Wie E-Learning mittelständischen Firmen bei Zertifizierungen helfen kann

Von unterweisungspflichtigen Regelungen ist fast jedes mittelständische Unternehmen betroffen. Online-Schulungsangebote sind ein effizienter und günstiger Weg, um die dazu notwendigen Lerninhalte zu vermitteln und Fortbildungsmaßnahmen zu organisieren, zu steuern und zu dokumentieren.

Hygienevorschriften, Arbeitsschutzregeln, Compliance-Vorgaben oder die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – die unterweisungspflichtigen Themen sind in den letzten Jahren nicht gerade weniger geworden. Die gesetzliche Verpflichtung, ihre Mitarbeitenden zu schulen, diese Schulungen zu dokumentieren und das erforderliche Wissen stets auf dem aktuellen Stand zu halten, stellt vor allem für mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung dar. Denn oft fehlen schlicht die Ressourcen, um allen Vorgaben kontinuierlich gerecht zu werden. Einfach und effizient lassen sich viele Fortbildungsaufgaben mit Online-Schulungsmaßnahmen organisieren. Wichtig ist dabei, dass die Qualität stimmt.

Unternehmen mit heterogenen Belegschaften brauchen Lerninhalte, die exakt für die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind.

Qualität meint hier nicht nur die Substanz und Aufbereitung der Inhalte. Auch Bereitstellung, Steuerung, Kontrolle und Dokumentation müssen so organisiert sein, dass sie die Verantwortlichen in den Unternehmen nachhaltig entlasten und gleichzeitig die regelkonforme und fristgerechte Durchführung zu jedem Zeitpunkt sicherstellen. Das dazu notwendige Wissen lässt sich mithilfe von übersichtlichen E-Learning Plattformen akquirieren, die von professionellen Bildungsanbietern bereitgestellt werden.

Kognitive Inhalte effektiv trainieren

Auch die Lernqualität lässt sich durch E-Learning-Maßnahmen deutlich verbessern. Denn besonders effektiv können diese Lerninhalte durch einen Medienmix und anschauliche Übungen vertieft werden. „So fällt das Lernen nicht nur leichter, sondern ist im Ergebnis auch erheblich effizienter und nachhaltiger, als zum Beispiel das einfache Anlesen von Wissen“, weiß Joachim Lautenschlager, Geschäftsführer der VIWIS GmbH, die sich auf digitale Bildungslösungen und Lernplattformen spezialisiert hat. „Gut konzipierte Übungen und Tests checken nicht einfach nur, ob der Inhalt auswendig gelernt wurde, sondern überprüfen seine situationsgerechte Anwendung.“ Darüber hinaus unterstützen Übungen die Lernenden auch, indem sie bei auftretenden Unsicherheiten Direktlinks zu den Inhalten anbieten, die noch einmal trainiert werden sollten.

Als besonders hilfreich erweist sich ein solcher Medienmix auch in Unternehmen mit sehr heterogenen Belegschaften. Denn die Tatsache, dass viele Unterweisungsthemen für alle Mitarbeitenden relevant sind, bedeutet natürlich nicht, dass alle sie auf dieselbe Weise lernen müssen. So können etwa Produktionshelfer, die keine deutschen Muttersprachler sind, Inhalte häufig besser aufnehmen, wenn sie in Bildergeschichten oder Filmen dargestellt werden, während leitende Angestellte Textinhalte schnell und leicht erfassen. Bildungsanbieter wie VIWIS halten deshalb eine vielfältige Auswahl unterschiedlicher Lernmaterialien bereit, die für alle Lerntypen adäquate Trainings bieten.

Zertifikate sind die Pflicht, aber nicht das Ziel

Eines sollte dabei klar sein: Auch wenn die Schulung unterweisungspflichtiger Inhalte dokumentiert und den Aufsichtsbehörden gegenüber nachgewiesen werden muss, sollten Zertifikate nicht das vordringliche Ziel sein. „Viel wichtiger ist es, dass die Mitarbeitenden die geschulten Regeln und Vorgaben wirklich verstanden haben und sie in ihrer alltäglichen Arbeit anwenden können“, sagt Joachim Lautenschlager. Deshalb lohne es sich, die konkrete Ausgestaltung und Effizienz der angebotenen Schulungsmaßnahmen sorgfältig zu prüfen – und zwar über das Erlangen der vorgeschriebenen Zertifikate hinaus.

Nur so lässt sich sicherstellen, dass etwa die komplexen Regeln der Datenschutzgrundverordnung oder die Antigeldwäsche- und Antikorruptionsvorschriften im Arbeitsalltag tatsächlich umgesetzt werden können, um Schaden für das Unternehmen abzuwenden. Zumal es inzwischen durchaus häufiger vorkommt, dass die zuständigen Aufsichten im Schadensfall über das Zertifikat hinaus die Qualität von durchgeführten Schulungsmaßnahmen überprüfen. Eine mangelhafte Durchführung kann äußerst unangenehme Folgen haben, reichen doch die Haftungsstränge teils bis ins Topmanagement.

