Tools und Formate für die virtuelle Führung
Was genau ist die Rolle der Geschäftsleitung zu einer Zeit, in der viel – oder gar ausschließlich – über digitale Kanäle kommuniziert wird? Die bloße Bereitstellung digitaler Kommunikations-Tools reicht zumindest nicht aus.
In den vergangenen Wochen und Monaten hatte die weltweite Pandemie gravierende Auswirkungen auf die Formen der Zusammenarbeit im Arbeitsalltag und die Art, wie Unternehmen mit den Mitarbeitenden kommunizieren. Jetzt zeigt sich: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstärkt in verteilten Arbeitsumgebungen arbeiten, dann wird ein Digital Workplace für Kommunikation, Kollaboration und Prozessunterstützung unerlässlich.
Digitale Kanäle ermöglichen es zum einen, den Geschäftsbetrieb weiter aufrecht zu erhalten und langfristigen Erfolg zu sichern und zum anderen – aus Sicht der Unternehmensführung – auch wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen. Die jetzt oder idealerweise schon im Vorfeld erlernten neuen Arbeitsweisen auf vornehmlich digitalen Kanälen werden auch nach der Krise weiter Bestand haben. Wir werden uns langfristig daran gewöhnen müssen, in hybriden Modellen aus Präsenzmeetings und rein digitalen Formaten zu arbeiten.
Die passenden Tools sorgfältig auswählen
Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem digitalen Arbeitsplatz? Auf jeden Fall weit mehr als lediglich der Einsatz neuer Tools für Videotelefonie und anderer digitaler Werkzeuge. Es handelt sich vielmehr um das sinnvolle Zusammenspiel von innovativen Hard- und Software-Komponenten, transparenter persönlicher und digitaler Kommunikation sowie zusätzlich auch entsprechenden Raumkonzepten, die eine Kultur des Austauschs unterstützen. Dabei ist die Bedarfsanalyse sowie eine fundierte Klärung der Ansprüche aller zukünftigen Nutzergruppen der erste wichtige Schritt auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz.
Gerade mit Blick auf die spätere technische Umsetzung des Digital Workplace, ist die Entscheidung für die passende Software von enormer Bedeutung. Die Software-Lösungen sollten genau zum jeweiligen Unternehmen und seinen spezifischen Bedürfnissen passen. Zudem müssen natürlich auch Hardware und das wichtige Thema Sicherheit durchdacht werden.
Die Tools sind bestenfalls die halbe Miete
Wenn hier im Zusammenspiel mit IT, Unternehmensführung und natürlich den Mitarbeitenden die passende Lösung gefunden wurde, geht es quasi an die nicht zu vernachlässigende Kür: Den MitarbeiterInnen müssen die Möglichkeiten und Tools des neuen digitalen Arbeitsplatzes nähergebracht werden. Außerdem müssen sie dazu befähigt werden, diese nicht nur nutzen zu können, sondern auch nutzen zu wollen.
Die bloße Bereitstellung der technischen Voraussetzungen und Möglichkeiten, digital zusammenzuarbeiten, reicht allerdings nicht aus. Es gilt die Weichen zu stellen, um auch zukünftig die jetzt relevanten Arbeitsweisen langfristig erfolgreich zu implementieren. Sind die Kanäle gesetzt und sollen diese ab sofort genutzt werden, ist es natürlich Prämisse der Unternehmenskommunikation und der Unternehmensführung, diese Kanäle auch zu nutzen und mit gutem Beispiel voranzugehen.
Sichtbarkeit und Führung sind digital eine etwas andere Disziplin.
Besonders in Zeiten, in denen gewohnte Formate der internen Kommunikation und des gemeinsamen Austauschs – wie Townhall Meetings, CEO Talks oder auch ganz reguläre Meetings im Büro – nicht stattfinden können, heißt das: Wenn Mitarbeitende nicht in ihrem gewohnten Unternehmenskontext bzw. IT-Umfeld erreicht werden, dann zählen vor allem Kanäle und Mechanismen, über die an und mit allen Mitarbeitenden kommuniziert werden kann.
Vor allem interaktive Kanäle nutzen
Dabei sind beispielsweise Videoformate wie etwa CEO-Kolumnen besonders geeignet, um weiterhin Nähe zu schaffen und darüber auch Leitlinien und Orientierung zu geben. Auch Statements in Form von Intranet-Beiträgen oder Posts im internen Social Network geben den Mitarbeitenden Informationen und Interaktionsmöglichkeiten, etwa indem sie die Beiträge direkt liken, kommentieren oder auch Nachfragen stellen können.
Und dann wären da z.B. noch Live-Ereignisse, wie Microsoft Teams sie ermöglicht, über die CEOs ihre Botschaften an alle Mitarbeitenden kommunizieren und diese wiederum via Chat-Funktion direkt ihre Fragen loswerden bzw. ihren Beitrag zur Diskussion leisten können.
Interne Kommunikation und die digitale Interaktion mit der Belegschaft sind momentan wichtiger denn je.
Für die Unternehmensführung gilt daher momentan mehr denn je: Da sein und aktiv und sichtbar kommunizieren und leiten. Für Führungskräfte ist es wichtig, authentisch zu bleiben und rasch in den Austausch treten zu können. Jetzt in Krisenzeiten auch gern “short & simple” mit einem selbstaufgezeichneten Video am Smartphone oder Laptop, um nicht erst auf die professionelle Produktion mit Kamera und Ton warten zu müssen.
Nähe demonstrieren und Orientierung bieten
Denn Kommunikation und Information ist aktuell wichtiger denn je, um Mitarbeitenden alle Neuigkeiten und Anweisungen an die Hand zu geben und Orientierung zu geben. Über das Intranet – anhand der offiziellen, allgemeingültigen Ankündigungen und Videos – oder auch direkt über Kanäle wie Yammer, in denen gerade die persönlichere Note zum Ausdruck kommt, vermittelt die Unternehmensführung Nähe und gibt wichtige Leitplanken für das Arbeiten und welche Vorgaben es zu beachten gilt.
Mein abschließender Tipp für Führungskräfte ist daher: Manager sollten sich täglich in die digitalen Diskussionen im internen Social Network einklinken. So geben sie ihren Mitarbeitenden die nötige Orientierung für ihre tägliche Arbeit. Sie erhalten auch direkt wertvolles Feedback bzw. Nachfragen zu bestimmten Themen und spüren so schnell, wo es aktuell noch Klärungsbedarf in dieser Phase des dezentralen Zusammenarbeitens gibt.
