Digitale Kommunikation: Fallstricke und Spielregeln am Arbeitsplatz

Im Kontext der Digitalisierung müssen sich Teams auf neue Technologien einlassen, um standort- und abteilungsübergreifend zu kommunizieren. Aber wo Menschen Informationen austauschen, entstehen zwangsläufig Missverständnisse. Durch den Einsatz der richtigen Tools lassen sie sich gezielt bekämpfen.

Der Projektmanager stöhnt, der Kollege verzweifelt, der Chef tobt: Das Team hat mal wieder die Deadline verfehlt. Ein Szenario, wie Sie es vielleicht aus dem eigenen Unternehmen kennen? Schnell ist klar: Wochenlang haben alle aneinander vorbeigeredet, Nachrichten in der täglichen E-Mail-Flut verschüttet, Informationen nicht gefunden und Anweisungen missverstanden. Das ist digitale Kommunikation, wie sie auf keinen Fall laufen sollte. Die folgenden Beispiele zeigen, wie falsch genutzte Kommunikationsmittel die Produktivität senken – und wie Sie es durch Verwendung von Tools wie Cisco Webex Teams besser machen können.

Fallstrick 1: Explizite vs. implizite Kommunikation

Susanne weiß, was Sie will. Ihre Vorstellungen äußert sie klar und explizit, so dass Mitarbeiter sie sofort verstehen. Im persönlichen Gespräch eckt sie durch ihre direkte Art oft an. Jörg hingegen scheint häufig nicht zu wissen, was er will. Seine Kollegen müssen zwischen den Zeilen lesen, um ihn zu verstehen. Seine implizite Ausdrucksweise und schwammig formulierten E-Mails haben schon so manchen zur Weißglut getrieben. Im persönlichen Gespräch kommt er empathisch und zurückhaltend rüber.

Das Dilemma: Werden explizite oder implizite Botschaften mit dem falschen Medium vom Sender zum Empfänger übertragen, ist Fehlkommunikation vorprogrammiert. Denn: Verbale Kanäle wie das Telefon, die eigene Stimme im Meeting oder via Videokonferenz eignen sich besser für implizite Botschaften. Zwischentöne werden mittransportiert – vorausgesetzt, die Technik lässt das zu. Wenn während einer Videokonferenz das verschmitzte Grinsen zu einer ironischen Bemerkung der schlechten Bildqualität zum Opfer fällt, kann so eine Bemerkung auch falsch verstanden werden.

Bei schriftlichen Kanälen wie E-Mail, Chat oder Instant-Messaging sind explizite Botschaften von Vorteil. Da die Interpretation alleine dem Empfänger überlassen wird, führen Zwischentöne hier oft zu Missverständnissen. Dabei ist es egal, ob der Adressat gerade am Platz ist – seine elektronischen Nachrichten kann er auch später noch lesen.

Sind die einzelnen Teammitglieder sich dieser Mechanismen bewusst, ist eine wesentliche Ursache für Fehlkommunikation schon aus dem Weg geräumt.

 

Fallstrick 2: Die Carbon Copy-Arbeitsanweisung

Jörg erhält eine als dringlich markierte E-Mail. Der wichtigste Kunde hat einen Eilauftrag und soll sofort bedient werden. Jörg macht sich an die Arbeit, bemerkt aber nicht, dass sein Vorgesetzter einen weiteren Kollegen auf CC gesetzt hat. Stolz zeigt er seinem Chef das Ergebnis. Der reagiert erbost, da der Kollege die gleiche Arbeit schon vor fünf Minuten präsentiert hat.

Tatsächlich lassen viele Empfänger bei ad hoc-Anweisungen per Mail alles stehen und liegen, um sich hektisch der geforderten Aufgabe zu widmen. Doppelt gemoppelt hält aber nicht immer besser – und Unternehmen vernichten unnötig Produktivität. Eine vorherige Absprache hätte Klarheit geschaffen – im besten Fall über eine zentrale Plattform für digitale Zusammenarbeit, die alle Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand hält.

