Wie Geschäftsführer von digitalen Teamwork Tools profitieren

Das standortunabhängige und mobile Arbeiten in virtuellen Teams ist in vielen Branchen längst Alltag. Dabei sorgen digitale Teamwork Tools für eine reibungslose Kommunikation, Zeitersparnis, erhöhte Produktivität, mehr Zufriedenheit, reduzierte Kosten und vieles mehr. Vorteile, von denen nicht nur die eigenen Mitarbeiter, sondern vor allem Geschäftsführer direkt und indirekt profitieren.

Ineffiziente Kommunikation kostet viel Geld. Laut einer Studie von Mitel bis zu 10.000 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer. Auch dass Arbeitnehmer mehr als zwei Drittel ihres Büroalltags für den Austausch mit Kollegen, Kunden und externen Dienstleistern aufwenden müssen und dabei 12 Prozent ihrer Arbeitszeit wegen ineffizienter Kommunikation verschwenden, dürfte den meisten Geschäftsführern missfallen.

Digitale Teamwork Tools wie Cisco Webex Teams sorgen für eine effizientere Kommunikation und bringen außerdem noch viele weitere Vorteile mit sich:

1. Mehr Innovationskraft durch die Verfügbarkeit von Wissen

Um in einem globalen Wettbewerbsumfeld konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmen gezielt Innovationen fördern. Wer sein Wissen ohne Verzögerungen abteilungs- und standortübergreifend in bestehende Geschäftsprozesse einbinden kann, ist den entscheidenden Schritt voraus.

Teamwork Tools konzentrieren projektbezogen alle relevanten Informationen transparent in einem zentralen Bereich, der für alle involvierten Ansprechpartner verfügbar ist. Außerdem lassen sie sich in zentrale Dokumentenspeicher einbinden, sodass die Kommunikation genau dort stattfindet, wo das Know-how lagert. Mitarbeiter müssen es sich nicht erst mühsam zusammensuchen. Das steigert die Agilität, fördert Innovationen und sichert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit.

2. Bessere Zusammenarbeit mit Partnern, Kunden, Lieferanten und Experten

Wenn Partner, Kunden, Lieferanten und externe Experten bei wichtigen Entscheidungen außen vor gelassen werden, kann das die Zusammenarbeit empfindlich trüben. Deshalb sollten schon vorher unterschiedliche Meinungen eingeholt werden, damit sich alle Stakeholder ernstgenommen und abgeholt fühlen.

Digitale Teamwork Tools bieten die Möglichkeit, externe Partner in einem produktiven Dialog einzubinden und Feedback zentralisiert zu diskutieren. So schaffen Sie die Voraussetzungen für nachhaltig funktionierende Beziehungen, kurz- und langfristige Effizienzgewinne und nachhaltiges Wachstum.

3. Zufriedene Mitarbeiter

Teamwork Tools leisten einen wichtigen Beitrag für ein gutes Arbeitsklima: Durch die reibungslose Kommunikation ist bessere Zusammenarbeit möglich und diese trägt dazu bei, Frust zu vermeiden, unnötige Mehrbelastung zu verringern und Mitarbeiter transparent in Geschäftsprozesse einzubinden. Auch, wenn sie temporär oder permanent im Home Office sitzen oder gerade im Außendienst sind.

Der aktive Austausch fördert zudem die Bildung neuer Netzwerke und sozialer Strukturen. Das sind Faktoren, die sich positiv auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter auswirken. Zufriedene Mitarbeiter wiederum sind nachweislich motivierter, produktiver und seltener krank. Auch repräsentieren sie Ihr Unternehmen im besten Licht nach außen. Das tut nicht nur dem Image des Unternehmens gut, sondern hilft auch anderen Abteilungen bei ihrer täglichen Arbeit – zum Beispiel der HR-Abteilung beim Kampf um die besten Köpfe.

4. Mehr Meeting-Effizienz

Je höher Mitarbeiter auf der Hierarchieleiter steigen, umso mehr Zeit müssen sie für Meetings, das Delegieren von Aufgaben und die abteilungsübergreifende Kommunikation aufbringen. Besonders Führungskräfte kennen das „Problem“ – sie verbringen den Löwenanteil ihres Arbeitsalltags in Terminen, Meetings, am Telefon und mit der Beantwortung von E-Mails. Das ist zwar alles gut und nötig, aber was spricht dagegen, die dafür aufgewendete Zeit effizienter zu nutzen?

Mit einer Plattform wie Cisco Webex Teams kann jedes virtuelle Meeting zu einer produktiven Sitzung werden – durch die gemeinsame Arbeit vor, während nach dem Meeting in einer einheitlichen Plattform. Dafür sorgen nicht nur Messaging, Dokumenten-/Desktop-Sharing und Videokonferenzen, die völlig unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort und Endgerät genutzt werden können. Die Funktion „Share“ lässt Teammitglieder gemeinsam an Dokumenten arbeiten, oder am interaktive Whiteboard in einem virtuellen Flipchart Ideen besprechen und neue Projekte entwerfen.

5. Erhöhte Sicherheit

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen verschiedene Tools für die Teamarbeit nutzen, bedeutet das immer auch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko. Denn sämtliche Anwendungen für E-Mailing, Messaging, Dokumenten-Sharing, Zusammenarbeit, Videokonferenzen, etc. müssen einzeln gepflegt und mit sicherheitskritischen Updates versorgt werden.

Multifunktionale Teamwork Tools wie Cisco Webex Teams vereinen die Vorteile verschiedener Anwendungen unter einer einzigen Oberfläche, vermeiden die Fragmentierung Ihrer Tool-Landschaft und bieten so eine erhöhte Sicherheit.

Zudem profitieren Sie von sicherheitsrelevanten Features wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Data Loss Prevention oder Hybrid Data Security: Sie behalten die Kontrolle darüber, welche Daten Sie mit wem teilen und Sie schützen Ihre Inhalte vor fremden Zugriffen – unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Kommunikation handelt.

6. Zuverlässiger ROI

Der Einsatz digitaler Teamwork Tools ist längst keine Domäne von Großunternehmen und multinationalen Konzernen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren vom Vorteil einer agilen Kultur, kombiniert mit kurzen und schnellen Entscheidungswegen.

Zudem steigt durch die Einbindung von Teamwork Tools an Geschäftsprozessen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter – über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg. Das bringt greifbare geschäftliche Ergebnisse und damit eine Investition, die sich langfristig bezahlt macht.

In Kooperation mit Cisco Systems bietet Business User die Möglichkeit, kostenlos und zeitlich unbegrenzt Webex Teams zu nutzen. Starten Sie Ihr Projekt und laden Sie nach Ihrer Registrierung die Kollegen ein! Natürlich für Ihr ganzes Team unverbindlich und ohne Kosten.

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