Intelligente Dokumentenverarbeitung fördert die Mitarbeiterzufriedenheit
Hochqualifizierte Fachkräfte sind bereit, das Unternehmen zu verlassen, wenn die digitalen Arbeitsmittel nicht ihren Vorstellungen entsprechen. Ein in diesem Kontext häufig genanntes Problem: Die Suche nach Informationen in Dokumenten.
Wie wichtig ein passendes Arbeitsumfeld ist, haben die Umbrüche in der Arbeitswelt in den vergangenen zwei Jahren durch die Covid-Pandemie gezeigt. Dabei hat nicht nur die Umstellung zum mobilen Arbeiten für einen Anstieg an technologischen Lösungen in Unternehmen gesorgt. Auch die Art und Weise, wie Teams miteinander agieren und welche technologischen Mittel dabei zur Verfügung stehen, sind in den Fokus gerückt.
Ein ganzer Arbeitstag pro Woche für die Suche nach Informationen – muss das heute so sein?
So hat sich in den USA sogar das Phänomen der „Great Resignation“ entwickelt. Immer mehr Arbeitnehmer haben dort aufgrund mangelhafter Arbeitsbedingungen gekündigt, da Stress und Sorgen am Arbeitsplatz sich massiv auf ihren Gesundheitszustand ausgewirkt haben, bei manchen sogar bis hin zum Burnout. Auch in Deutschland zeichnet sich dieser negative Trend leider langsam ab.
Die lästige Suche nach Informationen in Dokumenten
Eine besondere Rolle und einen nicht zu unterschätzenden Faktor für das Wohlbefinden der Mitarbeiter am Arbeitsplatz spielen die richtige Auswahl von Technologien und das Funktionieren unternehmensinterner Prozesse. Unzureichende Prozesse haben dabei nicht nur Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.
So belegen Studienergebnisse, dass fast jeder Befragte (95 Prozent) aufgrund unzureichender Prozesse und Strukturen bis zu einem gesamten Arbeitstag (8 Stunden) in der Woche damit verbringt, nach Informationen in Dokumenten zu suchen, die er oder sie für die Kundenarbeit benötigt. Abhilfe dabei können Lösungen wie intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) oder Prozessintelligenz schaffen.
Richtige Auswahl der Technologien fördert die Mitarbeiterzufriedenheit
Der gezielte Einsatz von passenden digitalen Lösungen kann dazu beitragen, Mitarbeiter zu entlasten und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Was Unternehmen häufig unterschätzen: diese weichen Faktoren können auch ein entscheidender Vorteil sein, wenn es darum geht, vielfach umworbene Fachkräfte für sich zu gewinnen und langfristig an das Unternehmen zu binden. Sogenannte High Potentials, also die besonders talentierten Nachwuchskräfte, setzen voraus, dass die im Unternehmen existierende Infrastruktur und aufgesetzten Prozesse reibungslos laufen und sind schnell frustriert, wenn die Umsetzbarkeit von Projekten an technischen Anforderungen scheitern.
Nicht zuletzt haben Unternehmen junge Talente gerade wegen ihres spezifischen Berufsprofils gewonnen, um Unternehmensziele zu erfüllen. Wenn diese Fachkräfte dann nicht ausreichend zum Einsatz kommen und sie zu einem Tag in der Woche aufgrund mangelnder IT-Unterstützung an Arbeitszeit verlieren, profitieren davon weder der Mitarbeiter noch das Unternehmen. Was also ist zu tun?
1Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten
Damit solche wirtschaftlichen Fehlzeiten und Unzufriedenheit bei den Angestellten nicht entstehen, lohnt es sich, einen Blick auf die gängigen und führenden Lösungen auf dem Markt zu werfen. Bereits vielfach zum Einsatz kommen in einigen Unternehmen Lösungen für robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), die Mitarbeiter durch automatisierte Abläufe von Routine-Tätigkeiten entlasten.
Mitarbeiter erhalten damit digitale Helfer zur Seite gestellt, die Dokumente ähnlich wie ihre menschlichen Pendants verarbeiten können und die automatisierte Datenverarbeitung bei Routineaufgaben selbständig übernehmen. Allein das Wegfallen von lästigen und wiederkehrenden Arbeitsschritten kann bereits zu einem wesentlichen Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit führen.
2Inhalte aus Dokumenten automatisiert weiterverarbeiten
Einen Schritt weiter geht die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). Dabei werden Inhalte aus Dokumenten automatisch gewonnen und weiterverarbeitet, sodass die manuelle Bearbeitung von Dokumenten, wie Rechnungseingängen, Kundenformularen oder Transportdokumenten, zentral und automatisiert vonstattengeht.
