Re-Onboarding – Wie Sie Mitarbeitende wieder ins Boot holen können
Für den einen oder anderen dürfte sich bei seinem Arbeitgeber viel geändert haben, seit er zuletzt regelmäßig im Büro arbeiten konnte. Re-Onboarding kann helfen, alle Mitarbeitenden wieder auf den aktuellen Stand der Dinge zu bringen.
Einen neuen Job zu beginnen ist aufregend – es gibt so viele neue Tools, Kollegen und deren Arbeitsweise kennenzulernen und interne wie externe Prozesse zu verstehen. Für neue Mitarbeiter gibt es hier meist ein Onboarding Programm, das dabei hilft, die wichtigsten Informationen zu bekommen. Doch wie ist das mit langjährigen Mitarbeitern, die ähnlichen Bedarf haben könnten?
Digitalisierte Prozesse und digitale Kommunikation machen es nötig, dass die Mitarbeiter erneut abgeholt werden müssen
Für diejenigen, die schon eine Weile im selben Unternehmen arbeiten, hat sich seit dem ursprünglichen „Kennenlernprozess“ vielleicht einiges geändert. Hier kann das sogenannte “Re-Onboarding” Wunder wirken. Es erlaubt bestehenden Mitarbeitern, sich mit der sich entwickelnden Unternehmenskultur vertraut zu machen und gleichzeitig ein gegenseitiges Verständnis dafür zu entwickeln, wie diese im Tagesgeschäft angewendet wird.
Onboarding versus Re-Onboarding: Vorteile, Ziele und Unterschiede
Die Frage ist nun wie funktioniert Re-Onboarding, was genau sind die Vorteile und wie können Unternehmen diesen Prozess bei sich integrieren? Beginnen wir zunächst bei einer klaren Unterscheidung zwischen Onboarding und Re-Onboarding.
Onboarding richtet sich an Neuankömmlinge und hilft ihnen, sich schnell in die Unternehmenskultur einzufügen und erste Ergebnisse zu erzielen. Es fördert nicht nur die soziale Integration und das kulturelle Wissen, sondern es hilft auch, Stress zu reduzieren.
Das Re-Onboarding hingegen ist ein separates Programm, das die langjährigen Mitarbeiter wieder in das Unternehmen einbindet und sie über Neuerungen in der Firma aufklärt – auch, wenn diese Änderungen klein erscheinen mögen, sind sie doch wichtig. Hierbei kann es sich um neue Tools oder Programme handeln, die eine Einführung voraussetzen oder um Prozesse, die nicht bis zu jeder Abteilung durchgedrungen sind.
Einsichten in die Entwicklung des Unternehmens
Das Wissen, das beim ursprünglichen Onboarding erworben wurde, reicht einfach nicht aus, um ein großes, global agierendes Team auf dem gleichen Stand zu halten. Am modernen Arbeitsplatz müssen sich die traditionellen Methoden oft mit dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern weiterentwickeln. An dieser Stelle kann das Re-Onboarding bei der Erreichung von drei Hauptzielen helfen:
- Den Mitarbeitern die Entwicklung des Unternehmens näherzubringen
- Den Teammitgliedern ein vollständiges Verständnis der Gründe für den geschäftlichen Erfolg zu vermitteln
- Die wichtigsten Ziele und Hindernisse aufzeigen, die sich am Horizont abzeichnen
Hinzu kommen die Veränderungen durch den Wechsel zum Homeoffice. Die neuen digitalisierten Arbeitsprozesse und die digitale Kommunikation machen es nötig, dass die Mitarbeiter erneut abgeholt werden müssen. Plötzlich gibt es Programme, die automatisch Aufgaben erledigen, die zuvor nur von Menschen bewältigt werden konnten. Re-Onboarding hilft dabei, sich auf die geänderten Arbeitsbedingungen einzustellen und so Ängste oder Hemmungen zu nehmen.
Die Umsetzung in der Realität
Wie dieses Konzept des Re-Onboarding in der Realität aussieht, konnte das Content-Creator-Unternehmen TheSoul Publishing in seinen Teams beobachten. Hier bestand das Problem darin, die derzeitigen Mitarbeiter auf das gleiche Level an Engagement und aktuellem Wissen zu bringen – vor allem, da erhebliche Änderungen an den Gesamtprozessen, der Produktionsoptimierung und den Tools vorgenommen wurden, um eine „Remote-First“-Kultur zu fördern.
Beispielsweise fokussiert sich TheSoul Publishing auf ein asynchrones Kommunikationsmodell. Es wird nicht erwartet, dass globale Teams gleichzeitig erreichbar und verfügbar sind. Daher gibt es selten Live-Meetings. Stattdessen wurde eine Arbeitsplatz-Software implementiert, die es Mitarbeitern ermöglicht, auf Aufgaben und Informationen erst dann zuzugreifen, wenn es für sie am günstigsten ist. Damit dieses neue Modell funktionieren konnte, war es unerlässlich, für speziell die rund 1.400 langjährigen Mitarbeiter (bei einer Gesamtzahl von 3.000 Mitarbeitern) in 60 Ländern zu verstehen, wie und wann sie diese neuen Kommunikationsmittel einsetzen können. Zudem mussten sie verstehen, wie sich diese auf das Tagesgeschäft auswirken.
