Produktive Online-Meetings: Wie aus lahmen Videokonferenzen effiziente Teamarbeit wird

Videokonferenzen gab es lange vor Schlagworten wie Arbeit 4.0 oder digitale Arbeit. Allerdings waren sie nur bedingt effizient, da sie lediglich Besprechungen abbilden konnten. Interaktive Whiteboards machen nun aus den eingleisigen Online-Treffen agile und produktive Zusammenarbeit möglich.

Anfang März gab SAP bekannt, dass seine 22.000 Mitarbeiter künftig mehr oder weniger selbst entscheiden dürfen, von wo sie arbeiten. Reflexartig kommt die Frage auf: Wie soll das bitte effektiv sein? Teamarbeit gelingt doch nur, wenn man sich persönlich trifft! Und was Webkonferenzen für einen Effizienzquotienten haben, na, das weiß man ja. Das sagen Leute, die mit Videokonferenzen lediglich eine eindimensionale Kommunikation verbinden. Produktive Interaktion? Halten sie nicht für möglich. 

Videokonferenzen sollten ursprünglich zeitintensive Dienstreisen ersetzen und den spontanen Austausch ermöglichen. Doch Unternehmensführungen glauben sich in einem Dilemma: Einerseits wissen sie, dass Dienstreisen aufgrund steigender Preise für Flugtickets oder Hotels immer teurer werden. 51,6 Milliarden Euro hat die deutsche Wirtschaft 2016 für 183,4 Millionen nationale und internationale Dienstreisen ausgegeben, so das Deutsche Institut für Wirtschaft in einer aktuellen Studie. Andererseits befürchten sie, dass wertvolle produktive Zeit mit drögen Online-Meetings verplempert wird. 

Onlinemeetings und Videokonferenzen können und müssen heute viel mehr sein, als sich nur mit Geschäftspartnern und Kollegen kurzzuschließen. Die Argumente der Kritiker – fehlender persönlicher Kontakt und mangelnde Zusammenarbeit in Echtzeit – ziehen nicht mehr. Spontane Online-Meetings sind in der heutigen Geschäftswelt, mit globaler werdenden Teams sowie mobilen und flexiblen Arbeitsplätzen und der Erwartungshaltung nach schnellen Reaktionszeiten auf Probleme oder Kundenwünsche, unerlässlich. 

Moderne Videokonferenzen sind weit mehr als Blickkontakt 

Neue Technologien, die Cloud, Digitalisierung und smarte Collaboration-Lösungen erlauben heute interaktive Online-Meetings, bei denen es abgesehen vom Begrüßungs-Handshake kaum noch einen Unterschied macht, ob man sich tatsächlich gegenübersitzt oder nicht. Statt auf Monitore oder abgefilmten Whiteboard-Zeichnungen zu starren, werden Bildschirme geteilt oder Kollegen arbeiten parallel und in Echtzeit an Dokumenten, Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen. Shared Screens zeigen gleichzeitig das Team und die Präsentation – und das alles bei hoher Übertragungsqualität der Videobilder und exzellentem Ton. Die Zusammenarbeit wird durch ein Online-Meeting nicht unterbrochen, sondern fortgeführt. 

Digitale Whiteboards erweitern die Interaktion zusätzlich. Je nach Lösung können die Meeting-Teilnehmer mit dem Finger oder einem Stift digitale Notizen auf das Whiteboard bringen, haben Zugriff auf die Aufzeichnungen können somit parallel arbeiten, entweder an einem weiteren Whiteboard oder via App auf jedem Gerät. Die Kommunikation läuft über Voice- und Text-Chats. Cisco, Google und Microsoft haben mit dem Webex Board, dem Jamboard und dem Surface Hub digitale Zeichenbretter auf dem Markt, die über Touch-Screen-Technologie Zeichnungen oder Anmerkungen on-the-fly für andere sichtbar macht. Alle Boards sind mit intelligenten Kameras, Lautsprechern und Mikrofonen ausgestattet, die für automatisch für gutes Bild und Ton sogen. 

