Must-haves für den digitalen Arbeitsplatz

Digitale Technologien können die Zusammenarbeit im Team erleichtern, die Produktivität der Mitarbeiter steigern und Prozesse effizienter machen. Das funktioniert aber nur, wenn die verwendeten Anwendungen gewisse Grundvoraussetzungen erfüllen. Hier die wichtigsten.

Eine Vielzahl von Studien zum Thema belegen, dass digitale Technologien in Zukunft deutlich zur betrieblichen Effizienz beitragen und Investitionen in die Digitalisierung sich auszahlen. In allen Bereichen des Unternehmens können sowohl Mitarbeiter als auch das Management von den innovativen Technologien profitieren – vom Projektverantwortlichen bis zum Recruiting-Team. Die Belegschaft wird motivierter, zufriedener und effektiver.

Die Digitalisierung aber ist ein zu formender Rohdiamant, wenn man es positiv formuliert. Andere würden sagen, ein Wildfang, den man zähmen muss. So oder so, digitale Elemente am Arbeitsplatz können dafür sorgen, dass Mitarbeiter alle eingangs erwähnten Vorteile erleben können. Doch nicht jedes Tool eignet sich dafür, zu diesem Ziel beizutragen – weil es entweder nicht flexibel, nicht sicher und vor allem nicht intuitiv genug ist. Welche Voraussetzungen müssen also erfüllt sein, damit Software und Tools für den digitalen Arbeitsplatz die Mitarbeiter tatsächlich produktiver machen?

1. Standortunabhängigkeit

Flexibles Arbeiten ist eine der großen Errungenschaften, die die Digitalisierung schon heute für sich beanspruchen kann. Je flexibler Beschäftigte agieren können, desto motivierter sind sie. Wählen zu können, ob man am Rechner im Büro oder mit dem Laptop im Café arbeitet ermöglicht die Individualität, nach der viele Menschen streben. Dafür muss gewährleistet sein, dass zumindest die gängigsten Anwendungen für den Job überall aufgerufen werden können und Kommunikation möglich ist.

Digital ist ein Arbeitsplatz unter anderem dann, wenn Mitarbeiter auf Dokumente, E-Mail, Kalender sowie weitere Programme unterm Firmendach genauso zugreifen können wie unter freiem Himmel. Dafür gibt es Cloud-Lösungen, die Dokumente speichern oder für andere freigeben können, falls es sich um ein Team-Dokument handelt. Webversionen von Unternehmensanwendungen gehören ebenfalls zum Standard flexibler Arbeitskultur.

Darüber hinaus sollten Team-Meetings nicht auf den runden Tisch im Meeting-Raum beschränkt sein. Lösungen wie Cisco Webex Teams erlauben, dass sich Teams treffen, selbst wenn sie an verschiedene Orten sind bzw. unterwegs und „nur“ mobil erreichbar sind. Dokumente zum Projektfortschritt oder Material für neue Ideen werden einfach allen in einem virtuellen Raum zur Verfügung gestellt. Video-Konferenzsysteme sind heute so ausgereift, dass sie, mit Whiteboards gekoppelt, ein unmittelbares Teamerlebnis ermöglichen.

2. Plattformunabhängigkeit

Zur ortsunabhängigen Flexibilität gehört zusätzlich die Freiheit, jedes gewünschte Endgerät für die Arbeit nutzen zu können. „Nee, sorry, das läuft nur unter Windows 7.“ – genau so sieht Arbeit im digitalen Zeitalter nicht aus. Das heißt, wer beispielsweise ein Pflichtenheft im Büro beginnt, um es am Nachmittag zu Hause fertigzuschreiben, muss es auf verschiedenen Geräten öffnen und bearbeiten können. Firmenanwendungen, die täglich zum Einsatz kommen, dürfen nicht nur vom Rechner am Schreibtisch angesteuert werden können.

Das umfasst natürlich auch die Kommunikation und Abstimmung mit den Kollegen. Letztere findet immer mehr innerhalb der relevanten Anwendungen statt, beispielsweise innerhalb einer Anwendung fürs Projektmanagement, statt über E-Mail und Telefon. Es sollte deshalb möglich sein, alle relevanten Anwendungen unabhängig vom mobilen oder stationären Gerät und dem darunterliegenden Betriebssystem zu nutzen.

3. Sicherheit und Zugriffskontrolle

Das Thema Sicherheit hat in Zeiten flexibler und mobiler Arbeitswelten seinen Schwerpunkt verlagert. Unternehmensdaten liegen nicht mehr ausschließlich auf dem Server im Keller des Firmengebäudes und nur zugänglich über ein geschlossenes Netzwerk. Selbst wenn das für die „Kronjuwelen“ unter den Daten zutrifft, so werden ständig auch vertrauliche Daten über externe Netzwerke und Cloud-Infrastrukturen bereitgestellt, damit mit ihnen dezentral gearbeitet werden kann. Um so wichtiger, dass sowohl die Anbindung, also der Weg zu den Daten, als auch die Firmendaten selbst, nach dem aktuellen Stand der Technik geschützt sind.

