Wie Airbus seine Mitarbeiterkommunikation digitalisiert

Über eine Webanwendung hat die Belegschaft von Airbus die Möglichkeit, Dokumente wie Entgeltabrechnung oder Steuerbescheide jederzeit und von überall im Mitarbeiterportal einzusehen oder herunterzuladen. Ein Chatbot unterstützt bei Fragen.

Airbus S.A.S. ist mit über 60.000 Mitarbeitern in Deutschland sowie 40 Milliarden Euro Jahresumsatz das größte Luft- und Raumfahrtunternehmen in Europa und weltweit führend. Es hat rund 180 Standorte und 12.000 Direktlieferanten weltweit. In Deutschland befinden sich einige der größten und bedeutendsten Standorte, an denen Airbus mehr als 46.000 Mitarbeiter und damit knapp die Hälfte aller Arbeitskräfte in der deutschen Luft- und Raumfahrtindustrie beschäftigt. Airbus produziert und liefert Verkehrsflugzeuge und Helikopter sowie Lösungen für Verteidigung, Sicherheit und Raumfahrt.

„Wir sind von Anfang an auf hohe Akzeptanz für die neue Anwendung gestoßen.“ Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus in Deutschland

Die große Mitarbeiterzahl und die verschiedenen Arbeits- und Schichtmodelle bedeuteten für die Personalabteilung des Flugzeugbauers zum Monatsende regelmäßig einen Kraftakt. Die Belege der Entgeltabrechnungen wurden über den Druckdienstleister als Papierdokumente an die Mitarbeiter gesendet, was mit hohem Prüfaufwand und manueller Arbeit verbunden war: Drucken, Kuvertieren und Frankieren kosteten eine Menge Zeit, viel Papier und letztlich Geld. Zudem gingen zahlreiche Fragen etwa zu Schichtzuschlägen, Zeitabrechnungen oder Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Korrekturwünsche bei der HR-Service-Line ein, um zum Beispiel Fehler der Vorrechnung in der Folgeabrechnung zu beseitigen.

Der Weg zur digitalen Entgeltabrechnung

Airbus strebte deswegen ergänzend zu den Papierdokumenten eine digitale Entgeltabrechnung an. „Wir wollten möglichst viele Mitarbeiter für die digitale Entgeltabrechnung gewinnen, um unsere Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu reduzieren,“ so Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus in Deutschland. So sollte der Aufwand für die Entgeltabrechnungen reduziert und die Mitarbeiter der HR-Service-Line entlastet werden.

Der Kontakt zum Output-Management-Spezialisten Formware GmbH kam über den Druckdienstleister Drescher Full-Service Versand GmbH, der für den physischen Output in der Entgeltabrechnung verantwortlich war, zustande. Nach einer Ausschreibung mit mehreren Anbietern erhielt Formware den Zuschlag. Ausschlaggebend war mitunter das gute Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die Formware GmbH betreibt nun für Airbus ein elektronisches Archiv, das die Basis für den digitalen Lösungsansatz darstellt und für die Mitarbeiter kostenlos ist. In einem Online-Portal werden aktuell Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise, Sozialversicherungsmeldungen, Jahressteuermeldungen und Betriebsrentenkontoauszüge hinterlegt und gespeichert. Mitarbeiter können ihre Dokumente einsehen, herunterladen und selbst ausdrucken, etwa für ihre Steuererklärung oder Behördengänge. Sie müssen nicht mehr über die Personalabteilung angefordert werden. Die Dokumente werden dort drei Jahre lang gespeichert.

Zugriff von überall aus

Der Zugriff erfolgt online über die responsive, auf HTML 5 basierte Webanwendung Connext Cube Mobile View von Formware. Er ist unabhängig vom jeweiligen Endgerät und daher immer und überall möglich – mit dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer. Durch den Einsatz der Web-App entfällt der hohe Entwicklungs- und Pflegeaufwand einer mobilen oder Desktop-App. Sobald die ihre Abrechnungen im persönlichen Online-Postfach bereitstehen, erhalten die Mitarbeitenden automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail.

