Warum Personal- und Finanzabteilungen bei der digitalen Transformation entscheidend sind

Während Abteilungen mit großer Außenwirkung wie das Kundenmanagement schnell digitalisiert werden, fallen verwaltende Fachbereiche wie Personal und Finanzen hinten runter. Zu Unrecht, denn diese Bereiche spielen eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation.

Wenn die Reisekostenabrechnung im Stil von 1968 daherkommt, wie sollen Mitarbeiter die Digitalisierung verinnerlichen?

In vielen Unternehmen klafft zwischen zwischen den Erwartungen an die Digitalisierung und den Fähigkeiten der aktuellen Unternehmenssoftware eine Lücke. Digitale Experten im Haus wollen mit der Transformation vorankommen, wissen sie doch um mögliche Wettbewerbsvorteile, Effizienzsteigerungen und Kostenvorteile. Allein, die Software und das Backend machen nicht mit. Und das gerade bei klassischen Abteilungen, die das Rückrat eines Beriebs bilden: die Finanzabteilung und das Personalwesen (HR).

Es fehlt an modernen Systemen – im Frontend und im Backend. Beide Bereiche auch noch so zu verknüpfen, dass User und Abteilung davon profitieren, ist eine der großen Herausforderungen in Unternehmen mit einer digitalen Agenda.

IT-Abteilung, Personal und Finanzen trifft der Wandel besonders hart

Aktuell sieht es damit allerdings mau aus. Oft passt nichts zusammen. Neue Lösungen sind nicht kompatibel, Datenanalysen sind mit den bestehenden Systemen sehr zeitaufwändig, Migration ausgeschlossen. Das ist das Ergebnis einer Studie der Marktforscher von IDC im Auftrag von Workday, einem Anbieter von Enterprise-Cloud-Anwendungen für das Personal- und Finanzwesen. IDC hat dazu 400 für die Digitalisierung verantwortliche Führungskräfte in Europa befragt. Rund Dreiviertel der Teilnehmer sind mit den angesprochenen Schwierigkeiten konfrontiert. Über die Hälfte (57 Prozent) sagen: „Wir brauchen Erneuerung.“

Dass Abteilungen wie Finanz und Personal und dazu die IT, wenn digital modernisiert, Treiber für die Umsetzung einer digitalen Unternehmensstrategie inklusive Kulturwandel sein können, zeigen die Antworten der IDC-Befragung „Digital Leaders: Transforming Your Business“. Danach kommt es nicht nur darauf an, bei Kunden und Partnern (77 Prozent), also nach außen, zu demonstrieren, wie digital ein Unternehmen ist. 72 Prozent beziehungsweise 65 Prozent gaben an, die Finanz- und die Personalabteilung ganz vorne in die Digitalstrategie einzubinden.

Prof. Peter Bienert, Hochschulprofessor, Berater und Gründer des Führungskräfteprogramms Königsschmiede, sieht die Kern-Ressorts als Schlüsselressourcen für digitale Projekte: Für die Vergabeprozesse brauche es Budget und Personal. Menschen und Financial Assets verursachten aber auch am meisten Kosten, sagte er bei der Präsentation der Workday-IDC-Studie in München. Hinzu komme die IT, die das Backend in Schwung bringen soll und dringend Talente braucht, damit es vorne schneller geht. „Diese drei Ressorts kriegen den Wandel am deutlichsten zu spüren“, so Bienert.

Bei HR kommt noch eine weitere Komponente dazu: Die Personalentscheidungen prägen das Unternehmen nach innen und außen. Britta Isermann, TeamLead HRM International beim Workday-Kunden FlixMobility, sagt: „HR ist bei der Entwicklung einer zukunftsgerichteten Firmenkultur maßgeblicher Einflussnehmer.“ Erst langsam werde den Personalern bewusst, welche Rolle sie im Unternehmen innehaben müssen. Tatsächlich kommt dem Ressort eine Doppel- oder gar Dreifachrolle zu. Zum einen sollen sie die richtigen Talente einstellen. Die kommen nur, wenn sie das Gefühl haben, bei einer modernen, technologisch aktuellen und wertorientierten Firma anzuheuern. Denn der Fachkräftemangel führt dazu, dass sich die Experten aussuchen können, wohin sie möchten.

