Digitale Prozesse auf Basis der Telematikinfrastruktur entlasten ambulante Pflegedienste

Fachkräftemangel, steigende Dokumentationspflichten und komplexere Kommunikation machen ambulanten Pflegediensten zu schaffen. Die integrierten Prozesse der digitalen Infrastruktur reduzieren den administrativen Aufwand und geben Pflegern mehr Zeit für Menschen.

Der Arbeitsalltag ambulanter Pflegedienste ist heute von einer Vielzahl paralleler Herausforderungen geprägt. Neben der eigentlichen pflegerischen Versorgung nehmen insbesondere Aufwände durch das Bewältigen administrativer Aufgaben immer mehr zu. Dokumentationspflichten werden umfangreicher, Abrechnungsprozesse komplexer und die Kommunikation mit Ärzten, Apotheken und Kostenträgern anspruchsvoller. Gleichzeitig verschärft der Fachkräftemangel die Situation zusätzlich. Die Kombination aus Personalmangel und zunehmenden regulatorischen Anforderungen führt zu einer spürbaren Überlastung vieler Einrichtungen, da Pflegekräfte immer mehr Zeit auch mit administrativen Tätigkeiten verbringen müssen.

Fachkräftemangel und Dokumentationsdruck bilden ein strukturelles Risiko für Pflegedienste.

Lange Zeit war der Arbeitsalltag in der ambulanten Pflege durch papiergebundene Prozesse geprägt, die einen immensen manuellen Aufwand erforderten. „Zu Beginn jedes Monats, waren mehrere Leitungs- und Verwaltungskräfte über Tage hinweg damit beschäftigt, große Papierberge zu sichten, Leistungen händisch zu prüfen und fehlende Unterschriften nachzufordern“, erinnert sich Frank Lehmköster, Geschäftsleiter der Pflegewerk Standorte Köln und Pulheim. Dieser enorme Zeit- und Personalaufwand sei auf Dauer nicht zukunftsfähig. Besonders die Vorbereitung auf MD-Prüfungen habe erheblichen organisatorischen Druck erzeugt.

Papierbasierte Abläufe sind nicht mehr zeitgemäß

Auch bei der Diakonie Donau-Ries gemeinnützige GmbH waren die Herausforderungen klar spürbar. Beatrix Meyr-Digeser, Gesamtleitung ambulante und teilstationäre Pflege, beschreibt die Situation so: „In früheren Zeiten gab es weniger Erfordernis zu Dokumentation und Bürokratie; dies hat sich auch ganz im positiven Sinn von Transparenz, Rechtssicherheit und Datenschutz gewandelt. Früher war es sehr herausfordernd, alle Abläufe im Blick zu behalten.“

Lesetipp

Sowohl das Pflegewerk Köln als auch die Diakonie Donau-Ries haben inzwischen ihre papierbasierten Prozesse mithilfe der Lösung .snap ambulant der euregon AG digitalisiert und integriert. Beim Pflegewerk Köln war insbesondere der wiederkehrende Aufwand zur Monatsabrechnung ein Auslöser für Veränderungen und die konsequente Umsetzung in Richtung Telematikinfrastruktur, berichtet Frank Lehmköster: „Früher dauerte die Abrechnung nahezu eine Woche, heute benötigen wir lediglich zwei bis drei Tage.“ Der Wegfall von Drucken, Sortieren und postalischem Versand spare nun mehrere Stunden pro Abrechnungslauf. 

Auch die Diakonie Donau-Ries betont den strukturellen Mehrwert integrierter Prozesse. Ziel der Implementierung sei es gewesen, Mehrfachdokumentation zu vermeiden, Medienbrüche zu reduzieren, die effektive Unterstützung in Sachen Steuerung des Pflegeprozesses durch die Pflegefachpersonen zu gewinnen wie auch bei der Verdichtung der Arbeitslast den Pflegedienst effizient zu steuern.

„Steigende Dokumentationspflichten, Medienbrüche in der Kommunikation und fragmentierte IT-Strukturen belasten den Alltag erheblich“, erklärt Stephan Melzer, Vertriebsleiter bei euregon. „Diese Schere zwischen Anspruch und Realität lässt sich langfristig nur durch strukturelle Digitalisierung schließen. Einzelne Insellösungen reichen dafür nicht aus – gefragt sind stattdessen durchgängige, integrierte Systeme. Die Grundlage, die für sichere, standardisierte und medienbruchfreie Kommunikation im Gesundheitswesen sorgt, gibt es in Deutschland in Form der Telematikinfrastruktur (TI).“

Die Telematikinfrastruktur: Pflicht oder Potenzial?

Über Anwendungen wie KIM (Kommunikation im Medizinwesen) lassen sich so Informationen verschlüsselt und nachvollziehbar austauschen. Der in die Pflegesoftware integrierte KIM-Mailclient von euregon sorgt zum Beispiel dafür, dass diese Informationen direkt im richtigen fachlichen Kontext ankommen – etwa unmittelbar beim jeweiligen Klienten oder im passenden Vorgang. Eingehende Nachrichten müssen auf diese Weise nicht mehr manuell weitergeleitet oder zugeordnet werden, sondern stehen dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag tatsächlich benötigt werden. Damit entsteht eine verlässliche Basis für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Pflegeeinrichtungen, Ärzten, Apotheken und weiteren Beteiligten.

