht zu Unrecht als Collaboration auf allen Ebenen im Unternehmen gefeiert wird, sind Besprechungen unumgänglich. Unabhängig davon, ob man die Treffen nun agil nennt oder lieber in traditionellen Meeting-Formaten denkt – wenn immer mehr Meetingteilnehmer in den Besprechungen nur eine Zeitverschwendung sehen, dann läuft da etwas schief und die Zusammenkünfte brauchen neben angepassten Rahmenbedingungen auch eine gedankliche Generalüberholung.

Motivationstreiber Meeting

• Respekt gegenüber Kollegen
• Verantwortungsvoll handeln
• Aktiv am Meeting teilnehmen
• Aus Fehlern lernen

Sowohl die Meeting-Leitung als auch die Teilnehmer müssen sich bewusst sein, dass alle dem Meeting „Zeit schenken“. Respektlos ist, wer mit mauer Agenda Kollegen aufhält oder umgekehrt den Aufwand der Meeting-Leitung nicht schätzt und lieber daddelt. Sind die Richtigen im Meeting, kennt jeder seine Rolle, trägt jeder aktiv zum Erfolg des Meetings (und des Projekts) bei und übernimmt jeder für seinen Part Verantwortung, an die er erinnert werden kann, wenn es nicht gut läuft. Das bedeutet nicht, dass Fehler nicht erlaubt wären. Die sollten aber nicht aufgrund von Unaufmerksamkeit im Meeting gemacht werden. Denn dann sinkt das Vertrauen und irgendwann ist man nicht nur weg vom Meeting, sondern auch weg vom Team.