Lernfortschritte stets im Blick

Neben der inhaltlichen und didaktischen Gestaltung von Lernprogrammen sind Präsentation und Übersichtlichkeit zentrale Bewertungskriterien. Da erscheint es sinnvoll, dass zum Beispiel bei Inhalten wie etwa das Thema Compliance, die auf mehrere Lerneinheiten verteilt werden, sowohl Lernende als auch Verantwortliche im Unternehmen jederzeit auf den ersten Blick sehen können sollten, wie der aktuelle Lernstand ist und welche Fortschritte gemacht wurden. Bei E-Learning-Plattformen bekommt der Lernende direkt nach dem Login einen strukturierten Statusbericht über bereits abgeschlossene Trainings und die ausstehenden Inhalte, gegebenenfalls inklusive Terminierung. Damit können die Fortbildungsverantwortliche im Unternehmen ihrem Auftrag ohne Zusatzaufwand nachkommen.

Regelungen ändern sich. Weder die Aktualität der Lerninhalte noch die Erlangung von Re-Zertifizierungen sollten ein Problem sein.

Auch auf die Aktualität sämtlicher angebotener Inhalte muss sich gerade ein Unternehmen mit begrenzten Fortbildungsressourcen hundertprozentig verlassen können. Es ist üblich, dass sich Regeln und Bestimmungen aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben oder auch Präzisierungen der zuständigen Aufsichten ändern, sowohl bei großen Gesetzreformen wie bei der DSGVO als auch bei „kleineren“ Regelwerken. 

Unabhängig vom Umfang müssen diese Regeln in den Schulungsmaterialien umgesetzt und zeitnah geschult werden. E-Learning Anbieter wie VIWIS arbeiten eng mit den Institutionen zusammen, die in die Regelerstellung eingebunden sind, wie etwa dem Fresenius Institut oder den Verbänden der Versicherungswirtschaft. So haben Unternehmen die Sicherheit, dass sie sich auf stets aktuelle Lerninhalte verlassen können und bei Aktualisierungen über notwendige Re-Zertifizierungen informiert werden, ebenso wie bei turnusmäßig vorgegebenen verpflichtenden Wiederholungen von Lernstoffen.   

Möglichkeiten zur Individualisierung, Kostentransparenz und Übersicht

Besondere Geheimhaltungsvorschriften, erhöhte Sicherheitsbedarfe beim Arbeitsschutz oder auch die sensiblen Compliance-Regeln, werden sehr häufig an die individuellen Anforderungen von Unternehmen angepasst. „Dabei gehen viele Unternehmen über die gesetzlich vorgegebenen Mindeststandards hinaus“, erläutert Joachim Lautenschlager. „Lernprogramme, die solche Inhalte vermitteln, müssen also so flexibel gestaltet sein, dass sie einerseits den gesetzlichen Standards entsprechen, gleichzeitig aber Firmen ausreichend Freiräume bieten, um individuelle Vorgaben zu integrieren.“ Auf diese Weise ließe sich die Corporate Identity eines Unternehmens mit Leben füllen und konkrete Handreichungen für die tägliche Arbeit im Arbeitskontext geben.

Compliance-Regeln betreffen Produktionsmitarbeiter ebenso wie das Top-Management.

Darüber hinaus sollten Lernprogramme für die verschiedenen Unternehmensebenen angepasst werden können. Dass sich Compliance Regeln für das Top-Management komplexer darstellen als für einen Produktionsmitarbeiter oder Sachbearbeiter, ist wenig überraschend. Zugleich können sie auf höheren Kompetenzebenen aber auch sehr viel anspruchsvoller geschult werden. Entscheidend ist es, Mitarbeitende jeweils da abzuholen, wo sie aufgrund ihres Bildungshintergrundes und der unternehmensinternen Hierarchieebene stehen, um sowohl Über- als auch Unterforderung zu vermeiden.

Abgesehen von den erwähnten Individualisierungsoptionen sollten Schulungsangebote außerdem eine klare und überschaubare Kostenstruktur haben, zum Beispiel eine feste Pauschale pro Mitarbeiter. Dazu sollten sämtliche Routinen automatisch organisiert sein, so dass etwa zur Zertifikatserstellung oder Erinnerung an Abschlusstermine kein zusätzlicher Service benötigt wird. So können E-Learning-Angebote den Mittelstand im Bereich Unterweisung effektiv entlasten und den Einsatz an wertvoller Arbeitszeit deutlich reduzieren.