Digitale Teams benötigen eine neue Klasse von Collaboration-Lösungen

Nicht selten verbringen Wissensarbeiter und ihre Vorgesetzten einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Meetings, am Telefon oder mit der Beantwortung von E-Mails. Es wird langsam Zeit, etwas mehr Produktivität in kommunikative Tätigkeiten einzuführen – am besten mit neuen Tools. 

Dass in einer digitalisierten Wirtschaft die Zusammenarbeit nicht an den Grenzen einer Abteilung, eines Firmengebäudes oder an der Firmen-IT scheitern darf, ist bei den meisten Unternehmen angekommen. Immer häufiger muss auf Dienstleistungen externer Partner zurückgegriffen werden und auch die interne Expertise im Unternehmen ist längst nicht mehr an einem Ort konzentriert. Bei der Zusammensetzung von Projektteams sollen die richtigen Mitglieder ausgewählt werden können – unabhängig davon, ob sie festangestellt oder Freelancer sind oder ihren Arbeitsplatz im Firmengebäude oder einem anderen Ort der Welt haben. Doch bekommen solche Teams auch die richtigen Mittel zur Hand, um effektiv zusammenzuarbeiten?

Im Rahmen einer globalen Studie der Harvard Business Review Analytic Services zu diesem Thema wurden die Teilnehmer gebeten, Elemente der Zusammenarbeit zu nennen, deren Bedeutung im Laufe der vergangenen zwei Jahre zugenommen hat. Die zwei häufigsten Antworten waren „effektive Teamkommunikation“ (72 Prozent) und die „Förderung der Zusammenarbeit mit einem breiten Spektrum von Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens“ (68 Prozent). Mehr als die Hälfte der Befragten (56 Prozent) nannte darüber hinaus die Fähigkeit, schnell Experten zu finden, sowie die Unterstützung für geografisch weit gestreute Teams.

Kommunikation kann unproduktiv sein

Einhergehend mit dieser veränderten Form der Zusammenarbeit ist die Forderung nach neuen IT-Lösungen, die diesen Trend unterstützen. In der genannten Studie beklagten viele Führungskräfte, dass gegenwärtige Collaboration-Lösungen die neue Komplexität, Geschwindigkeit und Art der Teamarbeit nicht ausreichend unterstützten. Gefordert wurden einfachere, auf die Einbindung mobiler Teammitglieder optimierte Lösungen.

Die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt tut ein Übriges. Robert Cross, Management-Professor der University of Virginia, hat in den vergangenen zehn Jahren eine fünfzigprozentige Steigerung der sogenannten „kollaborativen Intensität“ festgestellt. Konkret erkannte er, dass Führungskräfte und andere Wissensarbeiter heute 90 bis 95 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings, am Telefon und mit der Beantwortung von E-Mails verbringen. Zweifellos ein weiterer Grund, warum neue Collaboration-Lösungen die Hemmnisse einer effektiven Teamarbeit beseitigen müssen.

Integrierte Lösungen vs. IT-Flickenteppich

Der Wunsch digitaler Teams nach einer neuen Generation von Collaboration-Lösungen wird von den Umfrageteilnehmern ebenso deutlich wie explizit zum Ausdruck gebracht. Die am häufigsten geforderten Funktionen sind unter anderem Tools, die umfassend in andere Geschäftsprozesse integriert, besser an Arbeitsweisen ausgerichtet sowie einfacher einzurichten und zu nutzen sind. Dabei darf die gesteigerte Funktionalität nicht auf Kosten der Nutzerfreundlichkeit gehen. Auch technisch weniger versierte Teammitglieder, so die Forderung, müssen in der Lage sein, an einem Videochat teilnehmen zu können, und zwar auch dann, wenn sie sich außerhalb des Bürogebäudes befinden. Außerdem erwarten Anwender, dass auch professionell genutzte Tools so schnell und einfach zu bedienen sind, wie sie das von den Apps auf ihren Mobilgeräten gewohnt sind.

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Die Forderung der Endanwender deckt sich mit der aus der Unternehmensleitung: Letztendlich ist das wichtigste Ziel der Unternehmen eine höhere Effizienz bei der Zusammenarbeit zu erzielen, um damit die Produktivität zu steigern. Auch das wird durch die Harvard-Studie bestätigt. Mehr als die Hälfte der Befragten suchten nach Collaboration-Lösungen, die einfach zu nutzen sind, und fast genauso viele (47 Prozent) wünschen sich mobile Lösungen. Immerhin ein Drittel formulierte das Ziel, die Zahl der bisher genutzten Collaboration-Lösungen zu reduzieren. Eine Möglichkeit hierzu böte die Integration verschiedener Tools in einen kohärenten digitalen Workspace.

Es gibt handfeste betriebswirtschaftliche Argumente

Die Realität heute sieht freilich meistens anders aus. Immer noch wählen viele Führungskräfte eine Collaboration-Lösung nicht auf Grundlage ihrer Effizienz, sondern auf Basis ihrer Bekanntheit aus. Als solche werden bereits die E-Mail- und Kalenderlösung des Unternehmens betrachtet. Ein Grund für dieses Verharren im Status Quo ist nach Meinung von Experten, dass sich Führungskräfte nur dann veranlasst sehen, etwas zu verändern, wenn sie die neuen Collaboration-Lösungen selbst praktisch anwenden möchten – was je nach Ausprägung ihrer persönlichen Arbeitsweise sehr unterschiedlich ausfallen kann.

Allerdings gibt es auch rein betriebswirtschaftliche Gründe, die dafür sprechen. Die Ausrichtung von Collaboration-Lösungen an Geschäftsprozessen beispielsweise kann die Produktivität von Teams steigern und greifbare geschäftliche Ergebnisse mit sich bringen sowie den Nutzwert von Videokonferenzen steigern. Glücklicherweise versteht eine wachsende Zahl von Führungskräften, wie wichtig Zusammenarbeit für die Teams von heute geworden ist und wie solche Lösungen eine effektivere Arbeitsweise ermöglichen.

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Mehr Informationen dazu finden Sie hier

Eine ausführliche Version der Studie von Harvard Business Review Analytic Services finden Sie hier.