Strategische Personalplanung als Antwort auf den Fachkräftemangel

Für die Personalplanung ist es elementar genau zu wissen, welche Fachkräfte mit welchen Fähigkeiten wo gebraucht werden. Eine HCM-Software (Human Capital Management) kann hier schnell und einfach die erforderlichen Informationen liefern.

Ob Handwerk, Industrie, Erziehung oder Pflege: Der Mangel an qualifizierten Fachkräften ist in nahezu jeder Branche allgegenwärtig, obschon die sogenannte Fachkräftelücke je nach Beruf und Region unterschiedliche Ausmaße annimmt. Wie eine interaktive Karte des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung zeigt, liegt die sogenannte Fachkräftelücke in der Heizungs- und Klimatechnik zum Beispiel in der Region Solingen/Wuppertal bei 0, in Berlin hingegen bei 307. In der technischen Produktionsplanung und -steuerung fehlen in den Ruhrgebietsstädten Recklinghausen, Bochum und Dortmund keine Expertinnen und Experten, in Stuttgart liegt die Fachkräftelücke hier allerdings bei 263 und in München sogar bei 527. 

Durch die Digitalisierung, die ökologische Transformation und den beschleunigten Strukturwandel verschieben sich die nachgefragten Kompetenzen.

Zwar haben dem Institut der deutschen Wirtschaft zufolge im vergangenen Jahr so viele Menschen wie noch nie gearbeitet (49,5 Millionen), trotzdem blieben 570.000 Stellen unbesetzt. Aufgrund der Demografie, der Digitalisierung und der Dekarbonisierung wird sich der Fachkräftemangel weiter verschärfen, weil immer mehr Berufstätige in den Ruhestand gehen – mit zunehmender Alterung der Gesellschaft steigt auch der Fachkräftebedarf in der Pflege –, die nicht in gleicher Anzahl durch Nachwuchskräfte ersetzt werden. Zudem verschieben sich die nachgefragten Kompetenzen durch die fortschreitende Digitalisierung, die ökologische Transformation und den beschleunigten Strukturwandel, sodass sich auch vorhandene Fachkräfte stetig weiterentwickeln müssen, um die Bedarfe zu decken. 

Fachkräftemangel zieht ökonomische Herausforderungen nach sich

„Die Liste, wo Fachkräfte gefragt sind, ist lang“, betont Ingo Schütte, Lead Sales Organisations & Partnermanagement bei perview. Das Softwareunternehmen ist Anbieter einer HCM-Software; aufgrund der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen weiß Schütte um die Bedarfe und Herausforderungen, die bei der Personalplanung bestehen. „Fehlen Fachkräfte in Unternehmen, kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass Maschinen, Behandlungen oder fachspezifische Dienstleistungen nicht durchgeführt werden können oder von Personen durchgeführt werden, die nicht gut eingearbeitet sind“, so der Experte. Die Qualität der Dienstleistungen und Produkte ist durch den Fachkräftemangel daher zum Teil massiv gefährdet, was sich langfristig auch auf die Wettbewerbs- und Bestandsfähigkeit von Unternehmen auswirkt, weil sich minderwertige Dienstleistungen und Produkte eben nicht gut verkaufen lassen. Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen daher vor große ökonomische Herausforderungen.

Um dem Fachkräftemangel zu begegnen und dessen Folgen abzuschwächen, müssen Unternehmen ermitteln, welche Fachkräfte überhaupt fehlen, und die vorhandenen Mitarbeitenden gezielt einsetzen. Welche Fähigkeiten wann und wo gebraucht werden, welche Kompetenzen fehlen und welche im Unternehmen bereits vorhanden sind – darüber müssen sich Unternehmen einen Überblick verschaffen. „Daher sollten Zahlen und Informationen, zum Beispiel zur Altersstruktur, zum Ausbildungsstand und -defizit, zur Fluktuationsrate, zu Kündigungsgründen, zu offenen Stellen und zur Anzahl von Bewerberinnen und Bewerbern direkt abrufbar sein“, betont Schütte.