Die Implementierung nahm nach der Optimierung der Output-Prozesse etwa sechs Monate in Anspruch. Eine Herausforderung bestand darin, die Firewalls der Airbus-IT für die definierte Webanwendung freizuschalten, um den Zugriff auf die Webanwendung und das Archiv zu ermöglichen. Das war nicht nur für die Mitarbeiter wichtig, sondern auch für die HR Service Line, da auch die Administration von Connext Cube über eine Webanwendung erfolgt.

Chatbot: Anmelde- und Registrierungsprozess unterstützt

Über die Möglichkeit zum Umstieg auf die digitale Lösung wurden die Mitarbeiter postalisch informiert: Das Anschreiben enthielt die persönlichen Registrierungsdaten und wurde zusammen mit der Entgeltabrechnung versendet. Mit den Daten kann sich der Mitarbeiter nun im Portal einloggen und die Personalabteilung kann über zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten die Umstellung weitestgehend automatisieren. 

Für maximale Sicherheit bei der Registrierung sorgt die Abfrage einer vorab definierten, geheimen Information. Da bei der Anmeldung weitere Fragen auftauchten, die erneut in der HR-Service-Line aufliefen, entschied sich Airbus ergänzend für die Implementierung des Chatbots DialogBird von Formware. Er steht den Nutzern auf der Registrierungsseite des digitalen Archivs zur Verfügung und ist in der Lage, sofort Auskunft zu häufig gestellten Fragen zu geben. 

Zudem kann er einen Registrierungsvorgang auslösen und veranlassen, dass Mitarbeitende, die sich registrieren wollen, das Schreiben mit dem Zugangscode erhalten. Damit stellt der Bot den reibungslosen Übergang ohne Mehraufwand für die Personalabteilung sicher. Die HR-Service-Line wurde deutlich entlastet: 10 bis 20 Registrierungen werden täglich über den Chatbot statt telefonisch oder persönlich abgewickelt.

Hoher Digitalisierungsgrad

Hat sich der Mitarbeiter registriert, erhält er seine Dokumente nur noch in digitaler Form.  Airbus nahm die Umstellung in Stufen vor. Mitarbeiter wurden drei Monate in Folge mit der postalischen Entgeltabrechnung über das digitale Portal informiert. Aktuell nutzen rund 60 Prozent der Belegschaft die digitale Lösung. Die rund 20.000 Mitarbeiter, die das Portal noch nicht nutzen, werden aktiv angeschrieben. „Ich kenne kein Unternehmen in der Größe von Airbus mit einem so hohen Digitalisierungsgrad der HR-Belege auf freiwilliger Basis,“ so Thomas Pawlowski, Formware-Vertriebsleiter zur Anmeldequote des Portals.

„Wir sind von Anfang an auf hohe Akzeptanz für die neue Anwendung gestoßen – ein Trend, der bis jetzt anhält,“ bestätigt HR-Service-Line-Leiter Hellwege. Dem Luftfahrtriesen gelingt es damit, seine Mitarbeiterkorrespondenz einfach und flexibel zu gestalten und zugleich Kosten zu sparen. Das digitale Archiv und die Chat-Lösung entlasten bereits heute die Personalabteilung deutlich – und das ist erst der Anfang.

In der nächsten Umstellungsstufe ab 2022 ist geplant, dass neue wie alte Mitarbeitende die Dokumente nur noch digital über das Portal erhalten. Auch der Chatbot soll ausgebaut werden: Geplant ist, dass er auch im Bereich hinter dem Login zur Verfügung steht. Da er den eingeloggten Mitarbeiter kennt, könnte er genaue Auskünfte über Resturlaubstage, Überstunden oder Rentenansprüche geben. Hier befinden sich Formware und Airbus in der Findungsphase.