5 Tipps für die Planung von Mitarbeiter-Ressourcen via ERP

Wenn Unternehmen die Daten aus ihrer Firmensoftware besser ausschöpften, könnten Mitarbeiter effizienter und gemäß ihren Fähigkeiten eingesetzt werden, sagt der ERP-Anbieter godesys. Anhand von Tipps und Beispielen skizziert er, wie ERP-Daten versteckte Potenziale ans Licht holen können.

Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-Systeme helfen Unternehmen, ihre Prozesse und die dafür notwendigen Ressourcen zu planen und zu steuern. Hier fließen die Daten aller Geschäftsprozesse zusammen, vom Produktionsmanagement über die Warenwirtschaft bis zu Vertriebslösungen und Rechnungswesen – und dem Personalwesen. Mitarbeiter werden vom ERP-System erst einmal leidenschaftslos als Ressource wahrgenommen, die mit Zeiterfassung und Gehaltabrechnung ein Kostenposten sind. Damit unterschätzt man aber laut dem ERP-Anbieter godesys den Funktionsumfang der Geschäftssoftware.

70 Prozent der Unternehmen nutzen ERP noch immer nicht mobil.

Mit seinen „Tipps für einen zukunftsorientierten Einsatz von Mitarbeitern“ legt godesys zwar den Fokus auf ebenjene Effizienz, die das ERP bringen kann. Doch im Hinterkopf darf man behalten: Je mehr sich die Rolle der Beschäftigten im Zuge der Digitalisierung ändert (vom Abarbeiter zum Mitgestalter) und je wichtiger es wird, Kollegen nicht nur aus Kostengründen, sondern auch der Zufriedenheit und Motivation wegen dort einzusetzen, wo er oder sie etwas (produktiv und effizient) bewirken kann, desto weitergehend können die Daten aus dem ERP-System nützlich sein.

Ressource Mitarbeiter strategischer planen

Außendienstmitarbeiter können neue Aufträge heute über Service-Apps abrufen, die mit dem ERP-System gekoppelt sind, das wiederum Daten aus Dispatching, Einsatzplanung, Skill- und Projektmanagement zusammenführt. Denn laut einer godesys-Umfrage nutzen nach wie vor 70 Prozent der Unternehmen ihr ERP noch immer nicht auf dem Smartphone oder Tablet. Statt für die Entgegennahme eines weiteren Auftrags zurück in die Zentrale zu fahren oder telefonisch Rücksprache halten zu müssen, ist es möglich, diesen via App und auf der Basis der ERP-Informationen zu erhalten. Auf diese Weise können dem Mitarbeiter gezielt Kunden in seinem Umkreis zugewiesen werden, für die er auch die benötigten Skills und Einsatzteile besitzt. Dem Kunden kann dadurch schneller und zufrieden stellender geholfen werden. Aber auch für den Mitarbeiter ist ein solcher ganzheitlicher und integrativer Ansatz von Vorteil.

Für einen effizienten Mitarbeitereinsatz aufs ERP setzen

Für Unternehmen wird nicht nur das Wissen von, sondern auch über die Mitarbeiter vermehrt zum Wettbewerbsfaktor. Mithilfe smarter Geschäftssoftware lässt sich beispielsweise herausfinden, wer wie und wann besonders produktiv arbeitet oder wer die meisten Aufträge erfolgreich und fehlerfrei abschließt. Bei der Zusammenstellung von Teams kann das entscheidend sein, denn so gruppieren sich die für das Projekt besten Kollegen zusammen. Fehlen Fachkräfte oder zusätzliche Mitarbeiter, wird dies schnell sichtbar und auch wie es um Profitabilität und Auslastungsgrad, Rentabilität, Störungshäufigkeit und ähnliche Aspekte bestellt ist. 80 Prozent der Anwendungsfälle sind dabei im System bereits vorgedacht.

HR- und Analysetools koppeln und im ERP zusammenführen

Funktionen wie die Arbeitszeiterfassung aus dem HR-Bereich lassen sich mit dem ERP-System zusammenführen, um so ganzheitliche, tiefe Einblicke zu bekommen und besser planen zu können. Aktuell wird vielerorts nur Produktivzeit erfasst, was sehr einseitig ist.

Viele Unternehmen erfassen nur die Produktivzeit – das ist zu einseitig.

Optimalerweise sollten alle Zeiten, bei Außendienstlern etwa Zeiten für interne Büroaufgaben, administrative Aufgaben, Fahrtzeiten oder ähnlichem, gesammelt werden. Sitzt ein Mitarbeiter beispielsweise im Vergleich zu Kollegen sehr viele Stunden im Auto, kann dies ein Indiz dafür sein, dass Ressourcen eventuell besser geplant werden können.

Offene und auf Vorteile fokussierte Mitarbeiterkommunikation

Das Sammeln und Nutzen von Daten hat vielerorts einen negativen Beigeschmack. Das muss nicht sein, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern offen und transparent erläutern, wie und in welchem Maße sie davon profitieren können. Statt mit schlechter Planung vier Stunden im Auto und nur zwei Stunden beim Kunden zu sitzen, nutzt dem Mitarbeiter eine datengestützte Tourenplanung, um möglichst effizient zu arbeiten. Dafür muss er aber beispielsweise mitteilen, wo er gerade ist. Innovative Arbeitsmodelle setzen eine neue Vertrauensebene voraus, dass Rückmeldedaten jedweder Art nicht missbraucht werden. Wem aber die Vorteile bewusst sind, wie etwa die eigenständige Einsatzplanung und Disposition, ist eher bereit, sich neuen Ansätzen und Tools zu öffnen.

Datenschutz beachten und Mitarbeiter involvieren

Personenbezogene Daten unterliegen dem Datenschutz. Dies gilt auch für im ERP gespeicherte Mitarbeiterinformationen. Durch die Gesetzgebung – sowohl in Bezug auf das Arbeitszeitmodell als auch auf die Mitsprache – gibt es in puncto personenbezogener Datennutzung recht hohe Hürden in Deutschland. Unternehmen dürfen nur mit den Daten agieren, die für die jeweiligen Aufgaben und Prozesse auch tatsächlich notwendig sind. Im traditionellen ERP spielt das Thema Datenschutz keine übergeordnete Rolle, denn welche Marge sich etwa mit einem Produkt erzielen lässt, ist für Arbeitnehmer nicht von großer Bedeutung. Wer aber eine Lösung einsetzen will, die auf mitarbeiterbezogene Daten aufbaut und diese nutzt, der sollte im Vorfeld immer den Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung miteinbeziehen.