New Work in der Praxis – mehr als Homeoffice und flexible Arbeitszeiten
New Work ist viel mehr als die Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit. Vielmehr müssen Unternehmen ihre gesamte Arbeitsumgebung, ihre Prozesse und ihre technologische Ausstattung anpassen. Spezielle Businessplan-Software kann bei der Umstellung helfen.
New Work ist spätestens seit der Corona-Pandemie in aller Munde. Doch neu sind der Begriff und das dahinterstehende Konzept nicht: Bereits Ende der 1970er Jahre prägte der österreich-amerikanische Sozialphilosoph Frithjof Bergmann den Begriff „New Work“ als neue Arbeitsweise. Bei einer Reise durch verschiedene Ostblockländer zwischen 1976 und 1979 wurde ihm klar, dass der Sozialismus keine Zukunft hatte.
New Work betrachtet den Mitarbeitenden nicht als bloße Arbeitskraft, sondern als Mensch.
Er entwickelte daraufhin ein Gegenmodell zur sozialistischen Arbeitsweise in der Industriegesellschaft und proklamierte mit New Work die Ausformung der Wissens- und Informationsgesellschaft. Damit einher gehen die Digitalisierung, die Globalisierung und der demografische Wandel. In Übereinstimmung mit diesem Grundkonzept entstehen bis heute immer neue Arbeitsformen, die das Handeln von Unternehmen prägen.
Im Fokus: Die Freiheit des Einzelnen
Inzwischen ist New Work daher nicht mehr nur ein abstraktes Arbeitskonstrukt, sondern bereits in vielen Unternehmen gelebter Alltag. Begleiterscheinungen dieser Arbeitsweise sind Homeoffice und Gleitzeit, Coworking-Spaces und Desk-Sharing sowie Zusammenarbeit in gemischten und agilen Teams. Auch Freelancing und die Möglichkeit, Sabbaticals zu nehmen, erhöhen die Freiheit des einzelnen Mitarbeitenden. Und genau die steht bei New Work im Fokus.
New Work betrachtet den Mitarbeitenden nicht als bloße Arbeitskraft, sondern als Mensch. Das heißt, dass seine berufliche und private Selbstverwirklichung miteinander verwoben sind und in Einklang gebracht werden sollen. Persönliche Freiräume, Selbstbestimmung und Selbstverantwortung sind Komponenten, die den modernen Mitarbeitenden ausmachen. Diese wirken sich auf die Arbeitsumgebung, die vorhandene Technik und die Unternehmens- und Prozessstrukturen aus. So wird die Arbeitsumgebung in räumlicher und zeitlicher Hinsicht neu strukturiert: Sechs-Stunden-Tage, Vier-Tage-Woche, Open-Space-Büros oder Homeoffice sind hier gängige Beispiele.
In Bezug auf die zur Verfügung gestellte Technik bringt die neue Arbeitsweise mit sich, dass Mitarbeitende entsprechende Hard- und Software benötigen. Um im Homeoffice oder an täglich wechselnden Desks im Coworking-Space zu arbeiten brauchen Mitarbeitende Laptops, Software für Telefonweiterleitungen und sichere Zugriffe auf das betriebseigene Netzwerk.
Veränderungen der Unternehmenskultur und -strukturen
Entscheidend für die Umsetzung von New Work ist aber auch, dass Unternehmen ihre Strukturen und Prozesse anpassen, denn das Konzept verändert die innerbetriebliche Kultur und das gesamte Arbeitsumfeld. So gibt es in New Work keine klassische Abteilungsgliederung mehr. Vielmehr werden neue Aufgaben in Projektarbeit angegangen und die Mitarbeitenden mit der jeweils größten Kompetenz für bestimmte Aufgaben in einem Projektteam vereint. Auf diese Weise entstehen immer neue und anders zusammengesetzte Teams, deren Mitglieder unterschiedliche Hintergründe und Fachkenntnisse mitbringen, aber ein gemeinsames Ziel verfolgen: die Aufgabe so gut wie möglich zu erledigen. Denn New Work ist durchaus pragmatisch: Die Arbeit soll den Mitarbeitenden Spaß machen und sie erfüllen, gleichzeitig soll sie aber dem Unternehmen Gewinne einbringen.
Tradierte, strenge Hierarchien sind mit New Work unvereinbar.
Das Abschaffen der Abteilungsgliederung bringt unter anderem mit sich, dass Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr haben. Desk-Sharing und Coworking-Spaces werden bei New Work etabliert. Bei Arbeitsbeginn wählen die Mitarbeitenden einen freien Platz im Gemeinschaftsbüro aus, an dem zuvor und nachher jemand anders arbeitet. Unternehmen müssen die Plätze deshalb zwar universell ausstatten, sparen aber eine Vielzahl an Büroarbeitsplätzen ein. Zusätzlich schaffen sie in Coworking-Spaces auch Flächen für Freelancer, Projektmitarbeitende oder Selbstständige. Alle sollen hier voneinander profitieren.
