Wie Shadow Work deutsche Unternehmen ausbremst
Angestellte in Deutschland verbringen wöchentlich vier Stunden mit Tätigkeiten, die nichts mit ihrem eigentlichen Job zu tun haben – ein Produktivitätsverlust in Höhe von 188 Milliarden Euro.
Viele Teams verbringen Woche für Woche wertvolle Arbeitszeit mit Aufgaben, die nicht zu ihrem eigentlichen Job gehören und die in keiner Produktivitätsrechnung sauber auftauchen. Diese „indirekte Arbeit“ bleibt im Arbeitsalltag oft unbeobachtet und kostet Unternehmen Milliarden. Ob Spesen, Reisebuchungen oder Rechnungsstellung: Solche administrativen Tätigkeiten rauben Zeit, Energie und Budget und wirken sich negativ auf Motivation und Effizienz aus.
Das Ausmaß ist erheblich: Neue Untersuchungen von Forrester Consulting zeigen, dass Firmen in den USA und fünf großen europäischen Märkten jährlich 1,7 Billionen US-Dollar durch diese unsichtbaren Abläufe einbüßen. Für Deutschland allein beläuft sich der Verlust auf 188 Milliarden Euro – mehr als das jährliche Bruttoinlandsprodukt Luxemburgs.
Vier Stunden pro Woche außerhalb des eigentlichen Jobs
Wie stark Shadow Work den Arbeitsalltag prägt, zeigt ein Blick auf die Zeitverteilung. Beschäftigte in Deutschland verlieren jede Woche vier Stunden, weil sie Tätigkeiten erledigen, die nicht in ihr Kernprofil fallen. Das liegt zwar unter dem weltweiten Durchschnitt von sieben Stunden, bleibt aber dennoch alarmierend.
Was bedeutet das konkret für Organisationen? In einem globalen Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden summieren sich diese sieben Stunden weltweit schnell auf 7.000 verlorenen Arbeitsstunden pro Woche – rechnerisch also auf mehr als 100 Vollzeitstellen. Hinzu kommt ein weiterer Effekt: Jede Unterbrechung kostet zusätzliche Konzentration. Im Schnitt dauert es elf Minuten, bis der Fokus nach einer Störung zurückkehrt. Das führt im Alltag zu fragmentierten Prozessen, langsameren Entscheidungen und mentaler Erschöpfung, noch bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Auch Führungskräfte sind sich des Problems bewusst: 70 % der Entscheider betrachten die Reduzierung von Shadow Work als zentralen Faktor für Arbeitgeberattraktivität. In einem angespannten Arbeitsmarkt kann zu viel Administration zum echten Wettbewerbsnachteil werden.
Wie sehr Shadow Work die Menschen belastet
Indirekte Arbeit ist nicht nur unproduktiv, sie schlägt sich auch spürbar auf das Wohlbefinden nieder. 86 % der Beschäftigten in Deutschland empfinden sie als „störend“ oder „katastrophal“. Nahezu die Hälfte (46 %) sieht einen Zusammenhang mit Burnout. Mehr als die Hälfte (58 %) fühlt sich dadurch abgehalten, sinnvolle Arbeit zu leisten, und 47 % berichten von sinkender Arbeitszufriedenheit.
Dabei stehen die Bedingungen für Veränderung gut: 75 % der Arbeitnehmenden in Deutschland begrüßen KI-gestützte Lösungen, und 67 % der Führungskräfte haben bereits entsprechende Investitionen zugesagt. Es mangelt nicht an Kapazitäten – sondern an Tempo.
Automatisierungslücke in deutschen Unternehmen
Zwar sind IT-Abläufe in vielen Unternehmen bereits gut automatisiert – 72 % der Mitarbeitenden erleben diese Prozesse als weitgehend oder vollständig digitalisiert. Doch ein großer Teil dieser Arbeit bleibt manuell. Mehr als die Hälfte (54 %) gibt an, dass Reise- und Spesenprozesse kaum oder nur teilweise automatisiert sind. Bei der Rechnungsstellung steigt dieser Wert sogar auf 73 %.
Diese Diskrepanz führt zu einer Automatisierungslücke, die durch den Einsatz vieler isolierter Tools weiter verstärkt wird. Mitarbeitende nutzen im Durchschnitt fünf verschiedene Systeme, um administrative Aufgaben zu bewältigen. Gleichzeitig erleben nur acht Prozent ihre IT-Landschaft als gut integriert. Die Folgen sind doppelte Dateneingaben, unnötige Klicks, manuelle Freigaben und Reibungsverluste entlang der gesamten Prozesskette.
Mensch und KI als neues Arbeitsmodell
Die Arbeitswelt befindet sich mitten im Wandel. 61 % der Führungskräfte gehen davon aus, dass Mensch und KI künftig eng zusammenarbeiten werden. Das steht für einen tiefgreifenden Paradigmenwechsel: Automatisierung wird zunehmend als Entlastung verstanden – als Möglichkeit, Routinearbeit zu reduzieren, Prozesse zu vereinfachen und Freiräume für komplexere Aufgaben zu schaffen.
In diesem Modell übernimmt Technologie die standardisierbaren Tätigkeiten, während Menschen sich auf Problemlösung, Kreativität und strategisches Denken konzentrieren – Bereiche, in denen menschliche Stärke am meisten Wirkung entfaltet.
Von Shadow Work zu echter Produktivität
Shadow Work wirkt in vielen Unternehmen als versteckter Produktivitätsverlust – mit jährlichen Kosten von rund 188 Milliarden Euro allein in Deutschland. Durch integrierte Systeme, vereinfachte Prozesse und gezielte Automatisierung können Unternehmen Zeit zurückgewinnen, die bislang in fragmentierten Abläufen verloren gegangen ist.
In einer Zeit, in der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit verstärkt im Fokus der wirtschaftlichen Debatte in Deutschland stehen, könnte die Reduzierung von Shadow Work einer der am meisten unterschätzten Hebel zur Steigerung der Leistungsfähigkeit von Organisationen sein.
Die entscheidende Frage ist daher vielleicht nicht, wie lange Menschen arbeiten – sondern wie viel ihrer Arbeit tatsächlich Wert schafft.