Cisco bietet mit Webex Teams eine Collaboration-Komplettlösung und verlagert das Meeting, die Tools, Daten und „Räumlichkeiten“ komplett in die Cloud. Kollegen verbinden sich via Smartphone, Tablet, einem Konferenzbildschirm oder dem Webex Board mit einem virtuellen Raum und treffen dort das Team. Das Whiteboard von Microsoft integriert Office-Apps wie Powerpoint und initiiert virtuelle Besprechungen via Skype for Business. Googles Jamboard kommt mit den hauseigenen Business-Apps G Suite, Meetings werden via Hangout geführt. 

Ab jetzt sehen und hören alle dasselbe, ergänzen oder verändern Dokumente per Touch-Screen ,hinterlassen Notizen oder zeichnen für alle nachvollziehbar am digitalen Whiteboard. Obwohl geografisch getrennt, kommt eine Live-Interaktion zustande, die noch dazu zumindest offline in der gewohnten Umgebung stattfindet, im „heimischen“ Konferenzraum, zu Hause mit dem Mobilgerät und den eigenen Unterlagen. Alle Dokumente aus dem Meeting werden in der Cloud gespeichert – für das nächste Mal oder zum Nachlesen. 

Virtuelle Assistenten und KI: Dahin geht die Reise

Diese Art der Zusammenarbeit im virtuellen Raum hat nichts mehr mit der klassischen Webkonferenz zu tun. Und es ist erst der Anfang. Schon heute tummeln sich digitale Assistenten und smarte Lösungen in vielen Haushalten. Warum also sollte man diese Technologien nicht auch im Büro nutzen? Virtuelle Sprachassistenten nehmen den Teammitgliedern Routineaufgaben ab und rufen beispielsweise die Kollegen an, um sie in das Meeting einzuladen. Sie verfügen über künstliche Intelligenz, das heißt sie können dazulernen. Und ab hier darf spekuliert werden, wohin das führen kann. 

Da komplexe Dinge am besten in der Muttersprache diskutiert werden, werden internationale Teams demnächst simultan übersetzte Besprechungen abhalten. Amazons Alexa, Google Home, Apples Siri oder Cortana von Microsoft kämpfen derzeit noch damit, überhaupt gerade Sätze herauszubringen. Allerdings ist zu erwarten, dass das nicht mehr lange so bleibt. Andere Sprach-KIs wie der Spark/Webex Assistant von Cisco könnte sich auf solche Funktionen konzentrieren. Immerhin ist Ciscos Sprachunterstützung für Meeting-Situationen zugeschnitten und bahnt sich seit diesem Jahr den Weg in Konferenzräume und auf Endgeräte. 

Die Tools sind da oder stehen vor der Tür – Sind die Teams bereit?

All die Tools, Software und Hardware-Lösungen nutzen allerdings wenig, wenn digitale Zusammenarbeit im Unternehmen selbst nicht gelebt wird. Wer sich über die mangelnde Effizienz von Videokonferenzen beklagt, der hat vielleicht noch nicht gelernt, was heute bereits möglich ist – technisch, aber auch was die Teamarbeit selbst betrifft. Umso wichtiger, dass Firmen beginnen, moderne Arbeitsmethoden, neue Technologien und eine Collaboration-Kultur zu etablieren, die auch die Teams am Standort unterstützen kann. 

Noch dazu wenn man bedenkt, dass eine junge Generation von Mitarbeitern nachrückt, die es gewohnt ist, digital zusammenzuarbeiten. In Online-Schulungen beispielsweise kann man Kurse zum Thema Arbeit 4.0 belegen, die sich mit moderner Arbeitskultur und Networking beschäftigen. Die Fernfachhochschule Schweiz (FFHS) vermittelt mit dem Weiterbildungs-Master „MAS Arbeit 4.0“ systematisch Kompetenzen in Bereichen wie kollaboratives Arbeiten oder Coaching-Kompetenzen und interkulturelle, interdisziplinäre und technologiegestützte Management-Verfahren. 

Fazit

Online-Meetings sind heute hocheffizient, wenn die richtigen Tools im Einsatz sind und die Mitarbeiter eine Kollaboration-Kultur leben. Dazu kommt, wer sich nicht in ein Meeting quälen muss, sondern von daheim oder kurzfristig unterwegs einspringen kann, ist als Mitarbeiter zufriedener und motivierter. Das kann für das nächste Projekt nur von Vorteil sein.