Auch tradierte, strenge Hierarchien sind mit New Work unvereinbar. Führungskräfte müssen ein neues Selbstverständnis entwickeln: Sie sind nicht länger Kontroll- und Weisungsinstanz, sondern Coach und Moderator – Stichwort New Leadership und Führung 4.0. An die Stelle von Kontrolle und Weisung treten nun Vertrauen und Empathie. Moderne Führungskräfte befähigen ihre Mitarbeitenden zu Eigenverantwortung und leben eine klare Vision des Unternehmens vor. In diesem Rahmen treffen Mitarbeitende eigene Entscheidungen, die Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden findet auf Augenhöhe statt. Die Holokratie als Ausprägung von New Work kommt sogar ganz ohne Hierarchien aus. Der rigide Führungsstil wird von einem festen Regelwerk für alle selbstständigen Einheiten – den „Holos“ – abgelöst.
Agilität und Work-Life-Blending
Im Detail sind die Arbeitsformen bei New Work agiles Arbeiten und Work-Life-Blending. Agiles Arbeiten ermöglicht Unternehmen, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Die interdisziplinären Projektgruppen arbeiten mit agilen Methoden wie Scrum oder Kanban. Die Teams setzen sich kurzfristige Ziele, die sie bei Bedarf anpassen, und holen sich regelmäßig Feedback ein. Sie arbeiten eigenverantwortlich und fokussiert, die Entscheidungswege sind daher kurz und unproduktives Multitasking wird vermieden. Für Unternehmen hat diese Arbeitsweise den Vorteil, dass Projekte schneller zum Erfolg geführt werden. Zum agilen Arbeiten gehört auch das Design Thinking, bei dem Probleme mit kreativem Einsatz gelöst und innovative Ideen entwickelt werden.
Zum Work-Life-Blending gehört, dass Mitarbeitende zulernenden Angestellten werden.
Beim Work-Life-Blending wird das Privatleben des Mitarbeitenden mit dem Arbeitsalltag in harmonischen Einklang gebracht. Arbeits- und Freizeit sind dabei nicht mehr strikt voneinander getrennt. So ist es Mitarbeitenden zum Beispiel möglich, während der Arbeitszeit private Gespräche zu führen oder Einkäufe zu erledigen. Umgekehrt verpflichten sich Mitarbeitende dazu, auch nach Ende der regulären Arbeitszeit noch telefonisch erreichbar zu sein und E-Mails zu beantworten. Zum Work-Life-Blending gehört darüber hinaus, dass Mitarbeitende zum Wissensarbeiter und lernenden Angestellten werden. Stete Weiterbildung ist gefordert, aber auch, dass die Mitarbeitenden im Unternehmen voneinander lernen und ebenso, dass sie sich in ihrer Freizeit produktiv beschäftigen.
Mit Business-Software richtige Entscheidungen treffen
Ob New Work zu einem Unternehmen passt, muss im Einzelfall abgewogen werden. Denn das hohe Maß an Eigenverantwortung der Mitarbeitenden muss zur Unternehmenskultur und auch zum Personal passen. Mitarbeitende müssen beispielsweise bereit sein, auch in ihrer Freizeit zu arbeiten, andernfalls lässt sich das moderne Arbeitskonzept kaum umsetzen.
Auch, welche Schritte gegangen werden und wie, lässt sich nicht pauschal empfehlen. Auch sollte die Umsetzung des neuen Arbeitskonzeptes nicht zu schnell vonstattengehen – laut einer Studie der Universität St. Gallen können andernfalls größere Probleme die Folge sein. In jedem Fall müssen Unternehmen die nötigen Strukturen schaffen, sprich Großraumbüros und die notwendige Hard- und Software bereitstellen. Dabei gilt es auch den Datenschutz der Angestellten einzuhalten.
Bei der Entscheidungsfindung helfen spezialisierte Software-Lösungen wie etwa die Führungssoftware Vision.iC oder die Planungssoftware BPS-ONE von Denzhorn. Der Aufwand bei der Einführung von New Work ist initial zwar groß; liegt aber ein durchdachter Plan zu Grunde und können Unternehmen ihre Mitarbeitenden mitnehmen, kann die neue Arbeitsweise eine große Chance für alle sein.
Fazit
Mit New Work werden Unternehmen den Ansprüchen ihrer Mitarbeitenden an eine flexible Arbeitsweise gerecht. Gleichzeitig steigern sie in agilen Teams ihre Produktivität und senken dank Desk-Sharing ihre Kosten. Die moderne Arbeitsweise verlangt Unternehmen bei der Einführung aber einen gewissen Aufwand ab, auch sollte die Umsetzung nicht zu schnell erfolgen. Es gilt, die Unternehmensstrukturen behutsam anzupassen und alle Mitarbeitenden mitzunehmen.
