So vermeiden Sie die häufigsten Kommunikationsfehler
Niemand ist vor Kommunikationsproblemen gefeit. Unternehmen sollten jedoch weit verbreitete strukturelle und prozessuale Fehler zu vermeiden, die die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen erschweren oder blockieren.
Spätestens seit der Corona-Krise sind die Vorteile unserer vernetzten Welt offensichtlich: Schnelle Zoom-Meetings mit der gesamten Abteilung, Aufgabenverteilung via Slack oder internationale Kundengespräche über Teams – Kommunikation ist doch kein Problem mehr, oder? Doch mit den Vorteilen der neuen Kommunikation kommen auch die Nachteile zum Vorschein: Die Konzentration auf den Gesprächspartner in der Videokonferenz ist nicht wirklich gegeben, weil nebenbei wichtige E-Mails beantwortet werden – und die Botschaft des Chefs geht im allgemeinen Firmen-Chat schnell unter.
Wir verlieren bis zu 11,5 Tage im Jahr durch ineffektive Kommunikation.
Das belegt auch eine Studie von Statista im Auftrag von Grammarly: Teams aus allen Abteilungen, vom Marketing bis zur IT, kämpfen täglich mit Herausforderungen in der internen Kommunikation und verlieren bis zu 11,5 Tage im Jahr durch ineffektive Kommunikation. Dies führt zu Produktivitätsverlusten und sogar zum Scheitern von Geschäftsabschlüssen. Wir leben in einer Zeit, in der es mehr Kommunikationsmöglichkeiten, -formate und -kanäle gibt als je zuvor. Dennoch hat fast jede Organisation mit Defiziten in der eigenen Kommunikation und damit im Wissensmanagement zu kämpfen. Denn nur eine effektive Wissensmanagement-Strategie ermöglicht es einem Unternehmen, interne Ressourcen voll auszuschöpfen und sich schnell an Veränderungen anzupassen bzw. proaktiv auf Herausforderungen zu reagieren.
Die 4 häufigsten Kommunikationsfehler
Keine Abteilung ist vor Kommunikationsproblemen gefeit. Sie können vielfältig sein und sich je nach Branche, Geschäftsmodell, Unternehmenskultur und -größe unterscheiden und verschärfen.
1Dezentralisiertes Wissen: In vielen Unternehmen ist das Wissen über Produkte, Prozesse oder Kunden verstreut gespeichert. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen, anstatt diese produktiv zu nutzen. Die Lösung kann eine schlanke „All-in-one“-Plattform sein, die alles, was Teams brauchen, an einem Ort zusammenfasst. Eine solche zentrale Datenbank und eine Content Library, in denen alle relevanten Informationen gespeichert sind, erleichtern den Zugang und erhöhen die Effizienz.
2Silodenken: Eine ausgeprägte Spezialisierung fördert häufig Arbeitskulturen, in denen Abteilungen isoliert voneinander agieren. Dies kann den unternehmensweiten Informationsfluss negativ beeinflussen. Unternehmen müssen Wege finden, Abteilungsgrenzen zu überwinden und den Austausch zwischen verschiedenen Teams zu fördern. Transparenz ist hier das Stichwort. Dazu gehört der Einsatz einer Plattform, die es jedem im Unternehmen ermöglicht, zu sehen, woran gerade gearbeitet wird. In der Summe wird dies in einer verbesserten Transparenz, Zusammenarbeit und Produktivität resultieren.
3Fehlende Zielabstimmung: Nicht selten arbeiten Teams an Zielen, die nicht oder nur unzureichend mit den Unternehmenszielen abgestimmt sind. Das kann zu Doppelarbeit und Konflikten führen. Um sicherzustellen, dass alle am gleichen Strang ziehen, sind klare, abteilungsübergreifende Zielvorgaben unerlässlich. Beispiel Marketing: Wenn nicht sämtliche Marketinginvestitionen aufeinander abgestimmt sind oder zusammen keinen Sinn ergeben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass einige davon nicht mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen. Mit einer integrierten Marketingstrategie und einem integrierten Marketingplan werden die Marketinginvestitionen wesentlich kosteneffizienter und ressourcenschonender gestrafft und unterstützen sich gegenseitig – von einer besseren Sichtbarkeit zwischen den Abteilungen ganz zu schweigen.
4Mangelnde interne Kommunikation: Oft fehlt es an regelmäßigem und offenem Austausch innerhalb der Organisation. Der Abbau von Silos, die Angleichung von Zielen und die Verbreitung von Wissen sind sicherlich hilfreich, aber es müssen auch aktive Anstrengungen unternommen werden, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sich alte Gewohnheiten nicht wieder einschleichen. Transparente Besprechungen, miteinander geteilte, klare Kommunikationsrichtlinien, inhaltliche Zeitpläne und moderne Kommunikationstools sind essenziell, damit Teams stets auf dem neuesten Stand der Dinge sind.
Und welche Rolle spielt die Unternehmenskultur?
Transparenz und effektive Kommunikation sind Merkmale erfolgreicher Unternehmen. Sie tragen nicht nur zur Steigerung der Produktivität bei, sondern fördern auch eine Kultur der Zusammenarbeit und Innovation. Durch gezielte Investitionen in fortschrittliche Kommunikationsstrategien und -technologien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams das volle Potenzial entfalten. Organisationen sollten die Pflege der eigenen Kommunikationskanäle nicht als notwendiges Übel betrachten, sondern als Chance, die gesamte Unternehmensleistung nachhaltig zu verbessern und das Employer Branding zu stärken. Denn eine starke interne Kommunikation verbessert nicht nur die Arbeitsmoral und die Effizienz der Mitarbeiter, sondern stärkt auch das Ansehen des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber.
