International agierende Unternehmen brauchen regelmäßig Rechtsberatung, doch die Kosten dafür werden schnell unübersichtlich. Einheitliche Informationssysteme, die auf diese Aufgabe spezialisiert sind, können für Transparenz sorgen, Wissenslücken schließen und Einsparpotenziale aufdecken.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringt eine Effizienzsteigerung und Kostentransparenz mit sich, die kein Unternehmen mehr missen möchte. Ob Produktion, Supply Chain Management oder Buchhaltung – mittlerweile ist die Digitalisierung in der einen oder anderen Form in allen Abteilungen angekommen. Doch wie sieht es mit den Rechtsabteilungen aus? Aufgrund der Vielzahl von Mandaten und Kanzleibeziehungen, die international agierende Firmen unterhalten, sind Legal Departments besonders anfällig für Intransparenzen. Einheitliche Kosten- und Informationssysteme existieren selten. Dabei gibt es keinen Grund, warum die Digitalisierung nicht auch beim Management von Rechtsdienstleistungen eingesetzt werden kann.
Fragen vom Controlling zu den Kosten für Rechtsberatung sind meist nicht einfach zu beantworten.
„Wie hoch sind die Rechtsberatungskosten im laufenden Jahr insgesamt und wieviel davon entfallen auf unsere europäischen Standorte? Wie viel Rechtsberatungskosten sind für Rechtsstreitigkeiten mit US-Bezug letztes Jahr aufgelaufen und können wir anhand dieser Zahl Rückschlüsse für die dieses Jahr zu erwartenden Kosten ziehen?” All dies sind Fragen, die den Finanzchef (CFO) brennend interessieren können und auf die er als kostenorientierter Manager schnelle und korrekte Antworten wünscht. Gerade in der Rechtsabteilung ist die Informationsabfrage aber nicht so simpel zu handhaben.
Gewisse Intransparenz ist bei weltweiten Mandaten vorprogrammiert
Im weit verzweigten Konzern sind schlicht zu viele Abteilungen mit der Mandatierung betraut, oft geht diese nicht einmal nur von der Rechtsabteilung selbst aus. Zudem verkomplizieren verschiedene Richtlinien zur Rechnungsstellung (Billing Guidelines), Stundensätze oder Rabattregeln der Kanzleien den Prozess. Im seltensten Fall wird der leitende Jurist der Rechtsabteilung auf die Frage des CFOs auf Knopfdruck antworten können. „Ich rufe zurück” wird daher meistens die Antwort lauten, während der Unternehmensanwalt wahrscheinlich schon darüber nachdenkt, an wen er die Anfrage jetzt weiterleiten und wer ihm die Informationen beschaffen kann. Eine unangenehme Situation, hervorgerufen durch ein fehlendes einheitliches Informationssystem.
Dabei ist eine genaue Kostenübersicht für externe Anwaltskosten mit sogenannten Legal Spend Management Systemen durchaus möglich. Die IT-Systeme können festgelegte Mandatierungs- und Controlling-Prozesse abbilden und bieten so nicht nur eine Transparenz über die weltweit laufenden Mandate, sondern auch über die in diesem Zusammenhang anfallenden Kosten. Schließlich ist es keine Seltenheit, dass internationale Unternehmen weltweit mit dutzenden Kanzleien zusammenarbeiten. Ohne den Einsatz entsprechender Software sind die externen Rechtsberatungskosten in diesen Fällen sogar kaum zu managen – eine gewisse Intransparenz wird da zur vorprogrammierten Konsequenz.
Ohne Datenauswertung ist kein Reporting möglich
Eine Datenauswertung ermöglicht Reporting und Analysen zu dieser Kostendisziplin. Die Analysen wiederum ermöglichen zuverlässige Vergleichsmöglichkeiten zwischen Kanzleien und auch eine Basis, um strategische Entscheidungen zu treffen. Daher setzen webbasierte Legal Spend Management Systeme zuallererst bei der Einpflege von Daten an. Die Kanzleien müssen ihre Rechnungen im Tool detailliert hochladen, womit nicht nur das Papier für die Rechnung gespart, sondern zugleich eine genaue Kostenübersicht gewährleistet wird.
