Transparente und sichere Prozesse durch digitale Dokumentenverarbeitung

In der Event-Branche zahlen sich digitalisierte Dokumentenprozesse aus, weil sie beispielsweise die Belegverarbeitung enorm beschleunigen, vereinfachen und zudem Rechtssicherheit bieten – wie das Beispiel der Olympiapark München GmbH zeigt.

Kreatives, wirtschaftliches und zukunftsorientiertes Denken und Handeln sind die Maximen der Olympiapark München GmbH. Das gilt zum einen für die vielen Freizeitangebote, die im Olympiapark regelmäßig stattfinden: Seien es große Stadion-Konzerte wie die von Taylor Swift oder Coldplay, die Leichtathletik-EM 2002, die X Games Munich 2013, die European Championships 2022, das UEFA-Fanfest zur EM 2024 oder der Sommernachtstraum im Juli 2024. 

„Es gibt weltweit nur wenige Olympia-Stätten mit so einer langen Nachnutzung“, erklärt Andreas Friedl, IT-Leiter der Olympiapark München GmbH. Zum anderen, auch das weiß Friedl als IT-Leiter genau, gilt diese Maßgabe auch für die interne Arbeitsweise: Bereits vor über 15 Jahren hat die Olympiapark München GmbH, die eine hundertprozentige Beteiligungsgesellschaft der Landeshauptstadt München ist, ihre Büro-Workflows digitalisiert und setzt dabei auf die Lösungen der topfact AG, die auf digitale Geschäftsprozesse und Dokumentenmanagement spezialisiert ist. Inzwischen sind die Prozesse im Einkauf, in der Buchhaltung, im Marketing und im Management durch topfact-Softwarelösungen digitalisiert worden.

Lange Arbeitswege überwinden

Der Olympiapark bietet ein besonderes Arbeitsumfeld, in dem lange Wege und auch Gegensätze überwunden werden müssen: Durch die verschiedenen Sport- bzw. Veranstaltungsstätten und Bürostandorte arbeiten Kolleginnen und Kollegen zum Teil weit voneinander entfernt, sodass Absprachen und Belegverarbeitungen auf klassischen, papiergebundenen Wegen langwierig und risikobehaftet sind. Doch dank der digitalen Belegerverarbeitung, die sich im Olympiapark längst etabliert hat, lassen sich die Arbeitsprozesse optimal modellieren und an die Besonderheiten der Arbeitsumgebung anpassen. „Unsere Rechnungsstellung ist komplex und an unseren Bestellprozessen sind viele Akteure beteiligt“, beschreibt Friedl die Besonderheiten der Prozesse im Olympiapark. Technikerinnen, Techniker und Projektleitende beispielsweise schreiben Anforderungen für Bestellungen und sind auch für die sachliche Richtigzeichnung verantwortlich, Rechnungen werden an ganz unterschiedliche Lieferanten gestellt – von einzelnen Freiberuflerinnen und Freiberuflern bis hin zu großen Unternehmen. 

Die Berechtigungsstrukturen hinter den dahinterstehenden internen Prozessen sind komplex, das Dokumentenmanagementsystem stellt nun sicher, dass nur berechtigen Akteuren Lese- und/oder Bearbeitungsrechte gewährt werden und garantiert auch die medienbruchfreie Bearbeitung von Dokumenten. Die Berechtigten können dann ortsunabhängig und jederzeit auf die Belege zugreifen und den jeweiligen Status einsehen. Friedl: „Dank unserer digitalen Geschäftsprozesse können die Belege schnell und auch gleichzeitig bearbeitet werden, dadurch sind unsere Prozesse transparent und haben enorm an Geschwindigkeit gewonnen.“

Zudem steht der Olympiapark als Tochter der Landeshauptstadt vor der besonderen Herausforderung, dass große Veranstaltungen mit Mitteln des öffentlichen Dienstes umgesetzt werden. So muss das Unternehmen strikte Dokumentationspflichten erfüllen und auch Fördermittel, die für gewisse Veranstaltungen beantragt wurden, mit den entsprechenden Belegen nachweisen. Auch hier spielt das digitale Dokumentenmanagement seine Stärken aus: „Es ist eine große Arbeitserleichterung, dass sich Dokumente adressatengerecht filtern und für entsprechende Fördermittelgeber aufbereiten lassen“, beschreibt der IT-Leiter.

