Produktive Projekt-Teams: CoffeeCup automatisiert das Planungsmanagement
Projekte als Team zu planen ist in Zeiten flexibler Arbeitszeiten und -orte nicht ganz einfach. Das Münchner Start-Up CoffeeCup bündelt in seiner gleichnamigen App Arbeitszeiten sowie Personal- und Projektdaten. Führungskräfte sollen den Überblick behalten – und Teamkollegen sich besser abstimmen können.
Eigentlich ist die CoffeeCup-App für Manager in kleinen und mittleren Unternehmen gemacht. Da die Business-Intelligence-Software die wichtigsten Zahlen zu Projekten, Kunden und Mitarbeitern bündelt und in einem Dashboard zur Verfügung stellt, können Führungskräfte und Projektmanager den aktuellen Stand ihrer Projekte im Blick behalten. Sie erhalten Monitoring- und Analysedaten sowie Reports zur Projekt- und Kapazitätenplanung. Mit Hilfe integrierter Kunden-Feedbacks, Budget-Übersichten und Rechnungsstellung können sie die Wertschöpfungskette mitverfolgen. Zusätzlich helfen ihnen Echtzeitanalysen, die Projektplanung unmittelbar zu steuern und Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Vertrauensarbeitszeit ist für Projekt-Teams eine echte Herausforderung.
Von der BI-Lösung sollen aber auch die Kollegen und der einzelne Mitarbeiter profitieren. Denn die Digitalisierung, mobile Technologien und flexible Arbeitsweisen haben ein neues Buzzword generiert: Vertrauensarbeitszeit. Wenn der Arbeitgeber dies zugesteht, können Mitarbeiter ihre Arbeit von einem frei gewählten Ort aus und je nach individueller Zeitplanung verrichten, Hauptsache sie wird fertig. Für projektbasierte Teamarbeit ist das eine Herausforderung, da sich die Kollegen abstimmen und die Ressourcen der Teammitglieder überblicken müssen, um gemeinsam weiterzukommen. Deshalb integriert CoffeeCup neben der Zeiterfassung auch das Abwesenheitstracking in die erste Vollversion (Beta seit 2017).
CoffeeCup kombiniert Projekt-Controlling und Personalmanagement in einer App
Vor allem die Abwesenheitsverwaltung ermöglicht, dass Urlaube, Krankheitstage und Geschäftsreisen ebenso erfasst werden wie die Anwesenheit. Mitarbeiter sehen so, wann der Kollege verfügbar ist und können Aufgaben entsprechend verteilen. Die Zeiterfassung kann sich die Daten auch direkt aus Jira, der Projektmanagement-Software von Atlassian, holen. Anbindungen für Trello, Slack und Asana sollen in Planung sein.
Laut Thomas Reppa, CEO und Mitgründer des Unternehmens, ist CoffeeCup die erste Lösung, die Projekt-Controlling und Personalmanagement-Tools in einer Anwendung kombiniert. Neben einem Abwesenheitstracking und zahlreichenen Monitoring- und Reporting-Funktionen umfasst die Software eine digitale Personalakte. Sie ermöglicht eine DSGVO-konforme Verwaltung der festen und freien Mitarbeiter, mit Übersichten über Gehälter, Urlaubsplanung und Überstunden. Demnächst soll auch eine digitale Dokumentenablage, etwa für Verträge, hinzukommen.
Die cloudbasierte Lösung ist laut Hersteller auf allen, auch mobilen, Endgeräten einsetzbar. Die Anwendung sowie die Kundendaten liegen auf ISO 27001-zertifizierten Servern in Deutschland und sind nach deutschen Datenschutzrichtlinien gesichert. CoffeeCup kostet in der Professional Version 9 Euro pro Nutzer und Monat. Die Enterprise Version mit Projekt- und Kapazitätsplanung richtet sich speziell an größere Teams und ist bis Dezember 2018 im Rahmen der Professional Version kostenlos. Start-ups können die Lösung in den ersten sechs Monaten kostenlos nutzen. Wer die App erst einmal testen möchte, kann eine kostenlose Web-Demo buchen.
