Wie Teams die Urlaubszeit am besten nutzen können

Kapazitätslücken einerseits und die totale Überlastung nach der Rückkehr andererseits müssen nicht unbedingt sein. Im Gegenteil: Gut organisiert kann die Urlaubszeit für alle erholsam sein und Nachwuchskräften Chancen bieten.

Die Zeiten, an denen während der Urlaubszeit alles still stand, sind längst vorbei. Die digitale Welt dreht sich gerne ungebremst weiter und die Belegschaft während der Sommermonate motiviert zu halten, kann für Arbeitgeber oftmals eine Herausforderung darstellen. Entsprechend müssen sich Unternehmen auf die Urlaubszeit ihrer Mitarbeitenden vorbereiten,  um die Produktivität während dieser Zeit aufrechterhalten und reibungslose Abläufe sicherstellen, ohne ihre Teams im Urlaub kontaktieren zu müssen.

Die Experten von Hogan Assessments, dem Marktführer für Persönlichkeitstests und die Entwicklung von Führungskräften, haben im Rahmen ihrer Beratungstätigkeit drei Schlüsselbereiche identifiziert, die zu einer erfolgreichen Urlaubsplanung beitragen. Folgende Tipps haben sie für Manager parat, um  für eine effektive Organisation und Planung im Sommer zu sorgen. 

1Die Nachwuchstalente ranlassen!

„Der Urlaub eines Kollegen kann eine einmalige Gelegenheit für die berufliche Weiterentwicklung eines anderen Kollegen darstellen“, sagt Dr. Ryne Sherman, Chief Science Officer bei Hogan Assessments und Moderator des Podcasts Science of Personality. „Die Sommermonate sind mitunter der ideale Zeitpunkt, jungen Talenten die Möglichkeit zu geben, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und neue Fähigkeiten zu erwerben, während sie erfahrenere Arbeitskräfte vertreten. Im Sommer lässt das Engagement der Teammitglieder oft nach. Daher sollten Manager diese Zeit nutzen, um mit motivierten Mitarbeitenden geeignete Möglichkeiten zur eigenen beruflichen Weiterentwicklung zu besprechen.“ 

Sherman weist allerdings darauf hin, dass die Nachwuchskräfte nicht einfach ins kalte Wasser geworfen werden sollten. Wenn Teammitglieder längere Zeit im Urlaub sind, sei eine umfassende Übergabe besonders wichtig. Ein gelungenes Handover biete weniger erfahrenen Mitarbeitenden eine ausgezeichnete Entwicklungschance, da sie die Möglichkeit haben, die Aufgaben von erfahreneren Kolleginnen oder Kollegen innerhalb eines gut eingegrenzten Rahmens zu übernehmen.  „Achten Sie darauf, die Vertretungsperson nicht zu überlasten und sie angemessen zu unterstützen. Wer jemanden im Urlaub vertritt, sollte nicht gestresst sein oder mit einer doppelten Arbeitsbelastung klarkommen müssen“, erklärt Sherman.

2Das Arbeitsvolumen im Voraus einschätzen und umfassend planen

Noch bevor Urlaubsanträge genehmigt werden, sollte sich das Management zusammensetzen und überlegen, welche Arbeitsbelastung in den Sommermonaten auf ihre Teams zukommt. Aus geschäftlicher Sicht gilt es, zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen. Wie viel Arbeit wird das Unternehmen in den Hauptreisemonaten haben? Wenn ein oder zwei Wochen besonders ausgelastet sind, sollten die Urlaube eventuell um diese Zeit herum verhängt gelegt werden (mit Ausnahmen für Reisen in Notfällen).

„Es mag offensichtlich klingen, aber eine gute Kommunikation ist entscheidend, wenn man die Zeit- und Urlaubspläne zahlreicher Personen koordinieren möchte“, sagt Ryne Sherman. Manager können sich das Leben deutlich einfacher machen, indem sie sich an jedes Teammitglied wenden und nach seinen Urlaubsplänen für den Sommer fragen. Auch von jedem Mitarbeitenden auszufüllende Urlaubsplaner oder Kalender können dazu beitragen, Teamanfragen besser zu visualisieren und potenzielle Lücken bei der Besetzung zu erkennen. 

„Durch geeignete Planung und ein proaktives Vorgehen können Unternehmen einen reibungslosen Ablauf in den Sommermonaten gewährleisten. Wenn beispielsweise bereits mehrere Mitarbeitende Urlaub für eine bestimmte Woche geplant haben, sollte man eventuell nachfragen, ob jemand seine Pläne nach hinten oder nach vorn verschieben kann. Das ist natürlich nicht immer möglich. Aber es ist oft überraschend, wie flexibel Menschen sein können, wenn man effektiv mit ihnen kommuniziert“, so Sherman weiter.

3Für den Wiedereinstieg sich etwas Zeit nehmen

Nach dem Urlaub kann es schwerfallen, sich wieder an den Arbeitsalltag zu gewöhnen. Selbst den engagiertesten Teams können die Anforderungen über den Kopf wachsen: Sie haben mit einem überfüllten Posteingang oder knappen Fristen zu kämpfen oder müssen sich noch von ihrer Reise erholen. „Wer nach dem Urlaub ins Büro zurückkehrt, erlebt oft ein Gefühl der Enttäuschung oder gar Angst, was natürlich weder der Arbeitsmoral noch der Produktivität zuträglich ist. Führungskräfte müssen daher sicherstellen, dass ihre Teammitglieder während der Sommermonate, aber insbesondere auch nach der Rückkehr aus dem Urlaub motiviert und engagiert bleiben“, sagt Ryne Sherman. 

Informelle Rückkehrgespräche nach einem Urlaub sind eine einfache Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern und Teammitgliedern bei der Priorisierung ihrer Arbeitslast zu helfen. Planen Sie diese einfach für den Morgen des ersten Arbeitstags ein. Sie können dabei einen kurzen Überblick über den aktuellen Status von Projekten geben und die Mitarbeitenden über wichtige Ereignisse oder Neuigkeiten während ihrer Abwesenheit informieren. 

Manager können ihren Teams auch dabei helfen, eine Liste dringender Aufgaben zu erstellen. So weiß der Einzelne genau, was sofort erledigt werden muss und was ein wenig warten kann. „Gespräche wie diese können den Teammitgliedern verdeutlichen, dass sie Gehör finden und entsprechend unterstützt werden. Das baut Stress ab und sorgt für einen reibungslosen Übergang: vom Urlaubsmodus zurück in den Arbeitsmodus“, erklärt Dr. Ryne Sherman abschließend.