Da die Abrechnungsdaten in einem strukturierten Format vorliegen, kann die Software die hochgeladenen Abrechnungsdaten auf die Einhaltung von Richtlinien (Compliance) mit den vereinbarten Abrechnungsregeln aus dem Mandatsvertrag automatisiert überprüfen. Dies stellt einen Vorteil für die Unternehmensjuristen dar, denn sie werden damit von der aufwändigen und fehleranfälligen manuellen Rechnungsprüfung befreit und können sich auf juristische Tätigkeiten konzentrieren. Ein weiterer Vorteil dieses Rechnungsprozesses: Alle Beteiligten haben Zugriff auf Informationen wie Stundensätze, Rabatte und weitere Daten, da die Software auf Knopfdruck detaillierte Reports erstellt.
Vermeidet Streitigkeiten bei Abrechnungsfragen
Bislang wird allerdings noch vielerorts die Praxis der manuellen Prüfung angewandt: Wurde der richtige Stundensatz abgerechnet? Wurde eine gemäß den Billing Guidelines nicht-abrechenbare Leistung in Rechnung gestellt? Oder wurde eine Rabattvereinbarung nicht berücksichtigt? All dies immer noch vom Menschen selbst kontrollieren zu lassen, ist nicht nur aufwändig und ineffizient – es ist schlicht nicht mehr zeitgemäß. Solche Kontrollaufgaben übernimmt in anderen Unternehmensbereichen schon lange darauf spezialisierte Software; nunmehr kann dies auch in immer mehr Rechtsabteilungen so geschehen.
Das Plus an Transparenz hilft beiden Seiten – dem Unternehmen als Mandanten als auch den Anwaltskanzleien.
Durch automatisierte Controlling-Prozesse in einer digitalisierten Rechtsabteilung können Abrechnungsfehler nicht mehr vorkommen und auf diese Weise Kosten eingespart werden. Außerdem ist die gewonnene Transparenz auch für die externen Juristen ein großer Vorteil. Eine gemeinsam genutzte Informationsplattform vermeidet zum Beispiel Streitigkeiten bei Abrechnungsfragen. Zudem ist der automatisierte Kontrollprozess schneller abgeschlossen, was die Rechnungsbegleichung beschleunigt.
Aus Mandantensicht bietet das Sammeln von Abrechnungsinformationen neben der Transparenz und Kosteneffizienz noch einen großen Vorteil bei zukünftigen Mandatierungen. Der professionelle Kanzleiauswahlprozess wird im Zuge der Kostenoptimierung für Rechts- und/oder Einkaufsabteilungen immer wichtiger. Mit einem integrierten Ausschreibungsprozess können Angebote gegenübergestellt werden, Preise im Rahmen eines Kosten-Benchmarkings mit den gespeicherten Informationen verglichen und so die Entscheidungsfindung deutlich erleichtert werden. Gleichzeitig wird für alle Beteiligten eindeutig sichtbar und nachvollziehbar, warum welcher Auftrag an welche Kanzlei vergeben wurde. Bei den Anwendern reduziert sich somit das Maß an Bürokratie und es entstehen Kapazitäts-Freiräume für andere Aufgabenbereiche.
Fazit
Digitalisierung und Rechtsabteilung schließen sich nicht aus. Web-basierte Legal Spend Management Systemen erledigen nicht nur automatisiert Rechnungsstellung, Reporting sowie Ausschreibungsprozesse. Sie sorgen auch dafür, dass Einsparpotenziale erkennbar werden. Gleichzeitig wird die Rechtsabteilung auf Business-Niveau gehoben, wenn erst korrekte umfassende Daten die Performance-Leistung mit KPIs sichtbar machen. Die so gewonnene Transparenz schafft ein Zusammenwirken auf Augenhöhe aller Beteiligten, das ein effizienteres Arbeiten erlaubt.