Maximale Sicherheit und Flexibilität

Gegensätze muss der Olympiapark auch dahingehend überwinden, dass die Prozesse Unsicherheiten ausschließen und gleichzeitig maximale Flexibilität bieten müssen, um der Vielfalt der Veranstaltungen, die im Olympiapark stattfinden, gerecht zu werden. Das Dokumentenmanagement garantiert Sicherheit hierbei insofern, als dass der Status alles Belege jederzeit einsehbar und nachvollziehbar ist und der digitale Prozess komplett aufgezeichnet wird – vom Eingang eines Beleges, über die Bearbeitenden bis hin zur Archivierung.  

Die Rechteverwaltung des Systems muss flexibel genug sein, um kurzfristig weitere Nutzer hinzuzufügen oder zu streichen.

Zudem ist das System bei Bedarf leicht skalierbar und bietet so die erforderliche Flexibilität. „Das Projekt European Championships 2022 ist mit einem kleinen Team von 10 bis 20 Leuten gestartet, während des Events waren etwa 300 Festangestellte beteiligt, für die Nachbearbeitung ist das Team wieder geschrumpft“, gibt Friedl ein Beispiel. Zusätzliche Nutzende müssen sich bei Bedarf also leicht hinzufügen (und auch wieder entfernen) lassen, zudem müssen sich auch die Bearbeitungsprozesse und die Felder in der Dokumentenbearbeitung an die jeweiligen Gegebenheiten der einzelnen Veranstaltungen anpassen lassen.

Die einfache Bedienbarkeit des Systems darf trotz hoher Flexibilität und der daraus resultierenden Komplexität nicht leiden, es muss für alle (auch vorübergehenden) Nutzenden leicht anzuwenden sein. Andernfalls würde der Aufwand für die Mitarbeitenden eher steigen als sinken. „Die Komplexität des Systems muss vor den Anwendenden verborgen sein“, betont Friedl. „Das ist topfact gelungen.“

Digitalisierung des Vertrags-Workflows

Neben der Digitalisierung des Dokumentenmanagements strebt der Olympiapark nun auch die Digitalisierung des Vertrags-Workflows an. Vom Vertragsentwurf bis zur Signatur soll der Prozess in Zukunft vollständig digital ablaufen. Das Unternehmen erhofft sich dadurch noch mehr Sicherheit und eine noch bessere Organisation der Abläufe. „Wir arbeiten mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Verträgen, seien es die verschiedenen Veranstaltungsverträge oder die rund 300 Drehgenehmigungen pro Jahr“, gibt Friedl einen Einblick. Diese Verträge zu organisieren, ist eine schwierige Aufgabe, die durch die Digitalisierung vereinfacht werden soll. Friedl: „Der Prozess soll transparenter und strukturierter werden, indem der Status aller Verträge jederzeit einsehbar ist und Vertragsveränderungen nachvollziehbar sind.“ Im ersten Quartal 2025 soll das Projekt abgeschlossen und der Vertragsprozess vollständig digitalisiert sein.

Vertragsprozessse sollen transparenter und strukturierter werden, indem der Status aller Verträge jederzeit einsehbar ist.

Auch die E-Rechnung schlägt als neue Aufgabe auf, zumindest, was die automatisierte Belegverarbeitung betrifft. Mit E-Rechnungen arbeitet der Olympiapark bereits seit geraumer Zeit, momentan werden die Rechnungen aber zum Teil noch manuell zugewiesen und können nicht automatisiert verarbeitet werden. „Das liegt gar nicht mal am System, das könnte das, aber die Automatisierung wird durch unsere Vielzahl an unterschiedlichen Belegen und Lieferanten erschwert“, erklärt Friedl. Deshalb sind klare Lieferantenvereinbarungen und eine Harmonisierung der Formate und Wege notwendig. Zurzeit sind beispielsweise sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD gängig, Rechnungen gehen per E-Mail ein oder müssen von einer Plattform heruntergeladen werden. „Wenn das führende Format klar und ein einheitlicher Eingangsweg festgelegt ist, können wir endlich auch die automatisierte Verarbeitung nutzen“, so Friedl.

Fazit

Durch den Einsatz digitaler Lösungen konnten komplexe Abläufe der Olympiapark München GmbH, wie die Belegverarbeitung und das Dokumentenmanagement, erheblich vereinfacht und beschleunigt werden. Dies ist besonders wichtig in einem Umfeld, das sowohl hohe Flexibilität als auch Sicherheit erfordert, wie es bei der Organisation zahlreicher Großveranstaltungen der Fall ist. Die geplante vollständige Digitalisierung des Vertragsmanagements und die Weiterentwicklung der E-Rechnungsverarbeitung zeigen, dass der Olympiapark weiterhin auf innovative Lösungen setzt, um sich zukunftssicher aufzustellen.