Der Arbeitsplatz, wo auch immer der sich gerade befindet, ist dann fit für digitale Arbeit, wenn der Zugriff auf Firmendaten als auch die dazugehörige Kommunikation über Anwendungen stattfindet, die absolut sicher sind. Das betrifft auch Cloud-Anwendungen wie Webex Teams, die über die Infrastruktur des Herstellers angeboten werden. Auch hier muss gewährleistet sein, dass sowohl die Kommunikation als auch die Kontrolle und Hoheit über die Daten, mit welchen gearbeitet wird, in der Hand des Anwenderunternehmens bleibt.

Zudem sollten vertrauliche Dokumente nur denjenigen zugänglich sein, für die sie bestimmt sind. Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade per Video-Konferenz ein Team-Meeting mit Kollegen in einer anderen Stadt beendet. Bei diesem Treffen wurden die nächsten Schritte abgestimmt, die ein neues Produkt endgültig vom Mitbewerber abheben sollen. Gesprächsprotokolle und Dokumente sind also top secret. In einem solchen Fall ist es wichtig, dass alle Team-Mitglieder uneingeschränkten Zugriff auf den Team-Ordner haben. Aber auch nur sie.

4. Integrationsfähigkeit

Digitalisierung bringt nicht nur Flexibilität in den Arbeitsalltag. Neue Technologien sollen auch dafür sorgen, dass die Arbeit schnell und effektiv vorangeht. Wenn man sich jetzt aber vorstellt, dass man im Homeoffice sitzt und die Web-Version der Projektmanagement-Software partout nicht mit Sharepoint sprechen will, auf dem alle relevanten Dokumente lagern, dann ist der Vorsprung dahin.

Digitale Technologien spielen erst dann ihren Vorteil aus, wenn Funktionen verschiedener Anwendungen miteinander verknüpft werden können. Man nennt es Workflow: Alle wichtigen Applikationen befinden sich zentral an einem Ort und übersichtlich einsehbar. Das Umschalten zwischen den Applikationen ist einfach und geht schnell – oder noch besser, die Kernfunktionen sind miteinander integriert. Die Anwendung fürs Projektmanagement greift auf alle relevanten Daten zu, der Chat zur Abstimmung des jeweiligen Projekts ebenfalls dort statt und wenn spontan eine Video-Konferenz nötig ist, lässt sie sich mit einem Mausklick innerhalb derselben Benutzeroberfläche starten.

5. Spaß an der Arbeit: Benutzer wollen ihren digitalen Arbeitsplatz lieben

Es ist nie von Vorteil, Mitarbeitern am Montagvormittag eine neue IT-Lösung zu präsentieren mit dem Satz: „Das nehmen wir jetzt.“ Die Lösung kann noch so digital und fortschrittlich sein – wenn der Mitarbeiter sie nicht nutzt, ist sie zum Scheitern verurteilt. Gerade bei der Digitalisierung, die für manche äußerst nebulös daherkommt mit all ihren mutmaßlichen Gefahren und Herausforderungen, ist ein gehöriges Maß an Vertrauen besonders wichtig. Dieses Vertrauen wächst, wenn sich Mitarbeiter mit den neuen Technologien beschäftigten, und das möchten sie nur, wenn sie einfach zu entdecken und zu benutzen sind.

Zufriedenere Mitarbeiter arbeiten effizienter.

Digitale Lösungen können nur dann die Mitarbeiter für sich gewinnen, wenn sie intuitiv, selbsterklärend und leicht zu bedienen sind. Eine IT-Lösung, bei der man immer wieder den Kollegen fragen muss, hinter welchem Menü sich Funktion XY verbirgt, verdirbt einem den Spaß an der digitalen Arbeit, wird von den Anwendern links liegen gelassen und die ganzen Produktivitäts- und Effizienzgewinne sind dahin.

Fazit

Neben harten Anforderungen wie Datensicherheit und Compliance sind auch weiche Anforderungen wie Nutzerakzeptanz und einfache Bedienung grundsätzliche Voraussetzungen, um alle Beteiligten einer Abteilung, eines Projektes oder einer Firma zusammenzubringen. Technologie kann Menschen miteinander statt nebeneinander arbeiten lassen und greift Fehlkommunikation und den daraus resultierenden Fehlern vor. Digitale Kommunikationstools wie Cisco Webex Teams befähigen Teams, besser gemeinsam voranzukommen.

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