 

Fallstrick 3: E-Mail und Chat als Produktivitätskiller

Eine weitere Konsequenz der täglichen E-Mail-Flut: Das gleichzeitige Verschicken an viele CC- und BCC-Empfänger erzeugt Verwirrung, Druck und lästige Unterbrechungen. Im Schnitt checkt jeder deutsche Arbeitnehmer mehr als 30mal in der Stunde sein Postfach. Und bis der Fokus wieder auf der eigentlichen Arbeit liegt, vergehen mitunter Sekunden oder sogar Minuten.

Das gleiche gilt für Chat- und Instant-Messaging-Tools. Unternehmen und ihre Mitarbeiter ersticken förmlich an der Menge der gesendeten Informationen. Andererseits gibt es auch das Extrem, dass überhaupt keine oder nur wenige Informationen die richtigen Empfänger erreichen.

Eine Lösung sind klar definierte Teams mit eigenen Kommunikationskanälen, in denen Mitglieder nur die für das aktuelle Projekt relevanten Informationen austauschen. So bleiben sie vom digitalen Grundrauschen verschont. Wenn sich diese Kanäle flexibel erstellen und wieder löschen lassen, steht einer agilen und fokussierten Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.

 

Fallstrick 4: Infos und Daten nicht zentral verfügbar

Lokal gespeichert oder nur per E-Mail helfen Daten leider nur bedingt weiter

Digitale Kommunikation via E-Mail & Co. hat den Vorteil, dass Informationen, Dokumente und Anhänge gespeichert und bei Bedarf für alle Teammitglieder verfügbar sind. Was in der Theorie noch funktioniert, sieht in der Realität meist anders aus: Kollege A hat vergessen, das entscheidende Dokument anzuhängen. Im kreativen Postfach-Chaos von Kollege B ist es nicht mehr auffindbar. Und Kollege C weiß partout nicht, um welche E-Mail es gerade geht.

Hinzu kommt die verlorene Zeit. Ein Tool für das zentrale Informations- und Datenmanagement sowie Dokumenten-Sharing schafft Abhilfe. Damit stehen jedem Teammitglied immer die gleichen und aktuellen Informationen zur Verfügung – unabhängig von Zeit und Ort.

 

Meetings und Videokonferenzen als Lösung

Effizienter als Informationen ad hoc und häppchenweise weiterzugeben, ist es, regelmäßige Meetings abzuhalten. Dann lassen sich sämtliche Fragen bis ins kleinste Detail klären. Das klappt von Angesicht zu Angesicht besser als via Telefon-Konferenz, da die feinen Nuancen im persönlichen Ausdruck stattfinden. Die Herausforderung bei verteilt arbeitenden Teams: Sämtliche Teilnehmer müssen an einem „Tisch“ zusammenkommen. Die Lösung: Cloud-basierte Teamwork-as-a-Service-Software wie Cisco Webex Teams, über die alle Teammitglieder wie auch Kunden online und per Videokonferenz am Meeting teilnehmen – ganz gleich, ob aus einem anderen Raum, von einem anderen Ort oder aus dem Home Office.

Besitzt die Software noch Funktionen wie Desktop-Sharing oder ein interaktives Whiteboard, können die Teilnehmer einem virtuell „über die Schulter“ schauen und gemeinsam produktiv sein oder brainstormen.

 

Wir brauchen nicht mehr, sondern bessere digitale Kommunikation

Wenn Unternehmen die Spielregeln und Fallstricke digitaler Kommunikation beherrschen, läuft der Flurfunk wie geschmiert. Konzernen bleibt aufgrund ihrer schieren Größe und verteilten Standorten meist gar nichts anderes übrig, als moderne Teamwork-Lösungen zu nutzen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen, die noch auf Telefon, E-Mail & Co. setzen, ist aber noch viel Luft nach oben. Gerade sie können den Vorteil einer agilen Kultur mit kurzen und schnellen Entscheidungswegen verbinden. Mit den richtigen Tools erreichen sie eine neue Evolutionsstufe der Zusammenarbeit – inklusive reibungsloser Kommunikation, mehr Produktivität und weniger Frust bei jedem Teammitglied.

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