Wider den Lagerkoller: Flexibles Arbeiten steigert die Produktivität

Produktivität beginnt im Kopf – und in den Beinen. Wer immer nur am eigenen Schreibtisch hockt, läuft Gefahr, geistig zu versumpfen. Der Gang ins Café oder das Arbeiten zu Uhrzeiten, die einem persönlich am besten passen, machen produktiver und glücklicher.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Sie etwas trinken gehen, wenn eine Denkblockade im Anzug ist? Oder warum Sie den Schreibtisch verlassen und sich in einen anderen Raum zurückziehen, wenn gerade nichts vorwärts geht? Im Homeoffice wird das Wohnzimmer plötzlich zum bevorzugten Arbeitumfeld für diesen Tag. Und wenn es selbst dort nicht gelingt, sich zu konzentrieren, machen Sie einen Spaziergang ins Café. Nach jedem Wechsel stellen sie fest: Jetzt arbeiten Sie Ihre To-Do-Liste besser ab. Sie sind motivierter, konzentrierter, schneller.

Schon lange beschäftigen sich Forscher mit dem Phänomen, warum beim klassischen ‚9 bis 17 Uhr‘-Job am stationären Arbeitsplatz oft die Produktivität irgendwann flöten geht. Das gilt für Büromitarbeiter genauso wie für Kollegen im Homeoffice. Arbeit immer am gleichen Ort (und mit den gleichen Leuten) verursacht einen Lagerkoller im Kopf. Perspektivwechsel sind für die Produktivität unbedingt notwendig. Plakativ sind das die beiden Aussagen, die nach der Lektüre vieler Studien und Umfragen hängenbleiben.

Fangen wir im Büro an. Manche Menschen sagen: Unter Druck kann ich besser arbeiten. Das mag stimmen, aber es kommt darauf an, woher der Druck kommt. Sich selbst eine Deadline zu setzen kann motivierend sein und bringt zudem Struktur in den durch flexible Arbeitsweisen so volatilen Tag. Abteilungs- oder Teamleiter, die Druck machen, ihren Mitarbeitern nicht vertrauen und überall den Daumen drauf haben wollen, sind echte Produktivitätskiller. Was folgt ist Dienst nach Vorschrift – was weder kreativ noch produktiv ist, keine Eigeninitiative forciert und nicht motiviert.

Führungskräfte müssen loslassen

„Engagement“, also die Bereitschaft, sich im Job und für das Unternehmen einzusetzen, ist bei deutschen Arbeitnehmern ohnehin nicht besonders hoch. Zwar sind 69 Prozent der Beschäftigten mit ihrem Job zufrieden, aber ebenso viele (70 Prozent) sind nicht „engaged“. Doch genau das würde zu mehr Produktivität führen, so das Fazit des „State of the global worklace report“von Gallup. Besser sei es, wenn Manager die Zügel lockerließen und Mitarbeitern Freiheiten einräumten, die diese mit ihrer eigenen Arbeitsweise füllen könnten. Sprich, die Freiheit zu entscheiden, wann und wo man arbeiten will, wirkt sich positiv auf die eigene Zufriedenheit, Motivation und Produktivität aus. Einige Manager müssen jetzt ganz stark sein: Lasst Mitarbeitern ihren Freiraum und sitzt ihnen nicht im Nacken!

Das Management sollte dafür zudem sorgen, dass Mitarbeiter Rückzugsorte für Besprechungen und Brainstorming sowie digitale Technologien vorfinden, die effektive Teamarbeit ermöglichen. Ein neuer Raum bringt Abwechslung, und Bewegung ist nicht nur gut für den Körper, sondern auch für den Geist. Das Gehirn setzt bei Veränderung Dopamin frei. Meist als reines Glückshormon missverstanden, geht die Forschung inzwischen davon aus, dass Dopamin hauptsächlich für die Motivationssteigerung zuständig ist. Wer sich, wenn auch nur für ein Meeting oder um nachzudenken, räumlich verändert, steigert die Wahrscheinlichkeit, produktiver zu sein als wenn er stur am Schreibtisch sitzen bleibt. Der Satz „Die besten Ideen habe ich auf dem Klo“ hat insofern seine Berechtigung, als dass man seinen Platz und die verfahrene Situation einfach mal verlässt.

Außerhalb der vier Firmenwände ist es nicht anders. Wer sich zu Hause ein Homeoffice einrichtet, hat zwar schon die Flexibilität vieler Unternehmen strapaziert, kann aber immerhin behaupten, räumlich eine Abwechslung geschaffen zu haben. Immer mehr Arbeitnehmer schätzen die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten und sich ihren Arbeitstag individuell einteilen zu können. Weil sie spüren, dass es mit dem Projekt vorwärts geht und die Aufgaben schneller weniger werden als im Büro. Der Perspektivwechsel tut ihnen gut, sie produzieren neue Ideen und Lösungen. Die US-Firma Automattic zahlt ihren Mitarbeitern sogar den Kaffee, wenn sie statt im Büro oder im Homeoffice lieber im Café arbeiten wollen.