„Wer die TI nur als Pflichtübung betrachtet, verschenkt enormes Potenzial.“ Stephan Melzer, euregon AG

Während das Pflegewerk Köln seit Mai 2025 die Bereiche § 36, § 45.b sowie § 39 über die TI abrechnet und von einer stabilen Systemumgebung berichtet, schildert Beatrix Meyr-Digeser von der Diakonie Donau-Ries noch bestehende Hürden in der Praxis: „Es könnte so schön sein, wenn wir Gegenüber hätten, bezogen auf die kooperierenden Arztpraxen, die diese sichere Datenautobahn im Gesundheitswesen auch nutzen. Häufig landen wir in einer Sackgasse – wie bei einem Anruf, bei dem keiner abnimmt.“ Gleichzeitig betont sie: „Wenn die Möglichkeiten der TI genutzt werden, ist sie hervorragend und datenschutzrechtlich sicher. Wir sind dazu bereit und wollen loslegen.“ 

Der nächste entscheidende Schritt wird sein, dass sich die Akteure regional vernetzen, an einen Tisch kommen, und so den Mehrwert reihum für sich erkennen, was wiederum Motivation schafft. „Wer die TI nur als Pflichtübung betrachtet, verschenkt enormes Potenzial“, betont Stephan Melzer. Entscheidend sei folglich die vollständige Integration in die Branchensoftware.

Digitale Leistungsnachweise und Abrechnung ohne Medienbrüche

Ein praxisnahes Beispiel für die Umsetzung solcher integrierten Prozesse bietet .snap ambulant von euregon, indem die Lösung die Dokumentation, mobile Leistungserfassung, Abrechnung und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur in einer durchgängigen Anwendung bündelt. So unterstützt die Software ambulante Dienste dabei, Leistungen mobil zu erfassen, Informationen medienbruchfrei weiterzuverarbeiten und administrative Abläufe konsequent zu automatisieren.

Die eAbrechnung macht den Abrechnungsprozess transparenter, schneller und deutlich fehlerärmer.

Zentraler Baustein ist dabei der elektronische Leistungsnachweis. Leistungen werden mobil beim Klienten erfasst, elektronisch signiert und anschließend direkt in die Abrechnung überführt. Die Übermittlung an Kostenträger erfolgt verschlüsselt über die TI. Beim Pflegewerk Köln erfolgt die Leistungserfassung seit Mai 2022 vollständig mobil. „Pflegeberichte, Wunddokumentationen und Vitalzeichen werden direkt vor Ort erfasst. Durchführungskontrollen und Leistungsnachweise müssen nicht mehr nachträglich geführt werden“, so Lehmköster. Die elektronische Abrechnung spare nicht nur Zeit, sondern auch Papier-, Druck- und Portokosten. 

Beatrix Meyr-Digeser ergänzt: „Die vollelektronische Abrechnung nach § 105 SGB XI in der ambulanten Pflege ist in Bayern erst seit dem 01.04.2025 über den Abrechnungsweg innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) möglich – die großen Pflegekassen sind seit 01.07.2025 annahmefähig. Von daher freuen wir uns bei der Diakonie Donau-Ries zwischenzeitlich über die Möglichkeit zur eAbrechnung. Der elektronische Leistungsnachweis wird genutzt – seitdem dies in Bayern möglich ist. Der gesamte Abrechnungsprozess wird transparenter, schneller und deutlich fehlerärmer.“

Integriertes Medikationsmanagement als Sicherheitsfaktor

Auch im Medikationsmanagement zeigt sich der Mehrwert integrierter digitaler Prozesse. Verordnungen, Medikationspläne und Änderungen können digital übernommen und geprüft werden, ohne dass zeitaufwendige manuelle Erfassungsschritte erforderlich sind. In der Praxis werden die relevanten Informationen nicht per Dokumentenscan erfasst, sondern über einen angepassten Barcode-Scanner ausgelesen. Dadurch lassen sich Fehlerquellen deutlich reduzieren und Prozesse spürbar beschleunigen. „Gerade bei Medikamenten sind Übertragungsfehler ein erhebliches Risiko. Digitale Prozesse reduzieren diese Fehlerquellen und verbessern die Zusammenarbeit mit Ärzten spürbar“, erklärt Melzer.

Beide Anwender berichten zudem von deutlich verbesserter Transparenz. Beim Pflegewerk Köln ist jederzeit nachvollziehbar, welche Pflegekraft wann welche Leistungen erbracht hat. Fehler können unmittelbar erkannt und korrigiert werden. Meyr-Digeser hebt für die Diakonie Donau-Ries insbesondere die strukturierte Archivierung hervor: Dokumente, Berichte und pflegerelevante Informationen werden klientenbezogen gespeichert. Aufbewahrungsfristen lassen sich revisionssicher einhalten, Berechtigungen sind klar geregelt.

Die größte Entlastung zeigt sich laut Pflegewerk Köln in der Administration: Statt einer Woche Abrechnungsarbeit in der Verwaltung werden nur noch wenige Tage benötigt. Für Pflegekräfte vor Ort beim Klienten bedeutet die Echtzeit-Dokumentation mehr Zeit für die direkte Versorgung, da eine umständliche papiergebundene Dokumentation wegfällt. Die Diakonie Donau-Ries sieht den größten Gewinn in der strukturierten, zentralen Datenhaltung: „Digitalisierung verhindert doppelte Arbeit, da Vorausgegangenes jederzeit nachvollziehbar ist.“ Gleichzeitig ermögliche Echtzeit-Controlling eine verbesserte betriebswirtschaftliche Steuerung.