Vier Gründe für digitale Teamwork Tools in HR und Recruiting
Immer mehr Firmen stehen vor der Herausforderung, die richtigen Bewerber anzusprechen und für das eigene Team zu gewinnen. Prozesse und Gewohnheiten im Recruiting haben bereits in den letzten Jahren Veränderungen durchlaufen – weg von der Papierbewerbung, hin zu zeitlich und ökonomisch effizienteren digitalen Bewerbungen.
Alles geht schneller: Entscheidungen und Reaktionen müssen zeitnah erfolgen. Ebenso relevant bleibt es für Personaler, im Anschluss neuen Kollegen einen guten Start zu gewährleisten und den Kontakt zu ihnen weiterzupflegen, damit gute Mitarbeiter ans Unternehmen gebunden werden.
Für den gesamten Tagesablauf in der Personalabteilung lässt sich nicht feststellen, dass der persönliche Kontakt ein unabdingbares Werkzeug darstellt. Gut geplante Kommunikation wird intern wie extern immer wichtiger. Die folgenden vier Punkte stellen die wichtigsten Anwendungsbereiche von Webex Teams für Personaler dar:
1. Stellenausschreibungen, Abstimmungen und Vorbereitung
Kollegen der Personalabteilung sind ein Team wie jedes andere auch: Es gibt Meetings und wichtige Absprachen zu koordinieren, miteinander im Austausch zu bleiben und interne Vorbereitungen abzustimmen, zum Beispiel die Abstimmung von Ausschreibungen.
Über dem Team untergeordnete Bereiche können einzelne Themen gemeinsam abgearbeitet, Dokumente besprochen und bei Bedarf auch Punkte wie optische Gestaltung finalisiert werden. Die Vorteile liegen in der Übersichtlichkeit und darin, dass immer alle, die informiert sein sollten, eingebunden werden können, ohne Postfächer voller „Antwort an alle“-Chaos zu kreieren.
Organisieren Sie sich innerhalb Ihres Teams und vernetzen Sie sich mit allen Ansprechpartnern im
Unternehmen, je nach Bedarf kontinuierlich oder punktuell. Lesen Sie hier, nach welchen Faustregeln Sie Ihr Team digital am besten aufstellen.
2. Im Kontakt mit dem Bewerber
Vorstellungsgespräche sind sowohl für Unternehmen als auch Bewerber zeit- und kostenintensiv. Über Webex Teams können erste Meetings initiiert, ein persönlicher Kontakt geknüpft und wortwörtlich ein Gespräch auf Augenhöhe geführt werden. Videokonferenzen werden immer üblicher und eine Großzahl von Bewerbern nutzt ihre Smartphones im Bewerbungsprozess – über die Telefoniefunktion hinaus! Intuitiv angelegte Videokonferenzen erleichtern die Kommunikation, ohne dass Bewerber direkt ins Haus kommen müssen. Dennoch können die Gesprächspartner sich von Angesicht zu Angesicht kennen lernen. Das spart Zeit und Geld.
Nach erfolgreichen Gesprächen können über Webex Teams in einem separaten Bereich pro Bewerber die zuständigen Kollegen mit dem Kandidaten Dokumente teilen und Abstimmungen vornehmen. Papierlos und doch nachvollziehbar – außerdem in aller Regel schneller als per E-Mail oder über den Versand von Papierausfertigungen.
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3. Beim Onboarding
Im laufenden Betrieb ins Fahrtwasser zu kommen stellt eine Herausforderung dar, sowohl für Neuankömmlinge als auch für diejenigen, die ihren Einstieg begleiten. Webex Teams macht es einfach, alle wichtigen Informationen gesammelt 
bereitzustellen und den direkten Kontakt zu halten. Fragen können im Chat eines persönlichen Onboarding-Bereichs gesammelt (oder direkt beantwortet) werden. Es ist einfach, „nah dran“ zu sein und Unterstützung zu bieten, auch wenn man physisch nicht im Nachbarbüro sitzt.
Über die Teamstruktur können neue Kollegen direkt in ihrer Abteilung „abgeholt“ werden.
4. Als kurzer Dienstweg während der Laufbahn des Mitarbeiters
Wer gute Mitarbeiter hat, möchte diese auch behalten. Auf persönlicher Ebene bietet es sich an, mal generell 
nachzufragen wie es läuft, Vorbereitungen für Feedbackgespräche zu treffen, Hilfe anzubieten – auf jeden Fall mit einem niedrigschwelligen Kontaktangebot im Gespräch zu bleiben.
Auf Unternehmens- oder Abteilungsebene können Sie Ihren direkten Draht nutzen, um auf besondere Erfolge hinzuweisen, zu Firmenevents einzuladen oder besondere Angebote zu Weiterbildungen oder Workshops vorzustellen.
5. Home Office, Remote Work, unterwegs – und trotzdem dabei
Richtig mitgezählt: Punkt 5 gehört nicht zu den vier Punkten, die besonders im Personalwesen zählen. Denn Punkt 5 gilt unternehmensübergreifend. Gerade bei Firmen mit mehr als einem Standort zeigt sich, dass man nicht überall präsent sein kann. Das gilt für Personaler wie auch für Projektleiter, Geschäftsführer, Software-Entwickler, Ingenieure, Bauleiterinnen und alle anderen.
Um Kollegen im Home Office gut zu erreichen und ohne komplizierte technische Lösungen ausstatten zu müssen, hilft Webex Teams, alle miteinander zu verbinden. Mit Apps für MacOS und Windows, Android und iOS. Und im Zweifelsfall auch über den Browser auf wichtige Informationen zugreifen und per Videokonferenz an Meetings teilzunehmen (idealerweise Firefox!).
