Tatsächlich: Das Fax ist noch im Einsatz!

Zwar wird das analoge Fax-Gerät zunehmend von modernen Kommunikationsmitteln wie dem Smartphone oder Onlinemeeting-Tools bedrängt. Aber noch verteidigt das Büro-Urgestein sein zweiten Platz – hinter der E-Mail. 

Auch wenn sich das digitale Büro immer mehr durchsetzt, in deutschen Unternehmen wird auch heute noch der Fax-Versand genutzt, um mit Kunden oder Partnern zu kommunizieren. Meist dann, wenn eine Unterschrift unter einem Dokument nötig wird.

Wie es um die Digitalisierung in deutschen Büros steht, hat der Digitalverband Bitkom in seinem Digital Office Index 2018 ermittelt, der am 12. Juni 2018 auf der Cebit vorgestellt wird. Den 62 Prozent, die das Fax heute noch nutzen, stehen 79 Prozent im Digital Office Index 2016 gegenüber. Innerhalb von zwei Jahren ging der Einsatz um 17 Prozent zurück. Und trotzdem behauptet es sich noch vor dem Handy auf dem zweiten Platz. Für die Umfrage wurden mehr als 1100 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern befragt.

Doch langsam wird es eng. „Das analoge Fax hat langsam ausgedient. Die Unternehmen gehen mit der Zeit und haben erkannt, dass digitale Kommunikation den Büroalltag schneller, einfacher und flexibler macht“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom.

Digitale Signatur befördert das Fax ins Aus – irgendwann  

Nachdem bereits seit Jahren die Nutzung der E-Mail in Unternehmen bei 100 Prozent liegt, könnte sich laut Bitkom die digitale Signatur nun als Alternative positionieren. Damit werden Prozesse, bei denen eine Unterschrift nötig wird, durchgängig elektronisch gestaltet. Eine digitale Signatur nutzen laut der repräsentativen Umfrage aktuell 13 Prozent der Unternehmen, weitere acht Prozent planen die Einführung innerhalb der nächsten zwölf Monate. Bis eine digitale Signatur also das gute alte Fax-Gerät ablösen wird, werden wohl noch einige Jahre vergehen.

Auch andere neue Kommunikationsformen sind laut Bitkom-Studie im Aufwind: Onlinemeetings und Videokonferenzen kommen inzwischen bei fast jedem zweiten Unternehmen häufig zum Einsatz. Mehr als jede dritte Firma (38 Prozent) verfügt inzwischen über ein Mitarbeiter- oder Kundenportal, über das regelmäßig kommuniziert wird. 2016 tauschte sich erst jedes vierte Unternehmen (28 Prozent) häufig darüber aus.

Soziale Netze im Unternehmen werden beliebter

Nur jedes zweite Unternehmen setzt bei der internen oder externen Kommunikation auf Handys oder Smartphones. Erstaunlicherweise ist dieser Wert seit mehreren Jahren mehr oder weniger konstant. 38 Prozent kombinieren diesen Einsatz mit Kurznachrichten-Diensten oder Messenger-Apps. Seit 2016 ist der Einsatz von sozialen Netzen in Unternehmen von 15 auf nun 25 Prozent gestiegen. 13 Prozent der Unternehmen nutzen daneben auch regelmäßig Chatbots für die digitale Kommunikation mit Kunden. Fünf Prozent kommunizieren mittlerweile über Unternehmens-Blogs oder Mikroblogging-Dienste mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden.

Doch alleine der Einsatz neuer Technologien oder auch das Fortführen älterer Infrastrukturen bedeutet noch nicht, dass ein Unternehmen digital ist oder nicht, wie das Crisp-Research jetzt in einer Studie zeigt. Vielmehr sei es entscheidend, dass die eingesetzten Technologien auch sinnvoll kombiniert werden.