Digitalisierung in Behörden: „Das ist nicht vorgesehen“

Bürger und Behörden könnten den Zeitaufwand für öffentliche Dienstleistungen halbieren, Unternehmen könnten viel Zeit und Geld sparen und der Staat könnte einer ganzen Industrie neue Impulse geben. Nur müsste man endlich damit anfangen.

Über die Arbeit mit Dokumenten im Deutschen Bundestag hätte man als digitalpolitischer Sprecher der FDP unendlich viel zu lästern. Manuel Höferlin tut es in seinem Eröffnungsvortrag auf der diesjährigen Digital Office Conference in Berlin ausdrücklich nicht. Stattdessen schildert er sachlich, wie aus Dokumenten PDFs werden, wie umständlich es ist, sie aus dem hochsicheren Netz des Bundestags zur Bearbeitung zu exportieren, um sie danach wieder zu importieren, und stellt dann diesen Prozess in den Kontrast zum voll digitalisierten Umgang mit Dokumenten innerhalb der FDP-Fraktion. 

„Die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen bietet die große Chance, verloren gegangenes Vertrauen bei den Bürgern zurückzugewinnen.“

„Das einzige Dokument, das wir in Papierform in der Fraktion verwenden, sind die Anwesenheitslisten unserer Sitzungen“, so Höferlin. Alle anderen Dokumente werden im Intranet der Fraktion entworfen, kommentiert, bearbeitet und abgestimmt, ohne als Mail-Anhang hin und her geschickt oder gar gedruckt zu werden. Nur die RTF-Dokumente des Bundestags, beispielsweise Tagesordnungen von Sitzungen, stören diesen Ablauf. Wird eine solche Tagesordnung geändert oder erweitert, nachdem die Fraktionsmitglieder ihre Anmerkungen ins Dokument eingefügt haben, gibt es eine/n „Copy/Paste-Verantwortliche/n“, der die Kommentare in der neuen Version eintragen muss. 

Die Digitalisierung von Behörden würden alle Beteiligten profitieren (Quelle: Bitkom/McKinsey)

Digitalisierung ist nicht nur eine Chance – sie ist ein Multi-Milliarden-Markt

Den Zuhörern seines Vortrags wird spätestens an diesem Beispiel sehr klar, wie viel Deutschlands öffentliche Verwaltung in Sachen Digitalisierung noch aufzuholen hat – und Manuel Höferlin ist beileibe nicht der einzige, der anmahnt, endlich damit anzufangen. Bereits zur Eröffnung der Smart Country Convention, innerhalb der die Digital Office Conference stattfand, wies der Digitalverband Bitkom auf das riesige Potenzial der Digitalisierung im öffentlichen Sektor hin, das bis dato ungenutzt bleibt. Eine gemeinsame Studie (PDF) von Bitkom und McKinsey ergab, dass Bürger und Behörden den Zeitaufwand für einzelne Verwaltungsdienstleistungen um bis zu 60 Prozent verkürzen und Unternehmen jährlich bis zu 1 Milliarde Euro einsparen könnten. 

Dass diese Zahlen nicht ganz aus der Luft gegriffen sind, zeigen in der Studie zehn Beispiele aus ebenso vielen Ländern, eines davon sogar aus Deutschland. In Dänemark nutzen Bürger vorausgefüllte Formulare auf einem zentralen Online-Portal für öffentliche Dienstleistungen, Los Angeles verbessert die Verkehrssicherheit von Schülern durch die gezielte Auswertung von Verkehrsdaten, in Frankreich verwendet das Arbeitsamt KI-gestützte Datenanalysen für die Jobvermittlung und hierzulande werden die Fangquoten in deutschen Gewässern datengestützt überwacht.

„Die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen bietet die große Chance, verloren gegangenes Vertrauen bei den Bürgern zurückzugewinnen, und bringt Staat und Verwaltung wieder näher an Bürger und Unternehmen“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. Zudem würde der Staat damit Unternehmen einen Multi-Milliarden-Markt mit zahlreichen neuen Anwendungen erschließen. 

Einfach mal machen!

Woran das alles momentan noch scheitert, sind einerseits die festgefahrenen Verwaltungsprozesse, die ohne eine Order von ganz oben niemand so recht anfassen will, andererseits der Anspruch der Verantwortlichen, Prozesse im Vorfeld bis ins kleinste Detail durchzuplanen, bevor irgendetwas verändert wird. Das widerspricht allerdings der digitalen Praxis, die eine eher iterative Vorgehensweise vorsieht.

Die digitale Transformation der Arbeitsprozesse ist keine Sache der IT. Sie ist Chefsache.

Wenn Höferlin, im bürgerlichen Leben als IT-Berater tätig, der IT-Abteilung des Bundestag eine Abweichung vom Standardprozess vorschlägt, die den Nutzern das Leben einfacher machen könnte, bekommt er häufig den Satz „Das ist nicht vorgesehen“ als Antwort. Auch bei dieser Gelegenheit betont er, dass der Stillstand nicht an der mangelnden Flexibilität der der IT-Kollegen liegt, von denen er ausdrücklich viel hält. Nur besteht deren Job eben darin, Prozesse einzuhalten und sie nicht eigenmächtig zu verändern. 

„Digitale Transformationsprozesse sind immer Chefsache, nicht Sache der IT“, sagt Höferlin. Deswegen habe seine Partei auch die Schaffung eines Digitalministeriums mit angeschlossenen Koordinationsstellen in den anderen Ministerien vorgeschlagen. Das Digitalministerium hätte mitunter auch die Aufgabe, eine andere Haltung bei der Gestaltung digitalisierter Prozesse zuzulassen, die mehr Experimentierfreudigkeit enthält. 

Die Etablierung einer „Learning by doing“-Mentalität in Behörden nennt der McKinsey-Partner Matthias Daub. „Verschiedenste Anwendungen sollten einfach mal ausprobiert und gegebenenfalls auch wieder verworfen werden.“ Wichtig sei hier vor allem, sich immer an den Nutzerbedürfnissen zu orientieren. 

Das Kataster auf die Blockchain übertragen

„Es ist besser, schnell anzufangen als lange zu planen“, sagt auch FDP-Mann Höferlin. „Wenn man die Sicht des Nutzers einnimmt, kommt man oft schneller ins Ziel als über ein Riesenlastenheft.“ Diese Vorgehensweise setze auch voraus, dass Fehler als Teil eines Lernprozesses gesehen werden. „Fail fast“, heißt hier die Devise – Irrwege schnell erkennen, daraus lernen und es bei der nächsten Iteration zu berücksichtigen.  

Ist denn das Ziel der Bundesregierung, ihre Behörden bis 2025 digitalisiert zu haben, noch machbar, wollen Höferlins Zuhörer von ihm wissen. „Ja, aber wir müssen endlich anfangen!“, erwidert er und schlägt vor, das Kataster in eine Blockchain zu implementieren. In Schweden und Indien wird das Grundbuch bereits mithilfe der neuen Technik fälschungssicher digitalisiert. 

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