Die Gestaltung eines passenden Programms
Jedes Unternehmen und jeder Mitarbeiter stehen bei der Rückkehr ins Büro oder bei dem Erlernen neuer Prozesse vor anderen Herausforderungen. Daher ist es schwierig ein Programm zu entwerfen, dass auf alle individuell zugeschnitten ist. Umso wichtiger ist es jedoch, zuvor eine gewisse Grundrecherche für das Re-Onboarding-Programm durchzuführen und ein Wiedereinstiegserlebnis zu schaffen, das die Mitarbeiter anspricht.
Das können Vorgespräche mit Mitarbeitern sein, um die jeweiligen Herausforderungen zu verstehen, sowie die Vorbereitung auf mögliche Konflikte. Auch die Erstellung von Re-Onboarding-Leitfäden, die den Prozess grob umreißen, können hilfreich sein.
TheSoul Publishing hat sich letztlich für eine spielerische Initiative entschieden, die sich auf einige wesentliche Lernprinzipien konzentriert, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter einen soliden Grundstock an Unternehmenswissen erwerben. Es war klar, dass die Erfahrung neugestaltet werden musste und den Mitarbeitern nicht das Gefühl gegeben werden durfte, dass sie hier einfach ihre ursprüngliche Einarbeitung wiederholen würden.
Diese Re-Onboarding-Initiative hatte zwei Hauptziele. Erstens sollte damit die Unternehmenskultur gefördert werden. Zweitens sollte sichergestellt werden, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind, was das Portfolio von weiterentwickelten digitalen Tools angeht.
Bei der Programmgestaltung sollte jeder mitwirken
Als Unternehmen, das Inhalte erstellt, bestand einer der ersten Schritte darin, spannende und fesselnde Programme zu entwickeln. Dies fördert nicht nur eine hohe Teilnahmequote, sondern sorgt auch dafür, dass die Mitarbeiter die Informationen verinnerlichen. Hierbei wurden lange Abhandlungen mit veralteten Zahlen vermieden und stattdessen anschauliche Beispiele genutzt, um eine bessere Verbindung zwischen unseren Überzeugungen und dem Arbeitsalltag herzustellen. Dieser engagiertere Ansatz ermutigte die Mitarbeiter, sich voll in den Prozess einzubringen und die Informationen effektiver aufzunehmen.
Dem Team war auch klar, dass die Schulung nicht allein von der Personalabteilung durchgeführt werden konnte. Es wurden mehrere Abteilungen in den Entwicklungsprozess eingebunden und man konzentrierte sich auf IT-, Finanz-, PR- und Produktionsthemen, um das Programm für das gesamte Team so wirkungsvoll wie möglich zu gestalten.
Auf dieser Basis entstand ein Pilotprogramm, bei dem das Management-Team als erste Testpersonen fungierten. Bevor das Programm allerdings auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wurde, sammelte das Team Feedback und nahm eine Feinabstimmung aller Aspekte vor, um sicherzustellen, dass es für alle Mitarbeiter von Nutzen sein würde.
Mehr Produktivität durch besseres Verständnis
Nach Abschluss des Programms zeigte sich, dass die Mitarbeiter nun die passenden Anwendungen in der richtigen Art und Weise nutzten (womit ein Hauptproblem, das noch vor dem Re-Onboarding bestanden hatte, gelöst wurde). Als andere Team-Mitglieder, die zuvor nicht teilnahmeberechtigt gewesen waren, begannen, die Teilnahme an dem Programm zu beantragen, wurde die Wirksamkeit des Programms deutlich.
Es half den Mitarbeitern ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wer im Unternehmen für was zuständig ist und welche Schulungen verfügbar sind, um die Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. Auch das asynchrone Kommunikationsmodell wurde schneller angenommen, da Mitarbeiter nun einen besseren Überblick über die Arbeitsplatzsoftware und die Funktionen im gesamten Unternehmen haben.
Re-Onboarding ist kein einmaliges Ereignis
Die bisherigen Erkenntnisse aus diesem Re-Onboarding Programm haben gezeigt, dass das Engagement der Mitarbeiter weit höher ist, als zunächst erwartet. Zwar ist es noch zu früh, um quantitative Kennzahlen zusammenzufassen, aber die Teams, Manager und Führungskräfte haben das Programm als Bereicherung und nicht als lästiges Übel empfunden – und es wurde in allen Unternehmensbereichen ein deutlicher Produktivitätsschub festgestellt.
Unternehmen, die Re-Onboarding für ihre Mitarbeiter einführen möchten, sollten dies nicht als einmalige Maßnahme betrachten. Das Verständnis der Mitarbeiter für Ihre Unternehmenskultur zu festigen, ist eine fortlaufende Aufgabe, die sich ständig weiterentwickelt, wobei das Re-Onboarding eine wichtige Säule in diesem Prozess darstellt. Wichtig ist hierbei zu verstehen, welcher Ansatz zum eigenen Unternehmen passt und wie die Informationen nachhaltig an neue sowie bestehende Mitarbeiter vermittelt werden können.
