Mehr Transparenz durch KI: Neue Impulse für New Work 2024
Immer mehr Unternehmen holen ihre Belegschaften zurück ins Büro. War es das also mit flexiblen Arbeitsplatzmodellen und, auf übergeordneter Ebene, gegenseitigem Vertrauen? Nein, denn dieser Paradigmenwechsel kann auch als Weckruf für mehr Transparenz am Arbeitsplatz betrachtet werden.
Homeoffice, Remote Work oder das Arbeiten in dezentralen Teamstrukturen: Das alles ist längst keine Seltenheit mehr. Trotzdem begegnen viele Unternehmen diesen Arbeitsmodellen immer noch – oder wieder – mit Skepsis. Denn wie eine KPMG-Studie im Herbst 2023 ergab, hält die Mehrheit der befragten Firmenchefs das Homeoffice für ein Auslaufmodell. Dieses Stimmungsbild kontrastiert mit dem Wunsch gerade jüngerer Arbeitnehmer innerhalb unserer heutigen Wissens- und Informationsgesellschaft, autonom die ideale Work-Life-Balance gestalten zu können – mit entsprechenden Erwartungen an den Arbeitgeber.
Transparenz stärkt Zusammenhalt in dezentralen Arbeitsmodellen
New Work wird die moderne Arbeitswelt allen Abgesängen zum Trotz auch weiterhin begleiten.
Umfrageergebnisse wie diese sollten aufhorchen lassen. Denn auch wenn die Basis für Remote Work durch das entsprechende Equipment bei vielen Unternehmen bereits vorhanden ist, erfüllen zahlreiche Unternehmen eine wesentliche Voraussetzung für dezentrale Zusammenarbeit nicht: Transparenz. Letztere ist jedoch ein entscheidendes Strukturprinzip der digitalen Kollaboration. New Work wird die moderne Arbeitswelt allen Abgesängen zum Trotz auch weiterhin begleiten. Dennoch ist die Zeit reif, bestehende Modelle und Annahmen kritisch zu hinterfragen und um neue Perspektiven zu erweitern – zum Wohl von Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
Vor allem Führungskräfte müssen Transparenz in Form von konkretem Handeln und Kommunizieren in dezentral zusammenarbeitenden Teams aktiv anstoßen und vorleben. Dazu sollten Unternehmen zunächst eine systematische Offenheit kultivieren, die diese Verhaltensweisen ausdrücklich einschließt und fördert. Aber das bereitet gerade Führungskräften, die dezentrale Teams leiten, immer noch Kopfzerbrechen. Führungskräfte sollten ihr Augenmerk vielmehr darauf richten, das Know-how und das Potenzial, über das ein dezentral arbeitendes Team verfügt, richtig einzusetzen. Und dazu ist Transparenz erforderlich.
Vier Hauptaufgaben des Remote Leadership
In einem solchen Arbeitsumfeld, das jedem Mitarbeiter die Freiheit bietet, Tätigkeiten außerhalb eines klassischen Büroarbeitsplatzes selbständig und eigenverantwortlich zu erledigen, müssen Führungskräfte im Wesentlichen vier Punkte erfüllen.
1Rollen und Verantwortlichkeiten klar zuweisen
Zunächst sollten sie Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definieren. Das beugt Intransparenz und Misskommunikation vor. Aufgabe der Führungskraft ist es, diese Rollen und Verantwortlichkeiten festzuschreiben und Mitarbeiter darin zu bestärken, selbständig zu agieren. Dabei helfen klare Regeln und Vorgaben – die weniger der Einschränkung als vielmehr der (An-)Leitung und der Hilfestellung dienen.