Zum anderen ist die Suche nach Talenten ebenso wie die Entwicklung von internen Weiterbildungsangeboten aufwändig – statt Employer Branding, Mitarbeiterbindung und Talententwicklung verbringen die HR-Mitarbeiter ihre Zeit mit der Bearbeitung von Reisekosten- und Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder Reportings für den Chef. Für Peter Bender, Personalchef beim Medienhaus Schwäbisch Media und Workday-Kunde, war der Zeitgewinn sehr wichtig. „Wir hatten vorher acht unterschiedliche Systeme. Jetzt haben wir mit Workday eines, das intuitiv bedienbar ist, und mehr Zeit für das Recruiting.“

Und zum dritten: „Wenn die Reisekostenabrechnung im Stil von 1968 daherkommt, wie sollen die Mitarbeiter die Digitalisierung selbst verinnerlichen und dann auch noch an den Kunden weitergeben?“, beschreibt es Bienert plakativ. Zwischen Auftritt nach außen und dem Innenleben dürfe eine so große Diskrepanz nicht bestehen. FlixMobility hat sogar die frühere HR-Software durch eine neue (Workday) ersetzt, weil sie „nicht mehr zu unserer Kultur passte“, so Isermann.

Deutschland hadert mit der Integration digitaler Lösungen in die bestehende IT

Das „Backbone“ (Rückgrat) eines Unternehmens anzufassen und zu verändern erfordert Mut und Know-how, so ein Fazit er Studie. Den Führungskräften aus der Personal- und Finanzabteilung wird dabei einiges abverlangt. IDC hat die Erfahrungen von Unternehmen, die den Prozess bereits absolviert haben, in drei Ratschläge verpackt:

HR-Mitarbeiter verbringen ihre Zeit mit Urlaubsanträgen und Krankmeldungen statt mit Talentsuche und Fortbildung.

Aufbau eines digitalen Dream-Teams: Die Bildung eines Technik-affinen, fokussierten Kompetenzteams gilt als guter Ausgangspunkt für den digitalen Wandel im Unternehmen. 73 Prozent der digitalen Führungskräfte von „Best-in-Class“- Unternehmen stehen in ständigem Austausch mit den Leitern des Personal- und Finanzwesens über die Transformation.

Modernisierung von Finanz- und Personalbereich: Digital Leader sehen in diesen Abteilungen nicht mehr nur administrative Aufgaben beheimatet, sondern weisen ihnen die Rolle strategischer Verantwortlicher zu. Daher invstieren 88 Prozent dieser Unternehmen in fortschrittliche Finanz- und 86 Prozent in moderne HR-Systeme, um die digitale Transformation zu unterstützen.

Unterstützung neuer Geschäftsmodelle durch Finanz- und Personalabteilung: Gelingt es, die Kernabteilungen auf Vordermann zu bringen, können die wiederum Treiber der digitalen Transformation in anderen Bereichen sein. 76 Prozent der Befragten gaben an, dass HR-und Finanz-Ressort dafür besonders wichtig seien.

In Deutschland hadert man laut der Studie vor allem mit der Integration digitaler Lösungen in bestehende HR- und Finanzsysteme. 76 Prozent der deutschen Befragten können neue digitale Lösungen nicht in ihre jetzigen Systeme integrieren. Im Vergleich steht die Bundesrepublik aber noch gut da. In Großbritannien sind es 86 Prozent, auch in Schweden und den Niederlanden liegt der Wert über 80 Prozent. Nur Frankreich ist mit 75 Prozent knapp vor Deutschland. Trotzdem gehen Deutschland und Schweden die digitale Transformation am deutlichsten an (jeweils 66 Prozent).

Für die Studie hat IDC 400 so genannte „Digital Leader“ in Deutschland, Frankreich, den Niederlanden, Großbritannien und Schweden befragt. Von den 400 Unternehmen wiederum wurden 34 „Best-in-Class“-Betriebe identifiziert, die bei der Umsetzung ihrer digitalen Transformation besonders weit sind und mit neuen digitalen Technologien sowie Geschäftsmodellen den Markt beeinflussen.