Remote Onboarding – Neue Mitarbeiter virtuell an Bord holen

Nicht nur in Zeiten des erzwungenen Homeoffice ist es sinnvoll, mitarbeiterbezogene Prozesse auch digital abbilden zu können. Remote Onboarding ist dabei einer der wichtigsten.

Halb Deutschland ist vor dem Corona-Virus ins Homeoffice geflüchtet, doch auch in dieser turbulenten Zeit starten neue Kollegen in den Job. Viele Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung, den ohnehin oftmals mangelhaften Onboarding-Prozess in der aktuellen Krise auch noch ohne persönlichen Kontakt fortzuführen. Denn ohne gute Einarbeitung keine motivierten Mitarbeiter. Wie kann ein gutes „An-Bord-holen“ gelingen, wenn alle Kollegen im Homeoffice sitzen und gleichzeitig Onboarding einem Stiefmütterchen-Dasein fristet?

Wie Remote Onboarding gelingt

Transparenz und eine kontinuierliche, ehrliche und offene Kommunikation haben auch bei virtuellen HR-Prozessen oberste Priorität.

Sowohl im allgemeinen Onboarding-Knigge als auch in Krisenzeiten gilt: Neue Mitarbeiter wollen sich sicher fühlen. Um Unsicherheiten erst gar nicht aufkommen zu lassen, sollte man vorbeugen. Egal ob der „Onboardee“ schon aktiv arbeitet oder ob er seinen ersten Arbeitstag noch vor sich hat – bestehende Ängste müssen wahrgenommen und schnellstmöglich abgebaut werden. Transparenz und eine kontinuierliche, ehrliche und offene Kommunikation sind hier gefordert.

Hinzu kommt, dass die Integration neuer Mitarbeiter aktuell erheblich gestört wird. Denn Teamaktivitäten wie das gemeinsame Mittagessen oder regelmäßige Kaffeepausen sind in Zeiten der Corona-Krise aufgrund von Remote Work und Social Distancing nur virtuell durchführbar. Hier einige Punkte, die helfen, neue Mitarbeiter*innen auch aus der Ferne gut ins Boot zu holen:

1. Onboarding-Software zur Unterstützung

Beim Remote Onboarding reicht es nicht aus, gute Inhalte zu haben – auch der Kommunikationskanal muss stimmen. Denn ohne die richtige technische Ausrüstung gestaltet sich die Kommunikation im Homeoffice schwierig. 

Trotz fortschreitender Digitaisierung setzen bislang nur 12 Prozent der Unternehmen auf Software-Unterstützung im Onboarding-Prozess. Dabei bietet solch eine Lösung viele Vorteile. Die neuen Mitarbeiter werden zum oder vor dem Start via Onboarding-App virtuell abgeholt und lernen so in ersten Schritten die Firmenkultur kennen. Bereits vor dem ersten Arbeitstag können Informationen, Aufgaben und Termine remote hochgeladen werden, um einen lückenlosen Prozess der Einarbeitung zu garantieren – vollumfänglich beim mobilen Arbeiten oder als Unterstützung für das Büro.

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2. Remote Kommunikation 

Die Offline-Dynamik des Teams wird sich automatisch auch in den Online-Meetings und Chats widerspiegeln und dem Onboardee so ein Gefühl für das neue Team vermitteln. Neben dem Fokus auf die Arbeit sollten auch das Zwischenmenschliche und der Humor nicht zu kurz kommen. Tipp: Beiträge gerne mit Smileys oder GIFs aufhübschen – hier aber bitte nicht übertreiben, sondern authentisch bleiben.

Ebenso ist es sinnvoll, Netzwerke unter Neuankömmlingen einzurichten, um eine rasche interne Vernetzung voranzutreiben. Oft halten sich diese noch Jahre nach der Einarbeitungsphase und bieten so die Möglichkeit zu regelmäßigem abteilungsübergreifendem Austausch.

3. Virtueller Welcome Day

In den ersten Tagen finden üblicherweise Begrüßungsveranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter statt, die ungefähr zeitgleich begonnen haben. An einem gemeinsamen Welcome Day kann das Unternehmen allen „Neuen“ die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten vorstellen. Über eine Live-Übertragung oder als Teilnehmer einer Videokonferenz können die neuen Kollegen auch remote problemlos integriert werden.