Nach einer digitalen Erfassung der Dokumente können die digitalen Dokumente automatisiert und im richtigen Kontext weiterverarbeitet werden, so dass Mitarbeiter von manuellen Prozessen wie dem Abtippen von Inhalten aus Dokumenten befreit werden. Die Zeiteinsparung bei einer Vielzahl von Dokumenten ist dabei enorm und schafft Freiräume für die Angestellten für anspruchsvollere Aufgaben. Zugleich sinkt das Stresslevel, indem statt aufwändiger manueller Verarbeitung nur noch wenige Klicks für denselben Prozess anfallen.
Dass die Vorteile von IDP bereits genutzt werden, zeigen auch die Ergebnisse einer aktuellen Studie: so wurden Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung von fast jedem zweiten der befragten Studienteilnehmer in Deutschland (48 Prozent) in den letzten zwei Jahren implementiert. Die Erfolge können sich dabei auch sehen lassen. So gaben 53 Prozent der Befragten an, dass sie vor Projektbeginn erwarteten, die einmaligen Investitionskosten wieder reinzuholen, was dann zu 47 Prozent tatsächlich erfolgte.
3Mitarbeiter mit No-Code/Low-Code-Lösungen befähigen
In der heutigen Arbeitswelt wollen Mitarbeiter aber nicht länger nur entlastet, sondern auch befähigt werden, ihre Arbeitsweise selbstständig zu gestalten. Dank der zunehmenden Digitalisierung erhalten auch nicht-technische Mitarbeiter die Möglichkeit, zu sogenannten Citizen Developern zu werden. Der Weg dahin ist einfach und kann mittels No-Code-/Low-Code-Plattformen erfolgen. Diese Plattformen sind ähnlich wie ein Baukastenprinzip aufgebaut und enthalten Programmbausteine, die auch von Kollegen ohne technisches Wissen genutzt werden können.
Sofern Unternehmen bereits IDP-Lösungen nutzen, ist der Schritt zur selbständigen Anwendung für Mitarbeiter nicht mehr weit: mit nur wenigen Klicks können Anwender auf gängigen Plattformen KI-Skills downloaden und für ihre spezifischen Anforderungen nutzen. So gibt es bereits vorgefertigte KI-Skills, die auf bestimmte Dokumententypen vortrainiert sind und innerhalb weniger Minuten in einem beliebigen Unternehmen für das gleiche Szenario zum Einsatz kommen. Aber auch unternehmensspezifische Dokumententypen sind für KI-Skills kein Problem: Ohne tiefergehendes Wissen können diese digitalen Helfer auf neuartige Dokumententypen trainiert werden und Mitarbeiter so auch bei komplexeren Formularen unterstützend zur Hand gehen.
4Prozesse transparenter machen und effizienter gestalten
Zusätzlich für Entlastung kann ein umfassender und kritischer Blick auf die unternehmenseigenen Prozesse sorgen. Vielfach sind Unternehmen sich nicht darüber bewusst, wie die Abläufe innerhalb der Teams oder zwischen Abteilungen ablaufen und wo dadurch Zeitverluste und Frustrationen bei der Belegschaft entstehen.
Abhilfe können dabei Lösungen für Prozessintelligenz wie z.B. Task Mining- und Process Mining-Technologien schaffen, die die unternehmenseigenen Prozesse sichtbar machen, digital abbilden können und dafür sorgen, dass Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten. Mit einfachen Mitteln können so Blockaden und Staus in Unternehmensprozessen gelöst werden, um den Alltag der Mitarbeiter fließender zu gestalten.
Fazit
Digitale Helfer, die im Hintergrund Mitarbeiter von Routine-Aufgaben entlasten, können der zeitaufreibenden Suche nach wichtigen Informationen in Dokumenten entgegenwirken, so dass diese mehr Zeit in komplexere Aufgaben und Kundenbeziehungen investieren können, die ihre volle Konzentration erfordern. Digitale Technologien wie eine intelligente Dokumentenverarbeitung und No-Code/Low-Code-Plattformen nehmen daher eine wichtige Rolle für die Bindung von Talenten in einer sich wandelnden Arbeitswelt ein. Frühzeitig und zielgerichtet eingesetzt, können digitale Lösungen die „Great Resignation“ innerhalb des eigenen Unternehmens verhindern.