Out-of-Office – Da kommt etwas in Bewegung

Dass Arbeiten im Homeoffice die Produktivität steigert, dazu gibt es inzwischen unzählige Studien. Mobile Geräte und digitale Technologien wie Teamwork-Tools sorgen trotz Entfernung für Nähe mit den Kollegen. Aber auch hier schleichen sich mit der Zeit unproduktive Routinen ein. Es gibt wenige, die bei der Arbeit am Computer nicht schon einmal ins YouTube-Loch gefallen sind. Statt mit dem Projekt weiterzukommen, driftet man ins Video-Nirvana ab und klickt sich durch völlig bedeutungslose Musik- oder Comedian-Filmchen. Das passiert oft, wenn der Stresspegel ansteigt oder man gerade nicht weiter weiß. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt aufzustehen, um den Arbeitsort zu wechseln oder andere Motivationstreiber zu finden. Bewegung steigert den Dopaminspiegel. Dass viele im Café ihre Aufgaben schneller bewältigen liegt auch daran, dass sie dorthin gelaufen sind.

Zusätzlich ergibt sich daraus eine art Pawlow´scher Effekt. Menschen, die sich einen Arbeitsort bewusst aussuchen mit der Intention, dort ihre To-Do-Liste abzuarbeiten und dabei auch erfolgreich sind, verbinden mit diesem Ort ein Erfolgserlebnis. Beim nächsten Besuch erinnern sie sich daran und reagieren positiv auf den Ort.

Arbeit wird personalisiert

Die neue Freiheit ist nicht auf den Arbeitsort beschränkt. Auch die Art, wann und wie man am produktivsten arbeitet, ist eine sehr individuelle Geschichte. „Personalisierung“ lautet das Stichwort, das nicht nur in der Marketingwelt inzwischen ein feststehender Begriff ist. Damit bietet man Kunden maßgeschneiderte Lösungen, damit sie sich wohlfühlen. Und wir Verbraucher nehmen es an, in dem wir individuelle Playlisten dem Radio vorziehen oder Streamingdienste statt linearem TV nutzen. Ein gutes Gefühl treibt auch Mitarbeiter an, sich einzubringen und produktiv zu sein.

Es gibt diejenigen, die morgens am produktivsten sind, andere kommen nachts besser voran. Das will so gar nicht in die traditionellen Arbeitszeiten passen. Dies zu berücksichtigen wäre aber so eine Wohlfühl-Offerte. Durchaus lassen sich die jeweiligen Präferenzen in den Arbeitsalltag integrieren. Gerade wer in Teams arbeitet, steht hier vor einer Herausforderung. Doch es kann gelingen, nämlich dann, wenn sowohl der Chef und das Team mit dieser Art der Flexibilität einverstanden sind, als auch man selbst zu dieser Zeit fokussiert arbeitet und für seine Teammitglieder maximal erreich- und ansprechbar ist.

Im Arbeitsleben setzt sich zudem die Idee von der „Personalisierung der Job-Beschreibung“ durch. Aufgaben des Mitarbeiters können und sollen sich im Laufe der Zeit ändern. Nämlich dann, wenn Weiterbildungsangebote Lust auf eine neue Abteilung im Büro machen, oder der Kollege von selbst kommt und neue Perspektiven mit dem Chef diskutiert. Manchmal kommt am Ende dabei eine ganz neue Aufgabe heraus, für die es noch keine Jobbeschreibung gibt, die aber ein ganz wesentliches Problem im Unternehmen löst. In einem interessanten Gastbeitrag zum Thema in der Harvard Busienss Review kommt Vivek Bapat, Senior Vice President und Head of Marketing and Communications Strategy bei SAP, zum Ergebnis, dass maßgeschneiderte Jobs Teams effektiver machen.

Flexibilität verursacht Chaos? Nicht, wenn man´s richtig macht

„Schluffige junge Menschen, die daheim oder im Café arbeiten, sind total chaotisch und unorganisiert. Wie soll man da etwas auf die Reihe kriegen?“ Ein Vorurteil, dass flexibel ein Synonym für Unproduktivität ist — wenn sich der flexible Arbeiter einige eigene Regeln setzt.

1. Den Tag strukturieren. Jetzt, da man weiß, wann, wo und wie man am produktivsten ist, sollte das in einer To-Do-Liste münden, die abgearbeitet wird. In einer Art Sprint führt das in Etappen zu kleinen Erfolgserlebnissen, die – man ahnt es schon – Dopamin freisetzen und motivieren, sich an die nächste Aufgabe zu machen.
2. Kontakt mit Kollegen halten. Tägliche oder wöchentliche Team-Calls, am besten via Video, ist gerade für Homeoffice-Mitarbeiter wichtig, um nicht isoliert zu werden – von wichtigen Ergebnissen und Projektfortschritten, aber auch von den Ereignissen, die via ‚Flurfunk‘ weitergetragen werden.
3. Den Bruch mit dem Team aktiv vermeiden. Wer lieber nachts arbeitet, sollte das dem Team mitteilen. Die anderen Mitglieder können sich darauf einstellen und finden es nicht ungewöhnlich, wenn sie im Projekt-Management-Tool um 3 Uhr morgens hochgeladene, neue Dokumente vorfinden. Um so wichtiger ist dann aber die Kommunikation, für die man durchaus auch mal früher aufstehen kann.

Die Freiheit, wo, wann und wie zu arbeiten steigert die Produktivität. Die eigene Balance, verknüpft mit Effektivität im Job, ist aber nicht umsonst zu haben. Diese Freiheit braucht Regeln, Respekt, Vertrauen und Wertschätzung. Von seiten der Führungskräfte wie von den Mitarbeitern gleichermaßen. In verschiedenen Studien wird das Homeoffice inzwischen als Arbeitsplatz der Zukunft gesehen. Nicht nur entfallen die verspätete Bahn und der Stau. Mitarbeiter enscheiden selbst. Sie sind nicht nur der Erfüllungsgehilfe der Firma, sondern Teil eines Arbeitsprozesses, den sie aktiv mitgestalten können.