4. Patenprogramm

Der in der Preboarding-Phase begonnene Dialog mit HR, dem Vorgesetzten oder den Kollegen sollte weitergeführt werden. Ein regelmäßiger (informeller) Anruf, wie es dem neuen Kollegen geht, ist ratsam. Tipp: Es empfiehlt sich, dem Onboardee einen erfahrenen Mitarbeiter zur Seite zu stellen. An diesen kann er sich jederzeit bei Fragen wenden. 

5. Feedback & Mitarbeitergespräche

Darauf darf besonders in der aktuellen Situation nicht verzichtet werden. Am besten erfolgt ein Meinungsaustausch via Videochat, allein schon, um die Mimik des Gegenübers besser wahrzunehmen. Im Mitarbeitergespräch werden beispielsweise Aufgaben und Ziele besprochen und bisherige Arbeitsergebnisse ausgetauscht – konstruktives Feedback ist hier essenziell. Natürlich sollte das Ganze keine Einbahnstraße sein: Rückmeldungen des neuen Mitarbeiters sind für Unternehmen ein unschätzbares Gut, denn dieser bringt einen neuen und frischen Blick auf eingefahrene Workflows mit und liefert Ihnen vielleicht die ein oder andere Möglichkeit zur Prozessoptimierung.

Aus dem Leben eines Onboardees

Wie man sich Onboarding in der Corona Zeit vorstellen kann

Arbeitsbeginn
1. April – was sich wie ein Scherz anhört, ist real: An meinem ersten Arbeitstag konnte ich meine Kollegen leider nicht persönlich treffen. Allerdings begann das Preboarding bereits einen Monat vor Arbeitsantritt. So konnte ich über diese Zeit hinweg erste Kontakte knüpfen und mehr über die Zusammenarbeit der Teams kennenlernen. In Einzelgesprächen mit meiner Vorgesetzten und im Austausch mit meinen künftigen Kollegen konnte ich mich so bereits im Vorfeld auf die kommende Zeit vorbereiten. Das nimmt einem zunächst einmal die ersten Sorgen, gänzlich unvorbereitet in den neuen Job zu starten. Auch das technische Equipment wurde im Vorfeld organisiert, sodass ich direkt am 1. Arbeitstag vollumfänglich loslegen konnte; mit dabei ein kleines Willkommensgeschenk, über das ich mich sehr gefreut habe.

Onboarding – Seit dem ersten Arbeitstag:
Ab Tag 1 erhalte ich kontinuierliches Feedback von meiner Vorgesetzten und meiner Patin Julia. Diese Unterstützung tut gut! Ebenfalls hilfreich zur Einarbeitung sind die unterstützenden Digitalangebote des neuen Arbeitgebers zur bestmöglichen Gestaltung der virtuellen Zusammenarbeit. Ob E-Learnings zu Themen wie virtuelle Moderation oder die Zusammenstellung von Work-Hacks und Tipps innerhalb der unternehmensweiten digitalen Lernplattform. Ich habe Zugriff auf zahlreiche Inhalte und Formate, die mich im Tagesgeschäft unterstützen. Denn im Homeoffice hat man niemanden, dem man mal schnell auf die Schulter tippt, wenn man eine Frage hat.

Tipps

  1. Als Onboardee hat man bekannterweise immer viele Fragen und es gilt, diese Fragen auch immer und ständig zu artikulieren, um schnellstmöglich dazuzulernen und gut in die neuen Themen reinzukommen. Obgleich die zusätzliche Barriere, physisch nicht verbunden zu sein, auf den ersten Blick etwas hemmend wirken mag, so gilt es stets am Ball zu bleiben und seine Fragen regelmäßig loszuwerden.
  2. Digitale Strukturen sowie zeitgemäße Hard- und Software unterstützen dabei, sich von Beginn an zurechtzufinden. Ich habe mich direkt bei unserer IT über die firmeninternen Angebote informiert, um vom breiten Angebotsportfolio des Arbeitgebers zu profitieren.
  3. Schnell habe ich gemerkt, dass die Situation nicht nur für mich ungewohnt ist. Eine transparente Kommunikation und kontinuierliches Feedback waren wichtige Grundbestandteile des Onboarding-Prozesses. Und das geht auch super im Homeoffice.

Timm, Onboardee innerhalb der Haufe Group

Über den Autor

Veit Lemke ist bei der Haufe Group für die Weiterentwicklung des Themenfeldes »Mitarbeiter-Onboarding« verantwortlich. Sein Wissen darüber rührt aus vielen erfolgreichen Jahren im Management und Coaching von klassischen und agilen Teams. Er hat viele Jahre als klassischer Abteilungsleiter und Projektkoordinator sowie als agiler Product Owner und Coach gearbeitet.

 

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