Integrierter Kennzahlenbereich bietet umfassenden Überblick

Solche Kennzahlen (KPIs) lassen sich auf unterschiedliche Weise erheben und analysieren: Sie können in Excel vorgehalten und ausgewertet werden, die Datenhaltung kann auch in einer Datenbank erfolgen. Beide Wege sind in der Praxis nicht unüblich, aber mit hohem manuellem Aufwand verbunden, vor allem, wenn ihre Genauigkeit sichergestellt werden soll. Wollen Unternehmen das Thema Personalplanung hingegen strategisch angehen – was sich angesichts der aktuellen und zukünftigen hohen Herausforderungen empfiehlt – ist eine HCM-Software die bessere Alternative, weil sie dank ihres integrierten KPI-Bereichs schnell und einfach die notwendigen Informationen liefert. 

Excel und einfache Datenbanken sind für das Auswerten von Kennzahlen mit viel manuellem Aufwand verbunden.

Voraussetzung hierfür ist, wie bei den Alternativen auch, dass die notwendigen Daten zur Verfügung stehen. „Daher ist Datenerfassung das A und O“, erklärt Schütte. Im Gegensatz zur manuellen Datenhaltung und -auswertung bietet die HCM-Software aber den unschlagbaren Vorteil, dass eben das System die erfassten Daten aus den unterschiedlichen Bereichen konsolidiert und aufbereitet. Der manuelle Aufwand entfällt hier, sodass den Personalplanerinnen und -planern mehr Kapazitäten für das Wesentliche bleiben – die Planung eben, und nicht die Datenerfassung und -auswertung.

Anschauliche Visualisierung erleichtert Personalplanungen

Wesentlich für eine erfolgreiche Personalplanung ist der Überblick: Für das Unternehmen muss jederzeit ersichtlich sein, welche Personen zum Beispiel das Unternehmen in absehbarer Zeit verlassen, welche Qualifikationen damit verloren gehen und welche neuen Kompetenzen hinzugewonnen werden müssen. „Basierend auf diesen Informationen lässt sich dann eine strategische Personalbeschaffung erarbeiten, um frühzeitig Fachpersonal zu finden“, erläutert Schütte. 

Strategische Personalplanung benötigt eine Vielzahl aktueller Informationen und Kennzahlen.

Eine HCM-Software unterstützt genau hier, weil sie mit Hilfe der jeweiligen Kennzahlensysteme die Daten anschaulich visualisiert, von der Gehaltsverteilung über die Zufriedenheit der Mitarbeitenden bis hin zu ablaufenden Zertifikaten – und zwar in Echtzeit. Somit ist sichergestellt, dass den Personalplanerinnen und -planern jederzeit die aktuellen Daten zur Verfügung stehen und sie diese aufgrund der übersichtlichen Darstellung schnell erfassen können. Die HCM-Software von perview ist beispielsweise in der Lage, verschiedene Auswertungen in wählbaren Diagrammen darzustellen, bei Bedarf können aber auch die Rohdaten angezeigt werden.

Im Zusammenhang mit dem Einsatz einer Software und einer umfassenden Datenerhebung steht stets auch das Thema Datenschutz. „Es geht nicht darum, die Mitarbeitenden zu überwachen, das muss klar kommuniziert werden“, betont Schütte. Um solche Bedenken zu zerstreuen, rät er deshalb dazu, Transparenz zu gewährleisten und die HCM-Software den Mitarbeitenden selbst zugänglich zu machen. Die Digitale Personalakte zum Beispiel können Mitarbeitende auch selbst einsehen und mitpflegen, Daten aktualisieren und sich gezielte, für sie individuell zusammengestellte Weiterbildungsangebote anzeigen lassen. Schütte: „So erfahren die Mitarbeitenden die Vorteile einer HCM-Software selbst.“

Fazit

Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen in nahezu allen Branchen vor große Herausforderungen, da er die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowie die Wettbewerbsfähigkeit gefährdet. Eine strategische Personalplanung ist daher unerlässlich, um vorhandene Fachkräfte optimal einzusetzen und fehlende Kompetenzen zu identifizieren. Hierbei kann eine HCM-Software mit integriertem KPI-Bereich unterstützen, indem sie relevante Daten automatisiert sammelt, aufbereitet und visualisiert. Dies ermöglicht eine effizientere Planung und eine gezielte Personalbeschaffung, um langfristig den Fachkräftemangel und seine Folgen zu bewältigen.