5 Tipps für bessere Online-Meetings, die jeder umsetzen kann

Ein Online-Meeting hat so viele limitierende Faktoren, dass es manchmal wie ein Wunder erscheint, das eine Interaktion over IP überhaupt zustande kommt. Dabei hat jeder seine ganz eigene Theorie, warum es denn mal wieder nicht so richtig funktioniert mit der Technik.

Im Folgenden wollen wir Ihnen fünf Komponenten vorstellen, die einen großen Einfluss auf die Meeting-Erfahrung haben.

1. Die Internetverbindung

Eine einigermaßen schnelle Internetverbindung, ist als Qualitätsmerkmal nicht zu unterschätzen. Zwar ist es gut und schön, dass man heute von überall arbeiten kann, jedoch wissen wir alle auch, dass die Welt nicht aus super schnellen, frei verfügbaren Internethotspots besteht. Und so praktisch es sein mag, sich über sein Smartphone mit dem PC ins Internet einzuwählen, eine 60min dauernde, stabile Online-Konferenz mit Video und Screenshare kann selbst der beste Handyhotspot nicht leisten.

Tipp: Bevor man als Grimassen-Monster ständig auf dem Bildschirm einfriert, am besten entweder nur per Telefon einwählen oder so weit im Voraus planen, dass man einen zuverlässigen Hotspot in einem Café, Hotel oder öffentlichen Gebäude in der Nähe hat. Hierzu am besten die Geschwindigkeit vorher testen.

2. Das Endgerät

Heutzutage kann man zu Video-Konferenzen jeden beliebigen Teilnehmer einladen und ist dabei auch nicht mehr auf ein Endgerät festgelegt. Alles ist möglich, z.B. Einwahl vom Handy, Laptop, Telepresence System. Jedoch kann je nach Funktionalität und eigener Erfahrung mit dem Gerät, das Online-Meeting schnell hektisch werden, wie beim Suchen des Screenshare- oder “Mute”-Knopfes. Niemand möchte die Person sein, die denkt sie sei stumm geschaltet, dabei unterhält sie bereits seit 2min die ganze Konferenz.

Tipp: Das Endgerät sollte der Art des Meetings angepasst sein. Für ein wichtiges Interview mit mehreren Teilnehmern ist ein Telepresence System mit sehr guter Videoqualität besser geeignet, als der Softclient auf dem Laptop. Zudem sollte man sich, speziell für wichtige Termine mit einem unbekannten System vorab kurz vertraut machen, so dass man zur Not schnell reagieren kann.

3. Das Headset

Wer kennt sie nicht die Frage: „Hallo…könnt ihr mich hören?!“ Nicht allzu oft liegt es hierbei an schlechten oder falsch verbundenen Kopfhörern. Diese können zu Rauschen, störenden Hintergrundgeräuschen oder dem Ein- und Ausschalten der eigenen Stimme führen.

Tipp: Hier lohnt sich die Investition in ein qualitativ hochwertiges Headset in jedem Fall, denn verknotete „Werbegeschenk-Kopfhörer“ sind vom Klang oft schlecht und wirken zudem unprofessionell. Gerade für den Beruf gibt es verschiedene mittel- bis hochpreisige Modelle für jeden Zweck, die auch kabellos mit dem Endgerät verbunden werden können.

4. Die Videokamera

Die Qualität des Videobildes hängt oft mit dem Problem der verfügbaren Bandbreite aus Punkt 1 zusammen und nicht zwangsläufig mit der Kamera an sich. Nichtsdestotrotz sind HD Kameras oder Video-Endgeräte die beste Alternative für ein professionelles Online-Meeting und schlagen in Laptops verbaute „Standard-Kameras“ um Längen.

Tipp: Auch hier kommt es darauf an, um was für ein Meeting es sich handelt. Für alltägliche Meetings mögen die 08/15 Kameras reichen. Dreht es sich jedoch um einen wichtigen Kundentermin oder die Vorstellung eines Kreativprojekts, bei dem man Dinge in die Kamera halten muss, sollte auf ausreichende Bandbreite und hochauflösende Technik geachtet werden.

5. Der Nutzer

Schlussendlich ist das schwächste Glied in der Verkettung unglücklicher Umstände sicherlich der Anwender. Je nach Wissenstand und technischer Begabung ist er die auschlaggebende Komponente im Russisch Roulette der Online-Meetings. Links öffnen, Knöpfe drücken, Pin eingeben, Headset einstöpseln… all das mag für jemanden ohne oder mit wenigen Vorkenntnissen etwas verwirrend sein. Zudem haben Stress, Zeitdruck, eine hektische Umgebung auch Einfluss auf die Konzentration.

Tipp: Wenn man weiß, dass es sich um ein wichtiges Meeting handelt, am besten vorher die richtige Hardware und Bandbreite sicherstellen, zur Einwahl etwas mehr Zeit einplanen, eventuell Links und Pins vorher nochmal testen und im Zweifelsfall einen Kollegen um Hilfe bitten.

Fazit:

Die Wahrheit ist, Technik kann nur so gut sein, wie ihre Umwelt es zulässt; d.h. wenn man sie nicht hetzt, richtig nutzt, ausreichend mit Ressourcen versorgt und die richtige technologische Umgebung schafft ergibt sich ein brillantes Anwendererlebnis. Oftmals wird die Schuld zu schnell auf die Software geschoben, anstatt sich Zeit für optimale Bedingungen zu nehmen. Denn selbst die beste Software ist dem unerfahrensten Anwender mit schlechtem Zubehör nicht gewachsen.

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