2Die Motivation im Team hochhalten
Remote Leader müssen sich ihrer Rolle als Motivator bewusst werden. Denn die große Herausforderung ist, trotz räumlicher Distanz einen gemeinsamen produktiven Spirit in dezentralen Teams zu erzeugen. Laut einer Studie der Harvard Business Review sehen Remote Leader darin eine große Hürde, die etwa Projektteams zu überwinden haben. Regelmäßige Get-together-Meetings oder Jour Fixe fördern eine offene Kommunikation, die – gerade auch in Krisenzeiten – den Zusammenhalt stärkt. Es ist essenziell, dass Mitarbeiter sich gehört und ernst genommen fühlen. Das stärkt die Motivation.
3Auf Equipment und Datenpflege achten
Die technische Infrastruktur und die Ausstattung müssen passen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass allen Mitarbeitern die Art von Equipment zur Verfügung steht, das sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Durch die Etablierung zentralisierter Tools, etwa zur zentralen Datenpflege, vermeiden Unternehmen Silostrukturen, in denen sich eine Vielzahl an Daten regelrecht „versteckt“.
4„Managing by results“ praktizieren
Eine zentrale Software, die auf die Branche abgestimmt ist, unterstützt außerdem dabei, den gesamten Unternehmensprozess zu digitalisieren. Dadurch lassen sich Prozesse, etwa interne und externe Abstimmungen betreffend, standardisieren und automatisieren. Mitarbeiter sparen dadurch Zeit. Auf dieser Basis lässt sich etwa „Managing by results“ sehr gut installieren. Dabei handelt es sich um einen Ansatz, den „Remote Leader“ in diesem Zusammenhang gerne einsetzen.
Fehler sind erlaubt und sollten als Learnings für die Weiterentwicklung des Mitarbeiters genutzt werden.
Hierfür müssen für jeden Mitarbeiter eindeutige Ziele – sowohl kurz- als auch langfristig – definiert werden. Dies kann zum Beispiel das Erreichen eines bestimmten Vertriebsziels innerhalb eines festgelegten Zeitraumes sein oder auch auf die fachliche Weiterentwicklung abzielen. Individuelle Ziele sollten im regelmäßigen Austausch geprüft, nachgehalten und nachjustiert werden. Fehler sind erlaubt und sollten als Learnings für die Weiterentwicklung des Mitarbeiters genutzt werden. In Bezug auf die Teammitglieder versteht sich die Führungskraft hier als Mentor, Motivator und Enabler.
Das Potenzial KI-basierter Kollaboration
Neben der Transparenz und Remote Leadership werden wir 2024 auch Zeuge einer wachsenden Integration künstlicher Intelligenz (KI) in Apps und Softwarelösungen sein. Und die wird sich auch in den Bereichen der digitalen bzw. dezentralen Kollaboration sehr deutlich bemerkbar machen. So hat sich bereits gezeigt, dass es beispielsweise im Projekt- oder Prozessmanagement zahlreiche Anwendungsfelder für KI gibt. Sie reichen von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Nachbereitung, etwa einer Marketing-Kampagne oder eines Projektes.
KI trägt dazu bei, Ressourcenplanung und Organisation spürbar zu verbessern.
KI-basierte Systeme können aber auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern fördern, da sie in der Lage sind, gemeinsame Ziele zu identifizieren und zu priorisieren. Mit Blick auf die Ressourcenplanung trägt die Technologie dazu bei, die Organisation spürbar zu verbessern. Ferner unterstützt sie bei der Zuweisung von Aufgaben, indem sie die Skills und Levels der Mitarbeiter berücksichtigt, und kann darüber hinaus auch automatisch Ressourcen und Arbeits- oder Projektpläne erstellen und anpassen, um die Effizienz dezentral arbeitender Teams zu maximieren.
Fazit: New Work ist Kopfsache
Schließlich wird die Verschmelzung von KI, Management und New Work zweifellos Auswirkungen auf die neue Rolle des Remote Leaders haben. Er muss neue Fähigkeiten entwickeln, etwa um komplexe Probleme zu analysieren, strategische Entscheidungen zu treffen und zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen. Diese Entwicklung ist es wert: Das Ziel sind dauerhaft mehr Vertrauen und weniger Barrieren im dezentralen, digitalen Arbeiten.
