Wie Sie End-to-End-Prozesse aufsetzen können
Ein Produktzyklus fängt mit hohen Kundenansprüchen an und endet mit zufriedenen Kunden – idealerweise. Dazwischen liegen etliche Prozesse, die von Anfang bis Ende gut funktionieren müssen.
Geschäftsprozesse der Industrie 4.0 werden immer vernetzter, globaler und komplexer. Um am Puls der Zeit zu bleiben, müssen Businesstransaktionen im Rahmen der digitalen Transformation ständig innovativ perfektioniert werden. Prozessabläufe und Unternehmensstrukturen können sich hier manchmal gegenseitig im Weg stehen. Teamleiter und sämtliche weitere an zusammenhängenden Arbeitsprozessen Beteiligte stehen täglich einer immensen Organisations- und Übersichtskomplexität gegenüber.
End-to-End-Prozesse können(kurz: e-2-e) dieser Problematik entgegenwirken. Hier sind drei Grundsätze für das Aufsetzen solcher Prozesse, die für erheblich mehr Effizienz und Transparenz sorgen können.
1Aus komplexen Vorgangsketten dynamische und transparente Arbeitszyklen machen
Fakt ist: Je größer ein Unternehmen, desto komplexer sind dessen interne Arbeitsabläufe. Erfolgreiche Global Player wissen sich jedoch zu helfen und wenden e-2-e-Verfahren an, um dynamisch und lösungsorientiert zu agieren. In der Praxis bedeutet das konkret, komplexe Zusammenhänge in einzelne, übersichtlichere Vorgänge zu unterteilen und diese wiederum in kleinere Workflows zu portionieren. Bei der Einführung des End-to-End-Prozesses soll bei jedem Schritt folgende Frage beantwortet werden: „Welche Ziele und Vorgaben sollen damit erreicht werden?“
2Verantwortung, Zuständigkeitsgefühl und ein funktionierendes Team manifestieren
Alle Ressourcen innerhalb eines Ablaufzyklus müssen optimal kalkuliert werden, um ein bestmögliches Resultat liefern zu können. Darunter fällt auch die Belegschaft. Ein Team muss so ausgelegt werden, dass Aufgaben- und Zeitkapazität realistisch bemessen sind und eine zuständige Person definiert ist, die Kontrolle und Feedback liefert. Der methodische Ansatz besteht also grundlegend aus einem Planungs- und Projektmanagement und strukturiert die Kommunikation und Interaktion zwischen den einzelnen Abteilungen. Auch hier gilt: Die ganze Methodik baut auf einer ziel- und lösungsorientierten Denkweise und Gestaltung der Unternehmensstruktur auf. Durch ideale Teamgestaltung, klare Verantwortungszugehörigkeit und Kommunikation gelingt ein reibungsloser Ablauf, auch in den Hallen eines Marktgiganten.
3Ziel erreicht?
Die Erkenntnisse der Zukunft liegen in ihrer Vergangenheit. Deshalb ist der Vorgang der Dokumentation von enormer Wichtigkeit. Aus den dokumentierten Zahlen und Bilanzen wird ersichtlich, an welchen Stellen weiter optimiert werden soll, wo Ressourcen gekürzt werden müssen oder andernfalls noch Ressourcenbedarf ist, und an welchen Stellen Lücken oder sogar Fehler im Zyklus auftreten.
Abschließend stellt sich die Frage: Stimmt die Time-Budget-Planung? Durch Anwendung eines erfolgreichen und smart durchdachten End-to-End-Prozesses können optimierte Kundenzufriedenheit und Abläufe bei geringeren Kosten sowie eine Qualität auf hohem Niveau mit minimalem Aufwand garantiert werden. Das heißt Input-Leistungen werden über mehrere Schritte zu einer Output-Leistung, und alle unternehmensinternen Leistungen werden möglichst effizient organisiert im Sinne einer optimalen Balance aus Preis, Leistung, Kosten und Risiken.
Fallbeispiel: Quote-to-Cash-Prozess
Die Methodik der End-to-End-Prozesse lässt sich auf beliebige Businesstransaktionen anwenden. Ein Beispiel dafür ist der Quote-to-Cash-Prozess, oder kurz QTC. In der Vergangenheit gliederte sich dieser Prozess vielerorts in isolierte Vorgänge, die auf der Basis vieler unterschiedlicher Dateien und Systeme abgewickelt wurden. Dies führte zu ineffektiven, manuellen Abläufen im Vertragsprozess, was fast schon zwangsläufig in Kundenunzufriedenheit resultierte. Sobald alle Defizite im Verlaufszyklus erkannt werden, kann ein End-to-End-Prozess verfasst werden.
In diesem Fall sind die involvierten Funktionsbereiche Vertrieb, Account Management, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung. Vereinfacht formuliert bedeutet das, dass der QTC-Prozess das Bindemittel zwischen der Kaufabsicht des Kunden (verwaltet im CRM) und der Umsatzrealisierung eines Unternehmens (im Backend ERP-System) darstellt – einschließlich Verkauf, Vertrag und der gesamten Kundenbeziehung. Durch die Umsetzung eines e-2-e Prozesses werden die Abläufe optimiert und Transparenz im gesamten Unternehmen hergestellt. Dies wiederum führt zu einer beträchtlichen Beschleunigung der Verkaufszyklen und wachsenden Abschlussraten.
Der Zeitgeist der Industrie 4.0 ist flexibel und transparent
Ein erfolgreiches Businessmodell integriert End-to-End-Prozesse und die digitale Transformation in ihre Arbeitszyklen. Dadurch werden höhere Kunden- und Anwenderzufriedenheit, Beschleunigung des Verkaufs und Minimierung potenzieller Risiken für das Unternehmen erzielt.
